Was: Mit Gebühren können Schulen ein Unterrichtsfach auf unterschiedliche Weise abrechnen, je nach Gebührenart.
Warum: Nicht jedes Unterrichtsfach wird auf die gleiche Weise abgerechnet. Ein Instrumentalunterricht über ein ganzes Semester braucht meist einen Preis, der sich an einen späten Einstieg oder ein frühes Ende anpasst, ein Unterrichtsfach, das Ferienwochen auslässt, soll nur die tatsächlich stattgefundenen Unterrichtsstunden abrechnen, und ein kurzer Sommerkurs lässt sich einfacher als Einmalzahlung abrechnen. Wenn du die richtige Gebührenart wählst, werden Schüler:innen korrekt abgerechnet, ohne dass manuelle Korrekturen nötig sind, und die Schule hat eine klare Dokumentation, um Abrechnungen für ausgeliehene Instrumente oder stundenbasierte Angebote wie Gruppenunterricht nachzuweisen.
Wie: Folge den Schritten unten für die Gebühren, die du einrichten möchtest.
Bitte beachte, dass Kostenstellen und Abrechnungsperioden eingerichtet sein müssen, bevor du eine Gebühr anlegen kannst.
Schritt 1: Zu den Gebühren navigieren
- Öffne die Einstellungen
- Öffne Rechnungsstellung - Gebührenkatalog
- Klicke auf "Erstellen", um eine neue Gebühr einzurichten
Schritt 2: Eine Gebühr anlegen
- Gib einen Namen für die Gebühr ein
- Wähle die passende Kostenstelle aus dem Dropdown-Menü
- Wähle, ob die Gebühr durch Landesförderung unterstützt wird
Schritt 3: Verwendung
Es gibt zwei Möglichkeiten, wie eine Gebühr verwendet werden kann: Unterrichtsfach und Instrumentenvermietung.
Abrechnung an Zahlungspflichtige
Die Option "Abrechung an Zahlungspflichtige" bietet vier Preisberechnungsmethoden, die unterschiedlich abgerechnet werden.
Abonnement
Eine Abonnement-Gebühr wird laufend ab Beginn des/der Schüler:in berechnet, undabhängig davon ob in einer Abrechnungsperiode Termine liegen oder nicht.
Preis pro Abrechnungsperiode
Eine Gebühr vom Typ "Preis pro Abrechnungsperiode" rechnet einen/eine Schüler:in basierend auf dem Datumsbereich der Abrechnungsperiode selbst ab. Sie berücksichtigt automatisch ein spätes Startdatum oder ein frühes Enddatum, indem sie den Betrag anteilig berechnet.
Um die Anteilsberechnung zu aktivieren, klicke auf das Kästchen "Anteilsberechnung aktivieren". Der Schwellenwert für den späten Einstieg legt fest, wie viele Tage nach Beginn der Abrechnungsperiode noch als später Einstieg gelten und entsprechend anteilig abgerechnet werden.
Mehr zur Anteilsberechnung findest du hier: Anteilsberechnung
Preis pro Unterrichtsstunde
Eine Gebühr vom Typ "Preis pro Unterrichtsstunde" rechnet eine/n Schüler:in basierend auf der Anzahl der Termine ab, die tatsächlich in den Zahlungszeitraum fallen, statt mit einem festen Preis für den gesamten Zeitraum. Zum Beispiel wird der/die Schüler:in nicht für Unterrichtsstunden abgerechnet, die auf die Schulferien fallen.
Der Betrag wird anhand der Anzahl der Termine innerhalb des Zahlungszeitraums berechnet.
Einmalzahlung
Eine Gebühr vom Typ "Einmalzahlung" rechnet eine/n Schüler:in einmalig mit dem vollen Preis ab, statt wiederkehrend. Unterrichtsstunden im Rahmen einer Einmalzahlung können jederzeit stattfinden, da die Abrechnung nicht an die Anwesenheit oder einen festen Stundenplan gebunden ist.
Anders als bei "Preis pro Zahlungszeitraum" oder "Preis pro Unterrichtsstunde" wird eine Einmalzahlung nicht neu berechnet, wenn Unterrichtsstunden stattfinden. Sie eignet sich am besten für Unterrichtsfächer ohne feste wöchentliche Struktur, zum Beispiel einen Sommerkurs, bei dem der Schüler bzw. die Schülerin einmalig zahlt und teilnimmt, wann immer die Unterrichtsstunde stattfindet.
Instrumentenvermietung
Gebühren für die Instrumentenvermietungen sind an den Inventartyp gekoppelt, den ein Schüler bzw. eine Schülerin von der Schule ausleiht. Gebühren für die Instrumentenvermietung können als Optionen beim Einrichten von Instrumenten ausgewählt werden.