Was: Über die Nachrichtenfunktion kannst du E-Mails und SMS direkt aus dem System heraus an Schüler:innen und Erziehungsberechtigte senden. Du kannst Vorlagen und Autofelder verwenden sowie Anhänge und Links mitsenden.
Warum: So kontaktierst du deine aktuellen Schüler:innen auf einfache und unkomplizierte Weise, ohne Kontaktlisten pflegen oder das System verlassen zu müssen.
Wie: Folge den Schritten unten. Überall dort, wo du das Nachrichtensymbol in Form eines Umschlags findest, kannst du eine E-Mail öffnen.
Schritt 1: Empfänger:innen auswählen
Es gibt mehrere Wege, Empfänger:innen für deine Nachricht auszuwählen.
Bestimmtes Unterrichtsfach
Schüler:innen in einem bestimmten Unterrichtsfach
- Klicke auf das Unterrichtsfach in deinem Stundenplan.
- Klicke auf das Nachrichtensymbol.
- Wähle, ob du die Nachricht an Schüler:innen und Lehrkräfte senden möchtest, die bereits im Unterrichtsfach sind, oder an Schüler:innen, die auf einen Platz warten.
Mehrere Unterrichtsfächer
Schüler:innen in mehreren verschiedenen Unterrichtsfächern
- Klicke in der Stundenplanansicht auf den Reiter "Auswählen".
- Wähle die Unterrichtsfächer durch Anklicken aus. Klicke auf das Kästchen oben in einer Spalte, um alle Unterrichtsfächer an dem gewählten Tag zu markieren.
- Klicke auf "Nachricht".
Alle Schüler:innen
Alle deine Schüler:innen
- Gehe zu "Schnellzugriff - Termine".
- Verwende die verschiedenen Filter, wenn du filtern möchtest. Stelle zum Beispiel sicher, dass dein Name im Feld "Lehrkraft" steht.
- Markiere alle Schüler:innen über die Checkbox ganz oben, oder wähle die Schüler:innen bzw. Gruppen aus, an die du senden möchtest.
- Falls mehr als 25 Buchungen in deiner Filterung vorhanden sind, klicke auf "Alle Zeilen markieren", um alle einzubeziehen.
- Klicke auf "Nachricht senden".
Du kannst auch eine Nachricht an Schüler:innen senden, die auf einen Platz in deinen Unterrichtsfächern warten. Markiere dazu die Unterrichtsfächer wie oben beschrieben, und klicke stattdessen auf "Nachricht an Personen auf der Warteliste".
Warteliste
Schritt 2: Nachricht erstellen
Nachdem du die Empfänger:innen ausgewählt hast, verfasst du die Nachricht.
- Wenn du keine aktive Auswahl triffst, geht die E-Mail sowohl an Schüler:innen als auch an Erziehungsberechtigte. Du kannst einstellen, dass die Nachricht nur an Schüler:innen, nur an Erziehungsberechtigte oder nur an Zahlungspflichtige gesendet wird.
- Klicke auf "Vorlage", wenn du eine fertige Vorlage auswählen oder deine Nachricht als Vorlage speichern möchtest.
- Deine Signatur ist bereits in der E-Mail hinterlegt und sollte nicht verändert werden.
- Über die Schaltfläche "<Datenfeld>" stellst du sicher, dass die E-Mail für jede:n Empfänger:in individuelle Angaben enthält.
- Klicke auf "Vorschau", um zu sehen, wie die E-Mail für jede:n einzelne:n Empfänger:in aussehen wird. Hier siehst du auch deine Signatur.
- Du kannst Dateien oder Bilder als Anhang hinzufügen oder Links in deine Nachricht einfügen.
- Wenn du eine SMS senden möchtest, beginne im Feld SMS-Text zu schreiben.
- Klicke auf "Senden".
Schritt 3: Gesendete Nachrichten ansehen
- Klicke auf das Nachrichtensymbol in der Menüleiste und wähle "Übersicht über gesendete Nachrichten".
- Klicke auf "Status der Nachrichtenübermittlung", wenn du sehen möchtest, an welche Empfänger:innen die Nachricht adressiert wurde.
- Klicke auf "Inhalt anzeigen", um die von dir gesendete Nachricht zu lesen.
Hinweis: Die Zahl im farbigen Kreis zeigt an, wie viele Empfänger:innen die Nachricht hat. Die Farbe des Kreises zeigt an, ob die Nachricht an die Empfänger:innen gesendet wurde oder nicht.
SMS, die über das System gesendet werden, können nicht beantwortet werden.
Das Ergebnis: Wenn ein:e Empfänger:in auf eine E-Mail antwortet, landet die Antwort im Posteingang der E-Mail-Adresse, die du in deinem Profil angegeben hast. Die E-Mail-Konversation wird dann außerhalb des Systems fortgesetzt.