Was? Wenn bereits mehrere separate Gebühren eingerichtet sind, die künftig als unterschiedliche Gebührenversionen derselben Gebühr verwendet werden sollen, können diese mit dem Zusammenführungsassistenten zu einer gemeinsamen Gebühr zusammengeführt werden.
Warum? Durch die Zusammenführung werden bisher getrennte Gebühren in einer Gebühr gebündelt. Das sorgt für eine übersichtlichere Gebührenstruktur und vereinfacht auch die Auswahl im Angebotskatalog, da nicht mehr für jede Preisvariante eine eigene Gebühr benötigt wird.
Die bisherigen Gebühren können dabei als zusätzliche Gebührenversionen übernommen und mit den passenden Zuordnungsregeln verknüpft werden.
Wie? Die Funktion „Gebühren zusammenführen“ öffnen und den Schritten im Assistenten folgen.
Vor der Zusammenführung
Vor dem Start empfiehlt es sich, kurz zu prüfen, ob die Basisgebühr (A) bereits mit allen Fach/Form-Verknüpfungen verbunden ist, die aktuell Gebühr (B) verwenden.
Fehlt diese Verknüpfung, kann die Zusammenführung nicht vollständig übernommen werden. Die Basisgebühr (A) sollte dann zuerst bei den entsprechenden Fach/Form-Verknüpfungen ergänzt werden.
So kann die Zusammenführung anschließend vollständig durchgeführt werden.
Schritt 1: Gebühren für die Zusammenführung auswählen
- Navigiere zu Einstellungen – Rechnungsstellung – Gebühren zusammenführen
- Basisgebühr (A): Dies ist die Zielgebühr, die das Ergebnis des Zusammenführungsprozesses widerspiegelt.
- Benenne die Basisgebühr (A) bei Bedarf um. Änderst du den Namen nicht, wird der Name der Basisgebühr (A) auf die neue Gebühr übertragen.
- Zusammenzuführende Gebühren (B): Dies ist die Ausgangsgebühr, die zusammengeführt wird. Ihr Name wird durch den Namen der Basisgebühr (A) ersetzt. Du kannst hier mehrere Gebühren hinzufügen.
- Klicke auf „Weiter", sobald du die gewünschten Einstellungen vorgenommen hast.
Schritt 2: Abrechnungsperioden
- Dies ist eine Übersicht aller Gebühren, die du in Schritt 1 als Quellgebühr (B) ausgewählt hast.
- Klappe jede hinzugefügte Gebühr über den Pfeil rechts aus, um die einzelnen Abrechnungsperioden zu sehen
- Wähle aus dem Dropdown rechts die zuvor erstellte Zuordnungsregel aus.
- Wähle über die Kontrollkästchen alle Abrechnungsperioden ab, die nicht auf die Zielgebühr übertragen werden sollen.
- Wenn du alle auswählen möchtest, klicke das Kästchen "Übernehmen" ganz oben an.
- Ganz oben kannst du über die Schaltfläche „Abrechnungsperioden, die in der Vergangenheit liegen, abwählen“ alle vergangenen Abrechnungsperioden auf einmal aus der Übernahme entfernen. Nutze diese Funktion nur, wenn die betreffenden Abrechnungsperioden bereits fakturiert wurden. Falls eine Fakturierung noch aussteht, sollten sie ebenfalls übertragen werden, damit die zugehörigen Rechnungsposten neu berechnet und anschließend fakturiert werden können.
Schritt 3: Gebührenzuordnungen
- Dies ist eine Übersicht aller Schüler:innen, für die aktuell Gebühr B verwendet wird.
- Prüfe die aufgeführten Personen. Reguläre Fachbelegungen werden automatisch auf die neue Gebührenversion der Basisgebühr (A) überführt. Bei manuellen Gebührenzuordnungen kann ausgewählt werden, welche Einträge ebenfalls übertragen werden sollen. Nicht markierte Einträge bleiben unverändert. Bereits fakturierte Abrechnungsperioden werden nicht geändert
Schritt 4: Fach-/Form-Verknüpfung
- Hier werden alle Angebote angezeigt, die die B-Gebühr nutzen.
- Wähle alle Angebote über die Kästchen aus, die mit verknüpft werden sollen.
Rechts kann optional eine neue Bezeichnung für die übergeordnete Gebühr (A) vergeben werden. Diese wird auch im Angebotskatalog verwendet. Wird keine neue Bezeichnung eingetragen, wird die bisherige Bezeichnung der Basisgebühr (A) übernommen.
Schritt 5: Terminserien
- Dies ist eine Übersicht aller betroffenen Terminserien.
- Die Tabelle listet alle Unterrichtsfächer und Gebühren mit den jeweiligen Änderungen auf.
- Diese Tabelle kannst du zur späteren Referenz exportieren.
Schritt 6: Zusammenfassung
- Dies ist eine Übersicht aller bisherigen Einstellungen der Zusammenführung.
- Jeder der vorherigen Schritte wir noch einmal zusammengefasst.
- Für jeden Schritt kannst du hier die B-Version der Gebühr deaktivieren. Sie wird dadurch nicht gelöscht, muss aber vor der weiteren Verwendung wieder aktiviert werden.
- Wenn du mit den Einstellungen zufrieden bist, klicke auf „Zusammenführung bestätigen" am Ende der Seite.