Was? Mit einer Regelbasierten Anpassung kannst du einen festen Rabatt- oder Zuschlagsbetrag automatisch auf mehrere Rechnungspositionen gleichzeitig anwenden. Du legst einmalig eine Regel an und startest die Anwendung anschließend jederzeit erneut.
Warum? Nutze diese Funktion, wenn du eine Gebührenanpassung nicht für eine einzelne Person, sondern für eine ganze Gruppe von Schüler:innen vornehmen möchtest, zum Beispiel ein Materialgeld für alle Schüler:innen eines bestimmten Fachs oder einen Rabatt für eine selbst zusammengestellte Auswahl. So musst du die Anpassung nicht manuell bei jeder einzelnen Person vornehmen.
Wie? Folge den Schritten unten, um eine Regelbasierte Anpassung anzulegen und anzuwenden.
Schritt 1: Liste vorbereiten
Bevor du eine Regel anlegen kannst, brauchst du eine gespeicherte Liste, die auf der Listengrundlage "Finanzen" basiert und das Feld "Rechnungsposten-ID" enthält. Über die Filter dieser Liste legst du fest, welche Schüler:innen bzw. Rechnungspositionen von der Anpassung betroffen sein sollen.
Schritt 2: Regelbasierte Anpassung erstellen
- Gehe zu Einstellungen
- Klicke unter "Rechnungsstellung" auf "Regelbasierte Anpassungen".
- Klicke auf "Anpassungsregel erstellen"
Schritt 3: Anpassungsregel ausfüllen und speichern
- Gib unter "Name" einen aussagekräftigen Namen ein. Dieser Text erscheint später als Positionstext auf der Rechnung.
- Gib unter "Betrag" den Betrag ein. Dies sollte eine positive Zahl sein, egal ob es sich um einen Zuschlag oder eine Ermäßigung handelt.
- Wähle unter "Listen-ID" die in Schritt 1 vorbereitete Liste aus.
- Wähle über den Schalter, ob es sich um einen Zuschlag oder eine Ermäßigung handelt.
- Wähle das Sachkonto, auf das die Anpassung gebucht werden soll.
- Aktiviere das Kästchen, wenn die Anpassung vor prozentualen Rabatten berücksichtigt werden soll.
- Klicke auf "Speichern".
Schritt 4: Regel ausführen
- Klicke in der Übersicht in der Zeile der gewünschten Regel auf "Ausführen".
- Prüfe im sich öffnenden Vorschaufenster die Anzahl der betroffenen Rechnungspositionen sowie den Betrag.
- Klicke auf "Ausführen", um die Anpassung tatsächlich anzuwenden.
Hinweise:
- Die Liste entscheidet, wer angepasst wird, nicht die Regel selbst. Nur das Feld "Rechnungsposten-ID" aus der Liste wird tatsächlich ausgelesen, alle anderen Spalten dienen dir nur zur Kontrolle der Auswahl.
- "Von Rabatt betroffen" bestimmt, ob der Anpassungsbetrag Teil der Berechnungsgrundlage für prozentuale Rabatte ist. Ist die Box angehakt, wird die Anpassung vor prozentualen Rabatten berücksichtigt. Ist sie nicht angehakt, bleibt die Anpassung bei der Rabattberechnung komplett außen vor.
- Jede ausgeführte Regel schreibt eine eigene Position pro betroffener Rechnungsposition. Hat eine Person drei passende Gebührenpositionen, erhält sie auch drei einzelne Anpassungspositionen in gleicher Höhe.
Das Ergebnis: Für SuperUser erscheint die Anpassung als zusätzliche, klar benannte Position auf der offenen Rechnung der betroffenen Person und wird bei der nächsten Rechnungsstellung mit abgerechnet. Erziehungsberechtigte bzw. Schüler:innen sehen ausschließlich diese zusätzliche Position auf ihrer Rechnung, die Regel selbst bleibt für sie unsichtbar.
Wichtig zu wissen:
- Eine Regel wirkt sich ausschließlich auf noch nicht verbuchte (nicht abgerechnete) Bestellungen aus. Wurde eine Rechnung bereits erstellt und verbucht, ändert ein erneutes Ausführen der Regel daran nichts mehr. Die fehlende Gebühr muss dann manuell nachgetragen werden, zum Beispiel über eine Gutschrift oder eine manuelle Gebühr.
- Neu angemeldete Schüler:innen, die zum Zeitpunkt der letzten Ausführung noch nicht in der zugrunde liegenden Liste standen, erhalten die Anpassung nicht automatisch. Die Regel muss dafür erneut ausgeführt werden.
- Löschst du eine Regel, werden bereits geschriebene Anpassungspositionen auf offenen Bestellungen nicht automatisch entfernt. Sie bleiben stehen und lassen sich über die Oberfläche nicht mehr der (gelöschten) Regel zuordnen.