Was macht diese Funktion?
Die Vergütungsabrechnung ist das Konfigurations‑ und Berechnungstool, mit dem du die Vergütung von Lehrkräften auf Basis ihrer Termine, Zeitslots und hinterlegten Vergütungsregeln berechnest.
Bevor du die Vergütungsabrechnung nutzen kannst, musst du vier Elemente einrichten:
- Vergütungsstufen
- Vergütungszeiträume
- Vergütungstypen
- Stundensatztabelle
Zusätzlich steht dir optional das Flex‑Modell zur Verfügung. Es steuert, wie Vergütungsdaten während der Berechnung gespeichert und angezeigt werden.
Warum ist das wichtig?
Eine korrekte Einrichtung stellt sicher, dass alle Vergütungen korrekt, einheitlich und entsprechend eurer Schulstruktur berechnet werden.
Das Flex‑Modell verbessert die Verarbeitung terminbedingter Daten und sorgt dafür, dass alle Zeitslots innerhalb eines Termins in Exporten, Zusammenfassungen und Detailansichten einheitlich dargestellt werden.
So richtest du die Vergütungsabrechnung ein
Grundeinstellungen – Beschäftigung - Vergütungseinstellungen
Schritt 1: Vergütungsstufen erstellen
Vergütungsstufe ist die Kategorisierung der Gehaltsstufe, je nach Qualifikation, Erfahrung etc.
- Öffne die „Grundeinstellungen“
- Wähle „Vergütungsstufen“
- Klicke auf „Erstellen“
- Gib eine Stufenbezeichnung und ggf. Stufencode ein
- Speichere die Vergütungsstufe und weise sie den entsprechenden Lehrkräften zu, nachdem du die Vergütungszeiträume erstellt hast.
Schritt 2: Vergütungszeiträume erstellen
- Wähle „Vergütungszeitraum“.
- Öffne das Schuljahr in dem du den Zeitraum anlegen willst.
- Klicke auf „Erstellen“.
- Vergib einen Namen und ein Startdatum („ab Datum").
- Speichere deine Eingaben.
Gib an in welchen Zeiträumen die Vergütung berechnet und ausgezahlt werden soll. Für jeden Vergütungszeitraum wird nur das Startdatum angegeben. Der Zeitraum läuft automatisch bis zum Beginn des nächsten Vergütungszeitraums
Schritt 3: Vergütungstypen erstellen
- Wähle „Vergütungstypen“.
- Klicke auf „Erstellen“.
- Gib einen Namen und einen Codenamen ein.
- Weise den Vergütungstyp den relevanten Terminen zu.
- Speichere die Änderungen.
Hier wird für jede Art der Vergütung ein Typ hinterlegt. Einzelunttericht, Gruppenunterrichte, Elterngespräche etc. Der Vergütungstyp ist das Etikett auf dem Termin, das sagt "diese Stunde zählt als diese Art von Tätigkeit".
Schritt 3.1: Vergütungstypen verknüpfen
Auf den Termintypen können übergeordnet Vergütungstypen verknüpft werden.
Dafür bei den einzelnen Typen die 3 Punkte anwählen und aussuchen welcher Typ dort als Default hinterlegt werden soll.
Hat man jetzt unterschiedliche Vergütungstypen für Einzel- oder Gruppenunterrichte können diese auch auf den Unterrichtsformen angepasst werden.
Habe ich verschiedene Typen für verschiedene Größen, müssen diese als einzelne Unterrichtsform definiert sein und ich kann dann, beim Unterrichtsfach, die entsprechende Unterrichtsform auswählen und dort den Vergütungstyp für genau die Kombination überschreiben.
Es wird der Default Vergütungstyp angezeigt, den ich dann im Dropdown ändern kann:
Wenn Stundenpläne bereits bestehen, das Häkchen setzten, damit die Änderung auf alle Termine mit der Unterrichtsfach/form Kombination übernommen werden.
Der Vergütungstyp kann auch pro Lehrperson auf dem Termin an sich überschrieben werden:
Schritt 4: Stundensatztabelle konfigurieren
- Öffne die „Stundensatztabelle“. Und erstelle eine Tabelle.
- Suche die Vergütungsstufe, die du bearbeiten möchtest.
- Klappe die Zeile auf, um die Sätze pro 60 Minuten anzuzeigen.
Hinweis:
Die Schule kann direkt in der Berechnung festlegen, ob ein Satz z. B. für 60 Minuten oder 45 Minuten gilt. An derselben Stelle kannst du auch aktivieren, dass das Flex‑Modell verwendet wird.
- Trage die korrekten Stundensätze ein.
- Speichere deine Änderungen.
Schritt 5: Flex‑Modell aktivieren oder deaktivieren (optional)
- Öffne "Organisation" und dort die Vergütungsabrechnung.
- Definiere eine Stunde
- ⚠️ Lass das Flex-Model vom Support aktivieren, wenn die Funktion gewünscht ist.
Schritt 6: Vergütungsabrechnung durchführen
- Öffne die „Vergütungsabrechnung“.
- Wähle den gewünschten Vergütungszeitraum aus.
- Klicke auf „Berechnen“ oder „Neu berechnen“
(bei Tests mit dem Flex‑Modell empfohlen). - Prüfe die Ergebnisse in den Abrechnungsübersichten.
Begriffserklärungen
Vergütungsstufen
- Bezeichnung und Code für eine Vergütungsstufe
- Werden Lehrkräften zugewiesen
- Bestimmen gemeinsam mit der Stundensatztabelle die Vergütung
Vergütungszeitraum
- Enthält Name und Startdatum
- Ist mit einem Unterrichtszeitraum verknüpft
- Legt fest, welche Termine in die Abrechnung einfließen
Vergütungstypen
- Bezeichnung und Code für eine Vergütungsart
- Werden Terminen zugewiesen
- Bestimmen, wie bestimmte Tätigkeiten vergütet werden
Stundensatztabelle
- Matrix mit Vergütungssätzen pro 60‑Minuten‑Einheit
- Aufgeklappte Zeilen zeigen bearbeitbare Felder
Verhalten des Flex‑Modells
- Die Daten stammen aus demselben Datensatz wie bei der regulären Vergütungsabrechnung.
- Zeitslot‑Dauer, Zeitfaktor, Zusatzzeit, Zusatzzeit‑Faktor und Betrag werden aus dem ersten Zeitslot jeder Kombination aus Termin + Lehrkraft übernommen.
- Diese Werte werden auf alle weiteren Zeitslots kopiert, sodass alle Zeilen einheitlich erscheinen in:
- Zusammenfassungen
- Detailansichten
- Exporten
Übersichten
- Weitgehend unverändert
- In der Detailansicht werden bei aktivem Flex‑Modell die Spalten
„Einheiten“, „Satz“ und „Betrag“ ausgeblendet
OBS: Hier wird jeder Termin nur einmal gerechnet, der Vergütungssatz wird also als ganzes eingetragen in der Stundensatztabelle.
Wenn ich einen festen Satz pro Schüler:in habe, muss der komplette Satz in der Stundensatztabelle notiert sein.
Berechtigungen
Nutzer ohne die Berechtigung
„Bearbeiten - Alle – Honorarberechnungseinstellungen“ (Bearbeiten – Vergütungskonfiguration) können nicht:
- eigene Einträge hinzufügen, bearbeiten oder löschen
- Vergütungen berechnen oder neu berechnen
- den Differenzbericht nutzen
- die Bedeutung der Stunde ändern
- Vergütungszeiträume sperren
⚠️ Nur der Support kann die Option „Flex‑Modell verwenden“ anpassen.
Excel‑Export
- Der Reiter „Breakdown“ wurde übersichtlicher gestaltet
- Exporte sind bei aktivem Flex‑Modell konsistent und bereinigt
Wichtige Hinweise
- Bei Tests immer „Neu berechnen“ verwenden
- Die Anzahl der Termine wird nicht gezählt – ausschlaggebend sind die Angaben des ersten Termins
- Leere oder fehlerhafte Einträge in der Stundensatztabelle wirken sich direkt auf die Vergütung aus
- Prüfe immer, ob Vergütungszeiträume korrekt mit dem passenden Unterrichtszeitraum verknüpft sind