Was macht diese Funktion?
Ein Schuljahr wird in verschiedene Abrechnungsperioden unterteilt, also die Zeiträume, für die Schüler:innen Gebühren zahlen müssen.
Die meisten Musik- und Kulturschulen erheben eine Semestergebühr (in der Schweiz) und nutzen dafür Abrechnungsperioden wie Herbstsemester und Frühjahrssemester.
In deutschen Musikschulen sind monatliche Abrechnungsperioden häufiger.
Die meisten Musik- und Kulturschulen erheben eine Semestergebühr (in der Schweiz) und nutzen dafür Abrechnungsperioden wie Herbstsemester und Frühjahrssemester.
In deutschen Musikschulen sind monatliche Abrechnungsperioden häufiger.
Warum solltest du diese Funktion verwenden?
Damit für die Schüler:innen automatisch Gebühren erstellt werden können, musst du Abrechnungsperioden anlegen und diese mit deinen Gebühren verknüpfen.
Du kannst innerhalb derselben Abrechnungsperiode einmal oder mehrmals fakturieren.
Das System behält automatisch den Überblick, was bereits fakturiert wurde und was nicht, sodass keine Doppelabrechnungen entstehen.
Das System behält automatisch den Überblick, was bereits fakturiert wurde und was nicht, sodass keine Doppelabrechnungen entstehen.
Wie verwendest du die Funktion?
Schritt 1: Abrechnungsperiode erstellen
- Öffne „Einstellungen -> Rechnungsstellung-> Abrechnungsperioden“
- Wähle das Schuljahr aus, in dem du die neue Abrechnungsperiode(n) anlegen möchtest
- Klicke auf „+Erstellen“, um eine neue Abrechnungsperiode hinzuzufügen
oder wähle „Aus anderem Schuljahr kopieren“, um eine aus einem früheren Schuljahr zu übernehmen (falls das bereits in Play! stattgefunden hat)
Schritt 2: Gebühren aktualisieren
Jetzt musst du die Abrechnungsperiode(n) zu deinen Gebühren hinzufügen.
Gehe für jede verwendete Gebühr wie folgt vor:
- Öffne „Einstellungen -> Rechnungsstellung -> Gebührenkatalog/Tarifkatalog“
- Klicke auf eine Gebühr
- Klicke auf „+Erstellen“, "Vom letzten Schuljahr kopieren" oder "Von einer anderen Gebühr kopieren"
Beim ersten eintragen der Abrechnungsperioden wähle „+Erstellen“
- Wähle die neue Abrechnungsperiode
- Gib den Gebührenbetrag ein
- Optional: Du kannst einen Preis pro Lektion angeben.
Wenn ihr reduzierte Gebühren bei spätem Start oder frühem Ende verwendet, nutzt das System diesen Betrag zur Berechnung der Abzüge. Dasselbe gilt für die berechnung der Rückerstattungen - Wähle Konto/Artikel
- Aktiviere das Kontrollkästchen, wenn automatische Rabatte (z. B. Geschwisterrabatt) auf diese Gebühr angewendet werden sollen
(wende dich an den Support, wenn du Hilfe bei der Einrichtung benötigst) - Klicke auf „Erstellen"
Um nicht alle Einstellungen für jede Abrechnungsperiode machen zu müssen, kopiere einfach die zu letzt erstellte:
Und wähle die nächste Abrechnungsperiode.
Falls du bereits ein ganzes Schuljahr hinter dir hast, kannst du "Vom letzten Schuljahr kopieren" klicken und kannst in dem Schritt auch den Preis anpassen:
Hast du bereits eine andere Gebühr fertig angelegt, kannst du "Von einer anderen Gebühr" klicken. Hier werden dann alle Abrechnungsperioden kopiert, inkl. des Sachkontos und der Familien-/Mehrfächerermäßigungs einstellung. Preis und Lektionspreis können neu definiert werden.