Terminangebote

Was bedeutet die Funktion?

Es besteht die Möglichkeit, ein Terminangebot an die Erziehungsberechtigten zu verschicken. Der/die Schüler:in erhält dann vorläufig einen Unterrichtsplatz, bis die Erziehungsberechtigten das Angebot annehmen oder ablehnen.

Warum sollte ich die Funktion nutzen?

Du kannst die Funktion verwenden, um neue/n Schüler:innen Terminangebote zu senden. Du bestimmst, wie lange die Erziehungsberechtigten Zeit haben, auf das Terminangebot zu antworten.

Wie funktioniert die Nutzung der Funktion?

Beginne damit, die Texte in den Vorlagen für die automatischen E-Mail-Benachrichtigungen zu überprüfen.

Unter Grundeinstellungen – Kommunikation – Vorlagen für E-Mails und SMS - Automatisierte gibt es fünf Vorlagen für automatische Benachrichtigungen in verschiedenen Prozessphasen.

Schritt 1: Terminangebot senden

• Ziehe den/die Schüler:in über den Reiter „Planung“ in den Stundenplan oder füge den/die Schüler:in innerhalb eines Termins hinzu

• Wähle in dem erscheinenden Fenster „Option 3: Einteilungsangebot mit Bestätigung durch Erziehungsberechtigte“ aus.
• Gib das Datum ein, bis zu dem die Erziehungsberechtigten das Angebot angenommen oder abgelehnt haben sollen (Angebotsfrist).
• Wenn der/die Schüler:in auf mehreren Kursen im gleichen Fach auf der Warteliste steht, können alle anderen Anmeldungen für das Fach entfernt werden, die keine Lehrkraft zugewiesen sind.

Sobald du auf „Speichern“ klickst, wird automatisch eine Benachrichtigung an die Erziehungsberechtigten gesendet mit Anweisungen, sich bei SpeedAdmin einzuloggen und das Angebot anzunehmen oder abzulehnen.

Wenn  du auf den Termin im Stundenplan der Lehrkraft klickst, kannst du sehen, ob einem/einer Schüler:in ein Platz im Termin angeboten wurde.

Schritt 2: Die Erziehungsberechtigten antworten

• Die Erziehungsberechtigten loggen sich bei SpeedAdmin ein und klicken auf das gelbe Feld.

• Es erscheint ein Fenster, in dem die Erziehungsberechtigten eine Auswahl treffen sollen.
• Der rote Text zeigt an, bis wann die Erziehungsberechtigten das Terminangebot annehmen oder ablehnen sollen.
• Eine automatische E-Mail wird sowohl an die Erziehungsberechtigten als auch an die Lehrkraft gesendet, abhängig davon, ob das Terminangebot angenommen oder abgelehnt wurde.

Wenn die Erziehungsberechtigten das Terminangebot annehmen:

• erhält der/die Schüler:in sofort einen Platz im Unterrichtsfach

Wenn die Erziehungsberechtigten das Terminangebot ablehnen:

• müssen die Erziehungsberechtigten angeben, ob sie den Platz auf der Warteliste behalten möchten oder nicht
• unabhängig davon, ob die Erziehungsberechtigten den Platz auf der Warteliste behalten oder nicht, werden die anderen Wartelistenplätze, die in Schritt 1 entfernt wurden, wiederhergestellt

Wenn die Erziehungsberechtigten vor Ablauf der Frist keine Entscheidung treffen

• wird automatisch eine Nachricht versendet, dass das Angebot nicht mehr verfügbar ist
• verschwindet der Name des Schülers aus dem Kurs und der Lehrer kann den Platz an jemand anderen vergeben
• wird der Platz auf der Warteliste deaktiviert
• werden die anderen Wartelistenplätze, die in Schritt 1 entfernt wurden, wiederhergestellt