Was bedeutet die Funktion? Über die Nachrichtenfunktion kannst du E-Mails und SMS direkt aus dem System heraus an Schüler:innen, Erziehungsberechtigte und Kolleg:innen senden. Du kannst Vorlagen und Autofelder verwenden sowie Anhänge und Links mitschicken.
Warum solltest du die Funktion nutzen? So kontaktierst du Schüler:innen, Erziehungsberechtigte und Kolleg:innen einfach und bequem, ohne das System verlassen zu müssen.
Wie funktioniert die Nutzung der Funktion? Es gibt viele Wege, eine Nachricht zu senden. Überall dort, wo du das Nachrichtensymbol in Form eines Briefumschlags siehst, kannst du eine Nachricht öffnen. Folge den Schritten unten.
Schritt 1: Empfänger:innen auswählen
Einzelne
Du kannst jederzeit eine Nachricht an eine/n einzelne/n Schüler:in, Erziehungsberechtigte oder eine Lehrkraft senden, indem du auf das Nachrichtensymbol im jeweiligen Profil klickst.
Bestimmter Termin
Um eine Nachricht an eine:n bestimmte:n Schüler:in oder eine Gruppe zu senden, gehe zum Stundenplan der Lehrkraft.
- Klicke auf einen Termin.
- Klicke auf das Nachrichtensymbol.
- Wähle, ob du die Nachricht an aktive Schüler:innen senden möchtest, die bereits am Termin teilnehmen, oder an Schüler:innen, die auf der Warteliste stehen.
Verschiedene Termine
- Gehe zum Stundenplan der Lehrkraft und klicke auf den Reiter "Auswählen".
- Wähle Termine aus, indem du darauf klickst, oder markiere alle Termine an einem Tag, indem du das Kästchen oben in einer Spalte anklickst.
- Klicke auf "Nachricht".
Alle
- Klicke auf "Schnellzugriff- Termine".
- Entferne deinen Namen aus dem Filter "Lehrkraft", um alle Schüler:innen in allen Terminen anzuzeigen.
- Filtere nach verschiedenen Kategorien, um die Schüler:innen/Gruppen zu finden, an die du senden möchtest. Zum Beispiel alle Schüler:innen bestimmter Lehrkräfte, an ausgewählten Unterrichtsorten, in bestimmten Unterrichtsfächern usw.
- Markiere alle Schüler:innen (Kästchen ganz oben) oder wähle die Schüler:innen aus, an die du senden möchtest.
- Wenn es mehr als 25 Buchungen in der von dir gewählten Filterung gibt, klicke auf den Text "Alle Zeilen markieren", um alle einzubeziehen.
- Wenn du die Empfänger:innen ausgewählt hast, klicke auf "Nachricht senden".
Du kannst auch eine Nachricht an Schüler:innen senden, die auf einen Platz in den verschiedenen Kursen warten. Filtere dazu wie oben beschrieben und klicke am Ende stattdessen auf "Nachricht senden (Warteliste)".
Wenn du eine Nachricht an alle Schüler:innen auf der Warteliste senden möchtest, kannst du das über "Warteliste" in der Menüleiste ganz oben auf der Seite tun.
Schritt 2: Nachricht erstellen
Nachdem du die Empfänger:innen ausgewählt hast, ist es Zeit, eine Nachricht zu verfassen.
- Wenn du keine aktive Auswahl triffst, wird die E-Mail sowohl an Schüler:innen als auch an Erziehungsberechtigte gesendet. Du kannst aber einstellen, dass die Nachricht nur an Schüler:innen, nur an Erziehungsberechtigte oder nur an Zahlungspflichtige gesendet wird.
- Klicke auf "Vorlage", wenn du eine fertige Vorlage für deine Nachricht auswählen oder deine Nachricht als Vorlage speichern möchtest.
- Deine Signatur ist bereits in der E-Mail hinterlegt und sollte nicht geändert werden.
- Über die Schaltfläche "Autofeld" kannst du dafür sorgen, dass die E-Mail für jede/n Empfänger:in individuelle Angaben enthält.
- Klicke auf "Vorschau", um zu sehen, wie die E-Mail für jede/n Empfänger:in aussehen wird. Hier siehst du auch deine Signatur.
- Du kannst Dateien oder Bilder anhängen oder Links in deine Nachricht einfügen.
- Wenn du eine SMS senden möchtest, beginne im Feld für den SMS-Text zu schreiben.
- Wenn du zufrieden bist, klicke auf "Senden".
Schritt 3: Übersicht der gesendeten Nachrichten
- Klicke auf das Nachrichtensymbol in der Menüleiste und wähle "Übersicht der gesendeten Nachrichten".
- Die Zahl im farbigen Kreis zeigt an, wie viele Empfänger:innen die Nachricht hat. Die Farbe des Kreises zeigt an, ob die Nachricht an die Empfänger:innen gesendet wurde oder nicht.
- Klicke auf "Lieferstatus", wenn du sehen möchtest, an welche Empfänger:innen die Nachricht adressiert wurde.
Klicke auf "Status der Nachrichtenübermittlung", um die gesendete Nachricht zu lesen.
Hinweis: Wenn eine/r Empfänger:in auf eine E-Mail antwortet, landet die Antwort im Posteingang der E-Mail-Adresse, die du in deinem Profil angegeben hast. Die E-Mail-Konversation wird dann außerhalb des Systems fortgesetzt.
Per System gesendete SMS können nicht beantwortet werden.