Was? Die Anwesenheitsstaus sind vordefinierte Erklärungen, die verwendet werden, wenn die Abwesenheit, Verspätung oder eine andere nicht standardmäßige Anwesenheit eines/einer Schüler:in erfasst wird.
Sie helfen dabei, eindeutig zu dokumentieren, warum ein/e Schüler:in vom üblichen Stundenplan abweicht.
Sie helfen dabei, eindeutig zu dokumentieren, warum ein/e Schüler:in vom üblichen Stundenplan abweicht.
Warum? Die Verwendung klar definierter Anwesenheitsstaus sorgt für konsistente Einträge durch das Personal und unterstützt eine präzise Auswertung und Berichterstattung.
Außerdem tragen sie zur Ordnung, zur Einhaltung von Vorschriften und zur Erkennung von Mustern bei, die möglicherweise Aufmerksamkeit erfordern.
Außerdem tragen sie zur Ordnung, zur Einhaltung von Vorschriften und zur Erkennung von Mustern bei, die möglicherweise Aufmerksamkeit erfordern.
Wie? Folge diesen Schritten, um einen Anwesenheitsstatus zu erstellen.
Schritt 1: Zu den Anwesenheitsstatus navigieren
Öffne Einstellungen - Termine - Anwesenheitsstatus und klicke auf "+Erstellen".
Schritt 2: Anwesenheitsstatus erstellen
Gib die folgenden Informationen ein:
- Grund
Die Bezeichnung des Anwesenheitsstatus (einsehbar von alle Nutzer:innen im System) - Reihenfolge
Bestimmt, an welcher Position im Dropdown der Grund angezeigt wird - Farbe
Die Farbe, mit der der Anwesenheitsstatus angezeigt wird - Anwesend
Aktiviere dieses Kontrollkästchen, wenn der Anwesenheitsgrund bedeutet, dass der/die Schüler:in für den Termin als anwesend gilt - Kritisch (für kritische Nichtanwesenheit)
Aktiviere dieses Kontrollkästchen, wenn der/die Schüler:in nicht anwesend war und es sich um einen kritischen Grund handelt.
In diesem Fall erhalten die Erziehungsberechtigten innerhalb kurzer Zeit eine automatisierte Nachricht, dass der/die Schüler:in nicht am Unterricht teilgenommen hat. Siehe dazu die Anleitung Automatischer E-Mail-Versand bei Abwesenheit von Schüler:innen.
Automatisierte Nachricht
Die Vorlage für die automatisierte Nachricht, die Erziehungsberechtigte bei kritischer Nichtanwesenheit erhalten, kann in den Einstellungen bearbeitet werden.
Gehe dazu zu Einstellungen - Kommunikation - Vorlagen für E-Mails und SMS - "Automatisierte".
Hier kannst du die Vorlage " Information an den Erziehungsberechtigten: Benachrichtigung über unentschuldigte Abwesenheit vom Unterricht" bearbeiten.
Nach Abschluss sehen die Anwesenheitsstatus etwa wie unten aus: