In SpeedAdmin Play! spielt der Angebotskatalog eine zentrale Rolle.
Im Angebotskatalog können Personen, die sich für einen oder mehrere Angebote an der Kultur-/Musikschule anmelden möchten, die verschiedenen Angebote filtern und suchen. Das Ziel ist, dass schnell genau Fach gefunden wird, für das sich interessiert wird, das zum Alter passt und das am gewünschten Standort angeboten wird.
SuperUser finden den Angebotskatalog hier:
So sieht die Filterung im Angebotskatalog aus:
Wenn du das Angebot (alles, wofür man sich an der Kultur-/Musikschule anmelden kann) im Angebotskatalog anlegst, können Erziehungsberechtigte und Schüler:innen nach Fachbereich, Ort, Geburtsjahr und Wochentag filtern. Optional kannst du die Filterung nach Ortsteil/Bezirk und Niveau zusätzlich aktivieren.
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Im Angebotskatalog kannst du Folgendes anzeigen:
Unterrichtsfächer
- Werden von SuperUsern erstellt
- Haben keinen definierten Tag, keine Uhrzeit und keine Lehrkraft, können aber mit Orten und Altersgruppen verknüpft werden
- Schüler:innen können sich anmelden und warten auf Zuteilung
Termine
- Werden von Lehrkräften oder SuperUsern direkt in deren Terminübersicht erstellt
- Haben festen Tag, Uhrzeit, Ort und Lehrkraft und können Altersgruppen zugeordnet sein
- Schüler:innen bewerben sich oder buchen direkt, je nach Einstellung beim Erstellen
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Grundeinstellungen
Bevor du ein Unterrichtsfach erstellen kannst, müssen mehrere Einstellungen vorgenommen werden.
Unter „Standorte & Schuljahresplan“:
Schuljahre (Semester)
- Definiere Zeitabschnitte wie Schuljahre oder Semester
- Ohne Überschneidungen oder Lücken
- Unter „Sichtbar ab“ bestimmst du das Datum, ab dem Nutzer:innen den definierten Zeitraum einsehen können
Kalender & Schuljahresplan
Es müssen mindestens zwei Pläne definiert sein.
1. Unterricht: reguläre Unterrichtstage (der Standard-Kalender)
- Markiere alle Arbeitstage
- Entferne die Tage, an denen kein Unterricht stattfinden soll
2. Sonstiges: Meetings, Veranstaltungen usw.
- Markiere alle Tage
3. Neue Kalender erstellen für Ferienlager oder Workshops
- Klicke auf “Kalender hinzufügen”
- Kalender benennen und “+Erstellen”
- Mögliche Tage markieren und speichern
Du kannst bestehende Kalender umbenennen unter “Wahlmöglichkeit”.
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Standortkategorien (Filter):
- Definiere Kategorien wie Schultypen, Online-Angeboten oder Schule nach denen Schüler:innen und Erziehungsberechtigte filtern können
- “+Erstellen” für ein neue Kategorie
- Die Standorte werden unter den Kategorien eingeordnet
- Jeder Standort braucht eine Kategorie
So erscheint es später im Angebotskatalog:
Ortsteil/Bezirk (optional):
- Zusatzfilter für geographische Filtrierung
- Jeder Standort kann eine Ortsangabe erhalten (vorausgesetzt, Orte wurden in den Grundeinstellungen erfasst)
- Hilft Interessenten, Standorte geografisch besser einzuordnen.
- Besonders nützlich, wenn viele Standorte existieren und Interessenten deren Lage nicht kennen.
- Die Angabe kann nach Stadtteilen, Bezirken, Landkreisen oder Ortsteilen erfolgen.
- Mehrere Standorte können so unter einem gemeinsamen Ort zusammengefasst werden.
Standorttyp (intern):
- Dient nur für die Musikschulverwaltung und wird nach außen (ggü Eltern/SuS nicht angezeigt.
- Hilft, die Vielzahl an Standorten intern zu strukturieren. Beispiele:
- Unterrichtsorte
- Veranstaltungsorte
- Schulhäuser
- Kitas
- Kooperationspartner
- Kirchgemeinden
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Standorte
Schnellzugriff - Standort
Standort hinzufügen
- Lege alle Standorte an, an denen Unterricht stattfindet
- Klicke “+Erstellen”
- Name & Standortkategorie sind Pflicht
- Als Allgemeinbildende Schule markieren, wenn sie im Anmeldeformular als Schule wählbar sein soll
Räume hinzufügen:
- Standort öffnen → Räume → “+Erstellen”
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Rechnungsstellung
Grundeinstellungen - Rechnungsstellung
Abrechnungsperioden
Erstellen Abrechnungsperioden für jeden Zeitraum, der verbucht werden soll.
In Deutschland sind dies häufig die einzelnen Monate, während in der Schweiz hier die Semester gebraucht werden.
- Klicke auf „+ Erstellen" und geben das Start- und Enddatum der Abrechnungsperiode ein.
- Innerhalb derselben Abrechnungsperiode können mehrere Rechnungen zu verschiedenen Zeitpunkten erstellt werden.
Gebührenkatalog (Tarifkatalog)
Erstelle eine Gebühr (Tarif) für jede Gebührenstufe. Zum Beispiel eine reguläre Gebühr für Kinder und Jugendliche und eine für Erwachsene, eine Gebühr für den Instrumentenverleih und so weiter. Alles was einen anderen Preis hat, muss als Gebühr angelegt werden.
- Klicke auf „+Erstellen" und gebe der Gebühr einen Namen.
- Wähle die Kostenstelle (in der Regel die Musikschule) und gebe den Jahrespreis ein
- Wähle ob die Gebühr ein Unterrichtsfach oder die Instrumentenvermietung betrifft.
- Unterrichtsfächer haben verschiedene Preisberechnungsmethoden:
- “Preis pro Abrechnungsperiode” - Fester Betrag der für jede Abrechnungsperiode in Rechnung gestellt wird
- “Preis pro Unterrichtsstunde” - Die Unterrichtsstunden werden einzeln in Rechung gestellt. Hat eine Schüler:in z.B. 3 Termine im Februar, werden nur diese verrechnet
- “Einmalzahlung” - Der Betrag wird einmalig in Rechnung gestellt, bis dieser Unterricht erneut gebucht wird. Für Abos, Zehnerkarten, Workshops etc.
Klicke auf „Speichern". Wiederhole dies für jede Gebühr, die ihr habt.
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Unterrichtsfächer
Abteilung und Kategorie
- Dient der internen Statistik
- Eine Abteilung ist eine eigenständige Einheit. Eine Abteilung (die Musikschule) ist bereits im System vorhanden, und für die meisten Kultur-/Musikschulen reicht das aus.
- Klappe den Pfeil aus, um die Kategorien zu sehen. Diese werden verwendet, um eine interne Fachaufteilung zu erstellen, die für Statistiken und einen Überblick über Schülerdaten genutzt werden kann. Einige Kategorien sind bereits im System vorhanden, können jedoch bei Bedarf ausgetauscht oder bearbeitet werden.
Angebotsbereich (Filter):
- Angebotsbereiche werden den verschiedenen Unterrichtsfächern zugeordnet, die in einem späteren Schritt erstellt werden. Die Angebotsbereiche helfen Schüler:innen und Erziehungsberechtigten, das Angebot zu filtern.
- Die Angebotsbereiche können dieselben sein wie die internen Kategorien aus dem vorherigen Schritt, es können aber auch andere Bezeichnungen gewählt werden, die für die Nutzer:innen einfacher zu verstehen sind.
- Die Registerkarte „Angebote für Schulen/Kooperationspartner " wird verwendet, wenn es um Kooperationsangebote geht.
- Jeder Angebotsbereich muss mindestens eine (1) Unterkategorie haben.
- Erstelle Unterkategorien oder passe die an, indem auf den Pfeil des Angebotsbereichs geklickt wird.
Im Angebotskatalog sieht es wie folgt aus:
Wenn mehrere Angebotsbereiche definiert werden, werden diese als Überschriften dargestellt und die Filtrierungen werden untergeordnet:
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Niveaus (optional)
- Ermöglichen Filter wie Anfänger, Fortgeschritten usw.
- Muss auf jedem Termin definiert werden, wenn es eingestellt ist
Unterrichtsfächer erstellen
- “+Unterrichtsfach erstellen”
- Alle Felder ausfüllen
- Die Angaben auf der linken Seite sind interne Informationen (1). Alle Felder müssen ausgefüllt werden.
- Die Angaben auf der rechten Seite sind im Angebotskatalog sichtbar (2). Alle Felder müssen ausgefüllt werden.
- Wenn der Kurs nur für bestimmte Altersgruppen wählbar sein soll, kann einfach das Kästchen markiert und das Geburtsjahr der Personen ausgewählt werden, die sich bewerben dürfen. (3)
- Ladet ein Bild hoch, das im Angebotskatalog angezeigt werden soll, um das Fach zu repräsentieren. (4)
- Optional kann ein beschreibender Text zum Fach eingegeben werden, der im Angebotskatalog angezeigt wird. (5)
- Klicke auf „Weiter".
- Optional: Altersangabe + Interesse zeigen (wenn aktiviert) (3)
Unterrichtsformen
- Mindestens eine pro Fach
- “+Einfügen”
- Unterrichtsform wählen (1)
- Einzelunterricht - für alles bis zu 3-5 Schüler:innen
- Gruppenunterricht - für Ensembles, Orchester, größere Gruppen
- Prepaidkarte/Abo - siehe die Anleitung für Prepaidkarte/Abo
- Gebühr auswählen
- Bezeichnung hinzufügen (überschreibt den Namen der Gebühr für den Angebotskatalog)
- „Fortlaufendes Angebot“ für fortlaufende Angebote, alles ohne festes Enddatum
- Intervall - für die automatische Planung in den Stundenplänen
- Minuten als Richtwert
- Anzahl Termine nur bei zeitlich begrenzten Angeboten
- Bei Gruppenunterricht kann zusätzlich eine Ensembleförderung aktiviert werden:
Ein Prozentsatz, der an Rabatt gewährt wird, wenn die Schüler:in bereits Einzelunterricht an der Musikschule belegt
- Statistik Förderung - Haken setzten, wenn es Landesförderungen für dieses Angebot gibt (VdM-Berichtsbogen)
Es ist sinnvoll alle Unterrichtsformen auf dem Fach zu definieren.
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Anmeldeeinstellungen
1. Anmeldeformulare
- Unter Anmeldeformulare wird entschieden, welche Angaben der Erziehungsberechtigte bei der Anmeldung ausfüllen soll. Im System ist ein Standard vorgegeben, der bei Bedarf angepasst werden kann.
- In der Spalte „Pflichtfeld" kann mit einem Haken entschieden werden, welche Felder im Anmeldeformular obligatorisch sein sollen.
- In der Spalte „Feld Bestätigen" kann mit einem Haken entschieden werden, welche Felder nach einem definierten Zeitraum bestätigt werden müssen, damit die Informationen immer aktuell sind.
2. Generelles und Texte
- Anmeldelink & Direktlink zum Angebotskatalog
- Filter „Geburtsjahr“ ausblendbar
- Texte in der Anmeldung
- DSGVO
- Geschäftsbedingungen
- Bedingungen für Ermäßigungsanträge und Instrumentenverleih
- Lastschriftsmandatsbedingungen
3. Kündigung
- Text anpassen
- “Fragen zur Kündigung” definieren
- E-Mail-Vorlage unter “Kommunikation” anpassen
- Grundeinstellungen - Vorlage für E-Mails und SMS - Automatisierte
- Kündigungsantragbestätigung: “Information an den Erziehungsberechtigten: Bestätigung des Erhalts einer Kündigungsanfrage”
4 & 5. Ermäßigungsanträge & Antrag auf Mietinstrument
- Wenn aktiviert, muss das Anmeldeformular ausgewählt werden
- Fragen anlegen, zu Informationen die zusätzlich benötigt werden
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Termine
Du kannst eigene Termintypen definieren. Diese gelten für Termine, die nicht mit Unterricht zu tun haben, zum Beispiel Meetings, Tag der Offenen Tür oder ähnliches.
Termintypen
- “+Erstellen”
- Bezeichnung, Farbe, Schuljahresplan
- Arbeitszeitoption
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Nächster Schritt: Unterrichtsfächer erstellen & veröffentlichen
Du kannst jetzt Unterrichtsfächer erstellen und veröffentlichen.
Weitere Anleitungen:
- Unterrichtsfach erstellen/bearbeiten
- Veröffentlichung im Angebotskatalog