Was: Du kannst Rechnungen direkt aus SpeedAdmin per E-Mail an die Zahlpersonen versenden – entweder gesammelt für einen ganzen Rechnungslauf oder einzeln, wenn eine Rechnung erneut verschickt werden soll.
Warum: Der Versand aus SpeedAdmin spart dir den Umweg über Ausdruck oder ein separates E-Mail-Programm. Die Rechnung wird automatisch als PDF angehängt und an die E-Mail-Adresse geschickt, die im Profil der Zahlperson hinterlegt ist.
Wie: Folge Weg 1, um alle Rechnungen eines Rechnungslaufs zu versenden, oder Weg 2, um eine einzelne Rechnung erneut zu versenden.
Rechnungen können erst versendet werden, wenn sie verbucht sind. Prüfe vorher, ob bei allen Zahlpersonen eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
Weg 1: Alle Rechnungen eines Rechnungslaufs versenden
- Gehe zu „Rechnungsstellung“ und öffne den Reiter „In Rechnung gestellt“.
- Wähle den Rechnungsstapel aus, dessen Rechnungen du versenden möchtest.
- Klicke auf „Rechnungen versenden“.
- Prüfe bei Bedarf Betreff und Text der E-Mail. Mit Datenfeldern kannst du Rechnungsinformationen automatisch einfügen (siehe „Datenfelder für Rechnungs-E-Mails“ weiter unten).
- Klicke auf „Senden“.
Weg 2: Eine einzelne Rechnung erneut versenden
- Öffne das Profil der Zahlperson.
- Klicke auf das Nachrichtensymbol.
- Füge über „Datenfeld“ den gewünschten PDF-Anhang ein (siehe „Datenfelder für Rechnungs-E-Mails“ weiter unten).
- Klicke auf „Senden“.
Beim erneuten Versand wird dieselbe Rechnung noch einmal verschickt. Es entsteht keine neue Rechnung und keine neue Rechnungsnummer.
Datenfelder für Rechnungs-E-Mails
Mit Datenfeldern fügst du Rechnungsinformationen automatisch in den E-Mail-Text ein oder hängst passende PDF-Dateien an. Jede Zahlperson erhält dabei ihre eigenen Daten.
- Setze im E-Mail-Text den Cursor an die Stelle, an der das Datenfeld erscheinen soll.
- Klicke im Nachrichtenfenster auf „Datenfeld“.
- Scrolle zum Abschnitt „Rechnung“.
- Klicke auf das gewünschte Datenfeld.
Die Datenfelder im Abschnitt „Rechnung“ funktionieren nur in E-Mails an Zahlpersonen. Die Datenfelder für offene und überfällige Posten enthalten immer einen Link zu einem Zahlungsportal – auch dann, wenn deine Schule kein Zahlungsportal eingerichtet hat.
Datenfelder für den E-Mail-Text
| Bezeichnung | Was fügt es ein? | Datenfeld |
|---|---|---|
| E-Mail-Text: Alle offene Posten für eine gewählte Zahlungsperiode | Eine Übersicht aller offenen Posten der gewählten Zahlungsperiode – unabhängig davon, ob sie schon in Rechnung gestellt wurden. Die Zahlungsperiode wählst du vor dem Versand oder der Vorschau aus. | <RechnungenProFälligkeit> |
| E-Mail-Text: Sämtliche überfällige Rechnungen in allen Schuljahren | Eine Übersicht aller überfälligen Rechnungen aus allen Schuljahren. | <VerbuchteZahlungenÜberfällige> |
| E-Mail-Text: Sämtliche offene Rechnungen in allen Schuljahren | Eine Übersicht aller offenen und überfälligen Rechnungen aus allen Schuljahren. | <VerbuchteZahlungenOffen> |
| Alle Rechnungen im Rechnungslauf | Eine Übersicht der Rechnungen des Rechnungslaufs mit Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum und Gebühreninformationen, gefolgt von Guthaben, Kontostand und tatsächlich eingezogenem Betrag. Gedacht für die Vorabankündigung (Pre-Notification) einer Lastschrift. Wichtig: Funktioniert nur, wenn du die Nachricht aus der Übersicht der Rechnungsläufe startest und die Zahlperson Empfänger ist. | <AccountingOrdersForInvoicingBatch> |
| E-Mail-Text: Überfälliger Gesamtbetrag als Zahl ohne Währungsangabe | Die Summe aller überfälligen Rechnungsbeträge als Zahl mit bis zu 2 Dezimalstellen, ohne Währungszeichen – z. B. für einen Satz wie „Bitte überweise noch … €“. | <VerbuchteZahlungenSumme> |
Datenfelder für PDF-Anhänge
| Bezeichnung | Was hängt es an? | Datenfeld |
|---|---|---|
| PDF-Anhang: Gesamtbilanz | Eine PDF mit allen Buchhaltungsvorgängen (Rechnungen, Einzahlungen usw.). Aus dieser Übersicht lassen sich alle Rechnungen, auch vergangene, als einzelne PDF öffnen. | <BilanzAnhang> |
| PDF-Anhang: Alle ausstehende Rechnungen als separate PDF-Dateien | Jede noch nicht bezahlte Rechnung als eigene PDF. | <OffeneRechnungenAnhang> |
| PDF-Anhang: Ausstehende Rechnungen für eine gewählte Zahlungsperiode | Die unbezahlten Rechnungen der gewählten Zahlungsperiode. Die Zahlungsperiode wählst du vor dem Versand oder der Vorschau aus. | <AttachOrdersForRate> |
| PDF-Anhang: Rechnungsavis für Schulen als separate PDF-Dateien | Pro Auftrag ein Rechnungsavis als PDF für Schulen. Wichtig: Funktioniert nur, wenn die Nachricht über „Rechnungsavis“ oder über den Reiter „In Rechnung gestellt“ auf der Seite „Rechnungsstellung“ gesendet wird. Andere Empfänger als Schulen erhalten keinen Anhang. | <AttachSchoolBillingAdvice> |
| PDF-Anhang: Rechnung für eine gewählte Zahlungsperiode | Die Rechnung der gewählten Zahlungsperiode – auch wenn sie bereits bezahlt ist oder 0,00 beträgt. Die Zahlungsperiode wählst du vor dem Versand oder der Vorschau aus. | <AttachOrdersForRateAll> |
Vorschau der Rechnungs-E-Mails
Nutze die Vorschau im Nachrichtenfenster, bevor du sendest. So siehst du, wie die Datenfelder für eine Zahlperson tatsächlich gefüllt werden.
Je nach Datenfeld wirst du bei der Vorschau gebeten, eine Zahlungsperiode auszuwählen:
Wenn eine Rechnung angehängt wird, kannst du sie hier ansehen und herunterladen:
[Screenshot: Vorschau mit angehängter Rechnung]
Die Vorschau von Anhängen funktioniert nicht in jedem Browser.
Gut zu wissen
Wo sehe ich, ob eine Rechnung versendet wurde?
Den gesammelten Überblick findest du hier:Alternativ siehst du es im Reiter „Nachrichten“ im Profil der Zahlperson.
- Was passiert, wenn bei einer Zahlperson keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist?
Die Rechnung kann nicht per E-Mail zugestellt werden. Ergänze die E-Mail-Adresse im Profil der Zahlperson und versende die Rechnung danach über Weg 2. - Kann ich den E-Mail-Text anpassen?
Ja. Du kannst den Text vor jedem Versand direkt anpassen. Noch einfacher ist eine gemeinsame Vorlage, die ihr an der Schule laufend aktualisieren könnt.