Was machen die Pensen?
Die Pensen verwalten für jede Lehrperson die vertraglich vereinbarte Unterrichtszeit pro Semester und vergleichen sie laufend mit dem tatsächlichen Stundenplan. Aus dem aktuellen Stundenplan berechnet SpeedAdmin zunächst eine Vorschau. Daraus erstellst du für jede Lehrperson eine Vertragsbasis – die eigentliche Abrechnungsgrundlage für das Semester. Alles, was sich danach im Stundenplan gegenüber dieser Vertragsbasis ändert, taucht automatisch in den Abweichungen auf.
Diese Anleitung erklärt, wie die Vorschau funktioniert und was du mit der Vertragsbasis machen kannst. Abweichungen, Historie und die Einstellungen (Einheiten, Termintypen, Überschreibungen) werden in separaten Anleitungen beschrieben.
Wichtig für das Verständnis: Die Vorschau ist eine Momentaufnahme und wird nirgends gespeichert – sie zeigt dir jederzeit, wie die Berechnung nach dem aktuellen Stundenplan aussehen würde. Erst wenn du daraus eine Vertragsbasis erstellst, wird dieser Stand für die Lehrperson eingefroren.
Vorschau
Die Vorschau zeigt dir pro Lehrperson, wie viele Stunden, Einheiten und Prozent Altersentlastung sich aus dem aktuellen Stundenplan des gewählten Semesters ergeben – basierend auf den Termintypen, die du in den Einstellungen für die Vertragsbasis festgelegt hast.
Klappst du eine Lehrperson auf, siehst du darunter jeden einzelnen Termin, der in die Berechnung einfliesst: mit Anzahl Termine, Dauer, Zeitfaktoren, Einheiten und Anteil an der Altersentlastung. Termine, für die eine Überschreibung hinterlegt ist, oder die zu einem Abo gehören, sind entsprechend gekennzeichnet.
Warteliste einbeziehen
Über die Checkbox „Schüler:innen auf der Warteliste mitzählen“ kannst du Schüler:innen von der Warteliste mit in die Vorschau einrechnen, um die finale Abstimmung mit den Lehrpersonen zu machen, bevor der Stundenplan endgültig feststeht.
Das gilt nur für die Vorschau: Wenn du anschliessend eine Vertragsbasis erstellst, werden Wartelisten-Schüler:innen immer übersprungen – unabhängig davon, ob die Checkbox aktiv war. Du erhältst dabei einen entsprechenden Hinweis.
Markierungen
Lehrpersonen, die grün markiert sind, haben keine Schüler:innen mehr auf der Warteliste. Bei ihnen entspricht die Vertragsbasis exakt der Vorschau, sobald du sie erstellst.
Vergleich mit der letzten Vertragsbasis
Hat eine Lehrperson bereits eine Vertragsbasis aus einem früheren Semester, zeigt dir die Vorschau zusätzlich deren Einheiten sowie die Differenz zur aktuellen Vorschau an – als Symbol:
- grünes Häkchen – keine Veränderung gegenüber der letzten Vertragsbasis
- roter Pfeil nach unten – weniger Einheiten als zuletzt
- oranger Pfeil nach oben – mehr Einheiten als zuletzt
So siehst du auf einen Blick, bei welchen Lehrpersonen sich das Pensum verändert hat, bevor du eine neue Vertragsbasis erstellst.
Nachricht an Lehrpersonen senden
Mit den passenden Rechten kannst du direkt aus der Vorschau heraus mehrere ausgewählte Lehrpersonen per Nachricht kontaktieren – praktisch, um z. B. vor der finalen Vertragsbasis noch offene Fragen zu klären.
Vertragsbasis
Vertragsbasis erstellen
Um eine Vertragsbasis zu erstellen:
- Wähle in der Vorschau eine oder mehrere Lehrpersonen aus.
- Klicke auf „Vertragsbasis erstellen“.
Hat eine ausgewählte Lehrperson für dieses Semester bereits eine Vertragsbasis, wird dich SpeedAdmin vorab namentlich darauf hinweisen: Die bestehende Vertragsbasis wird dabei vollständig durch die neue ersetzt, nicht ergänzt.
Wenn eine Vertragsbasis besteht, werden diese wie folgt gekennzeichnet:
Termine ausschliessen und wieder einschliessen
In der Vertragsbasis kannst du einzelne Termine von der Berechnung ausschliessen: Wähle die betreffenden Termine aus und klicke auf „Ausschliessen“.
Diese Termine werden mit dem Label „Exkludiert“ gekennzeichnet, fallen aus der Berechnung der Vertragsbasis heraus und erscheinen automatisch in den Abweichungen, wo sie weiterverarbeitet werden können.
Möchtest du einen ausgeschlossenen Termin doch wieder in die Vertragsbasis aufnehmen, wählst du ihn aus und klickst auf „In Vertragsbasis einschliessen“.
Vertragsbasis löschen
Im Reiter Vertragsbasis kannst du eine oder mehrere Lehrpersonen auswählen und über „Vertragsbasis löschen“ deren komplette Vertragsbasis für das gewählte Semester entfernen. Vor dem Löschen zeigt dir SpeedAdmin, für wie viele Lehrpersonen dies gilt.