Was: Die Anonymisierung ist eine Funktion, die alle persönlichen Informationen aus inaktiven Nutzerprofilen entfernt und gleichzeitig historische Daten für Berichts- und Dokumentationszwecke bewahrt.
Warum: Diese Funktion stellt die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen sicher, indem verhindert wird, dass personenbezogene Daten länger als nötig gespeichert werden, während Schulen dennoch historische Teilnahme- und Aktivitätsdaten behalten können.
Hinweis: Die Anonymisierung kann nicht rückgängig gemacht werden.
Wie:
Schritt 1: Anonymisierungseinstellungen öffnen
Gehen zu Einstellungen und klicke im Menü auf „Nutzer“. Wähle „Anonymisierung“.
Schritt 2: Inaktivitätsregeln festlegen
Definiere unter "Automatische Anonymisierung", wie viele Schuljahre/Semester ein Schüler:innenprofil inaktiv sein muss, bevor es für die Anonymisierung infrage kommt.
Der Anonymisierungsprozess berücksichtigt stets die hier definierte Anzahl an Schuljahren/Semestern.
Schritt 3: Einstellungen speichern
Klicke auf „Speichern“, um die Inaktivitätsregel anzuwenden.
Automatischer Anonymisierungsprozess
Die automatische Anonymisierung läuft einmal jährlich am 1. November.
- Am 1. Oktober wird eine Liste der Schüler:innenprofile, die die Anonymisierungskriterien erfüllen, an alle SuperUser mit der Berechtigung „R_CAN_ANONYMIZE_USERS“ gesendet.
- Eine Erinnerung wird nach 2 Wochen und erneut nach 1 Woche versendet.
- Am 1. November werden alle Profile aus der Übersicht automatisch anonymisiert.
Manuelle Anonymisierung eines einzelnen Schülers
Öffne ein Schülerprofil, klicke auf das „Drei-Punkte“-Menü und wähle „Nutzer anonymisieren“.
Wenn die allgemeinen Anonymisierungskriterien erfüllt sind, wird der Schüler sofort anonymisiert.
Informationen
Ein Schülerprofil ist für die Anonymisierung berechtigt, wenn alle der folgenden Punkte erfüllt:
- Keine aktiven Unterrichtsfächer
- Keine aktiven Wartelisten-Einträge
- Keine aktuell ausgeliehene Instrumente
- Keine aktiven Familienzuordnungen
- Keine offenen Forderungen
Berechtigungen
Nur SuperUser mit der Berechtigung „R_CAN_ANONYMIZE_USERS“ erhalten die Anonymisierungsliste und können Anonymisierungsvorgänge durchführen.
Verhinderung der Anonymisierung
Die Anonymisierung kann manuell auf zwei Arten verhindert werden:
- In den Anonymisierungseinstellungen
- Direkt auf der Profilseite der Schüler:innen
Das Ergebnis
Nach der Anonymisierung:
- Alle persönlichen Daten werden dauerhaft aus dem Schüler:innenprofil entfernt
- Historische Aktivitäts- und Teilnahmedaten werden für Berichte erhalten
- Das Profil ist nicht mehr über persönliche Daten auffindbar
- SuperUser können anonymisierte historische Einträge sehen, jedoch keine persönlichen Details
Wichtige Hinweise
- Die Anonymisierung kann nicht rückgängig gemacht werden
- Wenn ein/e Schüler:in wieder aktiv wird, muss ein neues Profil erstellt werden
- Manuelle Anonymisierung funktioniert nur, wenn die allgemeinen Anonymisierungsregeln erfüllt sind
- Die automatische Anonymisierung folgt immer den konfigurierten Inaktivitätsregeln
- Die Anonymisierung läuft automatisch einmal jährlich am 1. November