Was?
Eine Gebühr kann aus einer Standardversion und beliebig vielen zusätzlichen Gebührenversionen bestehen. Jede Gebührenversion kann eigene Abrechnungsperioden und Preise haben.
Zusätzliche Gebührenversionen werden mit Zuordnungsregeln verknüpft. Diese bestehen aus einer oder mehreren Bedingungen, zum Beispiel Alter, Wohnort oder Leihdauer. Das System prüft die Bedingungen automatisch und ordnet die passende Gebührenversion zu.
Trifft keine der zusätzlichen Zuordnungsregeln zu, wird die Standardversion verwendet.
Warum?
Die automatisierte Gebührenzuordnung eignet sich für Musikschulen, die für dieselbe Leistung unterschiedliche Preise berechnen – zum Beispiel:
- unterschiedliche Preise für Kinder und Erwachsene
- unterschiedliche Preise je nach Wohnort
- unterschiedliche Preise je nach Leihdauer eines Instruments
- zeitlich begrenzte Ausnahmen für einzelne Personen, zum Beispiel aufgrund einer Schulbescheinigung oder eines vergleichbaren Nachweises
Ändern sich relevante Daten, zum Beispiel das Alter oder die Adresse einer Person, prüft das System automatisch erneut, welche Gebührenversion angewendet werden soll.
Wie?
Zuordnungsregeln mit den gewünschten Bedingungen einrichten und diese anschließend mit den entsprechenden Gebührenversionen verknüpfen.
Schritt 1: Zuordnungsregeln einrichten
- Navigiere zu Einstellungen - Rechnungsstellung - Zuodnungsregeln.
- Um eine neue Zuordnungsregel zu erstellen, klicke auf "Erstellen"
- Gib der Zuordnungsregel einen Namen.
- Lege fest, wie sich die Zuordnungsregel verhält, wenn mehrere Bedingungen erstellt werden:
- UND: Alle Bedingungen müssen erfüllt sein
- ODER: Mindestens eine Bedingung muss erfüllt sein
- Klicke auf "Erstellen", um deine neue Zuordnungsregel zu speichern.
Schritt 2: Bedingungen hinzufügen
Für jede Regel, die du erstellst, musst du mindestens eine Bedingung festlegen, die erfüllt sein muss.
- Klicke auf den Pfeil neben dem Namen der Gebührenregel, um sie aufzuklappen.
- Klicke auf "Bedingung hinzufügen", um dieser Regel eine Bedingung hinzuzufügen
- Wähle das Kriterium aus (z. B. "Alter", wenn erwachsene Schüler:innen mehr zahlen sollen).
- Wähle den Operator passend zu der Wirkung, die du erzielen möchtest.
- Falls zutreffen: lege einen Schwellenwert fest (z.B. Altersgrenze)
- Klicke auf "Speichern".
- Wiederhole die Schritte 2–6, um bei Bedarf mehrere Bedingungen zu erstellen.
Beispiel
Um eine Gebühr zu erstellen, die für Erwachsene höher ausfällt, sähe die Einrichtung so aus:
- Name der Regel (Beispiel): Höhere Gebühr ab 18
- UND
- Bedingungstyp: Alter
- Operator: "Größer als oder gleich"
- Schwellenwert: 18
Schritt 3: Zuordnungsregeln auf Gebühren anwenden
Wie es weitergeht, hängt davon ab, ob die betreffenden Gebühren bereits in Play! eingerichtet sind:
- Bestehende Gebühren: Wenn die Preisvarianten bereits als separate Gebühren in Play! angelegt sind, müssen diese zunächst zusammengeführt werden. Die Anleitung dazu findest du unter [FEE MERGE WIZARD – LINK EINFÜGEN].
- Neue Gebühren: Wenn die Gebühr noch nicht eingerichtet ist, mit dieser Anleitung fortfahren. Im nächsten Schritt werden die Standardversion und die zusätzlichen Gebührenversionen direkt auf der neuen Gebühr eingerichtet.
Gebührenversionen auf einer neuen Gebühr einrichten
Eine Gebühr besteht immer aus einer Standardversion. Zusätzlich können beliebig viele weitere Gebührenversionen mit eigenen Abrechnungsperioden und Preisen eingerichtet werden.
Jede zusätzliche Gebührenversion wird mit einer Zuordnungsregel verknüpft. Diese bestimmt anhand der hinterlegten Bedingungen, wann die jeweilige Gebührenversion angewendet wird.
Hinweis zur automatischen Zuordnung
Sobald zusätzliche Gebührenversionen mit Zuordnungsregeln eingerichtet sind, werden auch bestehende Zuordnungen dieser Gebühr automatisch geprüft. Je nach hinterlegten Bedingungen kann dabei eine andere Gebührenversion angewendet werden.
Welche Schüler:innen aktuell einer Gebührenversion zugeordnet sind, kann jederzeit unter „Betroffene Schüler:innen“ eingesehen werden.
Die gewünschten Abrechnungsperioden für die Gebühr müssen zunächst für das entsprechende Schuljahr bzw. Semester angelegt sein. Anschließend können daraus die Standardversion und weitere Gebührenversionen erstellt werden.
Gebührenversion erstellen
- Die gewünschte Gebühr im Gebührenkatalog öffnen.
- Unter „Abrechnungsperioden“ auf „+ Gebührenversion erstellen“ klicken.
- Die Abrechnungsperioden auswählen, die zu dieser Gebührenversion gehören sollen. Zur Auswahl stehen die bereits für das gewählte Schuljahr angelegten Abrechnungsperioden.
- Für eine zusätzliche Gebührenversion die entsprechende Zuordnungsregel auswählen. Diese legt fest, unter welchen Bedingungen die Gebührenversion angewendet wird.
- Den Preis bzw. die weiteren Angaben für die Gebührenversion festlegen und speichern.
Für die Standardversion wird keine Zuordnungsregel benötigt. Sie wird verwendet, wenn keine der zusätzlichen Gebührenversionen zutrifft.
Weitere Gebührenversionen können anschließend auf die gleiche Weise eingerichtet werden.
Rangfolge der Gebührenversionen
Das System prüft die zusätzlichen Gebührenversionen in der festgelegten Reihenfolge. Sobald die Bedingungen einer Version erfüllt sind, wird diese angewendet. Weitere Versionen werden dann nicht mehr geprüft.
Trifft keine der zusätzlichen Gebührenversionen zu, wird die Standardversion verwendet.
Die Reihenfolge der zusätzlichen Gebührenversionen kann per Drag-and-drop geändert werden. Dazu die gewünschte Zeile am Symbol mit den sechs Punkten an die passende Position ziehen.
Ergebnis:
Die Gebühr besteht nun aus einer Standardversion und den zusätzlich eingerichteten Gebührenversionen. Das System prüft automatisch, welche Version für eine Person gilt, und passt die Zuordnung bei relevanten Änderungen entsprechend an.