Was sind die Pensen-Einstellungen?
Bevor mit den Pensen gearbeitet werden kann, muss festgelegt werden, wie Einheiten, Stunden und Vollzeitstellen berechnet werden, welche Termintypen in die Vertragsbasis bzw. die Abweichungen einfliessen, und wie mit Angeboten und Anmeldungen umgegangen wird, deren Rhythmus nicht wöchentlich ist.
Diese Anleitung behandelt die Einstellungen und die Grundeinrichtung der Pensen. Vorschau, Vertragsbasis, Abweichungen und Historie – also die tägliche Arbeit mit den Pensen – werden in einer separaten Anleitung zum Gebrauch beschrieben.
Warum sind die Einstellungen wichtig?
Ohne definierte Einheitseinstellungen läuft keine Berechnung. Und Angebote mit einem anderen Rhythmus als wöchentlich (z. B. 14-täglich oder monatlich) werden ohne eine hinterlegte Überschreibung falsch gezählt – die Pensen weisen dich in diesem Fall automatisch mit einem Hinweisbanner darauf hin.
Voraussetzungen
Die Pensen müssen durch den Support freigeschaltet werden, falls diese noch nicht aktiv sind. Danach steuern drei Rechte, wer was sehen und einstellen darf:
- „Pensen-Verträge verwalten“ – Einheitseinstellungen öffnen und speichern, Vertragsbasis und Auszahlungen verwalten, Termine On Hold setzen bzw. zurücksetzen.
- „Pensen-Überschreibungen verwalten“ – Überschreibungen für Angebote und Anmeldungen anlegen, bearbeiten und löschen.
- „Pensen aller Lehrpersonen ansehen“ – Vorschau, Vertragsbasis und Abweichungen aller Lehrpersonen sehen. Ohne dieses Recht sind die Daten automatisch auf die eigenen Lehrpersonen-Datensätze gefiltert.
Lehrpersonen benötigen keines dieser drei Rechte, um ihre eigenen Pensen einzusehen: Sobald die Funktion für die Schule freigeschaltet ist, sehen sie automatisch ihre eigene Vorschau, Vertragsbasis und Abweichungen.
Wo finde ich die Einstellungen?
Du findest die Pensen unter Organisation→ Pensen.
Oben auf der Seite kannst du das Semester auswählen (es wird immer automatisch das aktive Semester geöffnet); die fünf Reiter Vorschau, Vertragsbasis, Abweichungen, Historie und Überschreibungen zeigen dir danach die jeweiligen Inhalte für dieses Semester.
Der Button „Einheitseinstellungen“ (neben dem Semester Drop-Down) öffnet den Einstellungsdialog für die Einheiten und Termintypen (siehe Schritt 1 und 2 unten).
Schritt 1: Einheitseinstellungen definieren
Im Einstellungsdialog legst du fest:
- wie viele Minuten eine Einheit ergibt
- was bei euch als eine Stunde gilt
- wie viele Stunden pro Woche einer Vollzeitstelle entsprechen
Diese drei Werte bilden die Berechnungsgrundlage für sämtliche Pensen-Berechnungen. Solange sie nicht definiert sind, findet keine Berechnung statt.
Schritt 2: Termintypen festlegen
Im gleichen Dialog legst du fest, welche Termintypen in welche Berechnung einfliessen:
- Termintypen für die Vertragsbasis – bilden die grundlegende Basis für die Berechnung (z. B. Einzel- und Gruppenunterricht).
- Termintypen für die Abweichungen – alles, was separat berechnet werden soll und von der Vertragsbasis abweicht (z. B. Abos oder Konzerte).
Bestätige deine Eingaben im Dialog, um die Einstellungen zu speichern.
Überschreibungen
Den Ausgangspunkt für alle Berechnungen bilden die Anzahl "Termine pro Semester" in den Einstellungen:
Bei Angeboten mit einem Rhythmus, der nicht wöchentlich ist (z. B. 14-täglich oder monatlich), zählt das System die Anzahl Termine pro Semester nicht automatisch korrekt.
Für solche Angebote – und für einzelne Anmeldungen, die abweichend behandelt werden sollen – hinterlegst du eine Überschreibung: eine manuell festgelegte Anzahl Termine für ein bestimmtes Semester.
Hinweisbanner
Sobald ein Angebot einen anderen Rhythmus als wöchentlich hat und für die Fach-Form-Kombination noch keine Überschreibung existiert, erscheint oberhalb der Reiter ein Hinweisbanner (sichtbar mit dem Recht „Pensen-Überschreibungen verwalten“), zum Beispiel:
„2 Angebot(e) haben ein Intervall ungleich wöchentlich, aber keine Überschreibung für diesen Zeitraum“
Über „Abweichungen anzeigen“ klappst du die Liste der betroffenen Angebote auf. In jeder Zeile kannst du direkt über die Aktions-Schaltfläche eine Überschreibung für dieses Angebot anlegen.
Angebots-Überschreibungen anlegen
Eine Überschreibung für ein Angebot kannst du auf zwei Wegen anlegen:
- über das Hinweisbanner (Aktions-Schaltfläche in der jeweiligen Zeile), oder
- direkt aus der Angebotsliste bzw. Unterrichtsform heraus, über die Zeilenaktion für das jeweilige Angebot.
Im sich öffnenden Dialog wählst du das Semester (nur das aktuelle und zukünftige Semester stehen zur Auswahl; Semester, für die bereits eine Überschreibung besteht, werden nicht mehr angeboten) und trägst die Anzahl Termine ein. Als Vorschlag ist bereits die reguläre Anzahl Termine für dieses Semester eingetragen – du passt nur die abweichende Zahl an. Unterhalb des Formulars siehst du alle bereits bestehenden Überschreibungen für dieses Angebot.
Über das Fach kommst du so zu den "Alternativen Anzahl an Terminen":
Diese Überschreibungen erhalten folgenden Tag in der Pensenübersicht:
Anmeldungs-Überschreibungen
Soll nur eine einzelne Anmeldung (z. B. eine Schülerin oder ein Schüler in einem Angebot) abweichend gezählt werden, hinterlegst du die Überschreibung für die Anmeldung direkt auf den Schüler:innen im Termin.
Das öffnet dieselbe Dialog-Box, wie bei den anderen Überschreibungen. Nur gelten diese nicht AB einem bestimmten Semester, sondern nur FÜR das ausgewählte Semester.
Diese Überschreibungen erhalten folgenden Tag in der Pensenübersicht:
Bestehende Überschreibungen verwalten
Im Reiter „Überschreibungen“ findest du zwei Bereiche – Angebote und Anmeldungen – mit allen für das gewählte Semester bestehenden Überschreibungen. Hier kannst du:
- einzelne Überschreibungen bearbeiten oder löschen,
- mehrere ausgewählte Überschreibungen gleichzeitig auf eine neue Anzahl Termine setzen („Mehrere gleichzeitig bearbeiten“), - falls es im Semesterwechsel verschiedene Anzahl an Terminen gibt
Wenn diese Einstellungen alle gemacht wurden, kann jetzt mit den Pensen gearbeitet werden.
Hier gehts weiter: