Vad
Verktyget ”Rensa bland betalare” hjälper dig att identifiera och lösa betalningsrelaterade problem innan du skapar fakturor.
Verktyget visar:
- Familjer vars obokförda poster är fördelade på flera betalare.
- Vuxna elever (18 år eller äldre) som ännu inte har en egen betalarprofil.
Genom att lösa dessa problem innan fakturering säkerställer du att fakturor skickas till rätt betalare.
Varför
Att använda verktyget ”Rensa betalare” före fakturering hjälper dig att:
- Skicka fakturor till rätt betalare.
- Säkerställa att familjerabatter tillämpas korrekt.
- Undvika administrativt arbete efter fakturering.
- Ge vuxna elever möjlighet att faktureras via sin egen betalarprofil.
Familjerabatter tillämpas endast när de berörda eleverna har samma betalare.
Hur
Steg 1: Öppna sidan ”Fakturering”
Steg 2: Öppna verktyget ”Rensa bland betalare”
Familjer med flera betalare
Steg 3: Öppna fliken ”Familjer med flera betalare”
Fliken visas som standard när sidan öppnas.
Här listas familjer vars obokförda poster för närvarande är tilldelade olika betalare.
Steg 4: Slå samman betalare för en familj
Leta upp den familj du vill åtgärda och klicka på ”Samla ihop”.
Steg 5: Välj huvudbetalare
Granska fältet ”Huvudbetalare” i dialogrutan.
Fältet är förifyllt med den föreslagna betalaren, det vill säga den betalare som redan har flest tilldelade poster. Om det behövs kan du välja en annan betalare från rullgardinsmenyn som innehåller alla familjens befintliga betalare.
Steg 6: Bekräfta sammanslagningen
Bekräfta åtgärden för att flytta familjens obokförda poster till den valda betalaren.
Vuxna utan egen betalarprofil
Steg 7: Öppna fliken ”Vuxna utan egen betalarprofil”
Öppna fliken för att visa vuxna elever som ännu inte har en egen betalarprofil.
Steg 8: Skapa en egen betalare
Leta upp den elev du vill åtgärda och klicka på ”Skapa egen betalare”.
Steg 9: Bekräfta den nya betalarprofilen
Information
”Familjer med flera betalare”
När du använder ”Slå samman betalare” flyttas endast obokförda poster.
Följande poster påverkas:
- Anmälningar
- Instrumenthyror
- Väntande köposter
Följande poster påverkas inte:
- Redan bokförda poster
- Redan fakturerade poster
- Poster som faktureras direkt till en skola
”Huvudbetalare”
Den betalare som väljs här blir betalare för alla aktuella obokförda familjeposter.
Listan innehåller samtliga befintliga betalare som är kopplade till familjen.
”Vuxna utan egen betalarprofil”
Den här fliken visar elever som:
- Är 18 år eller äldre.
- Har obokförda poster.
- Inte redan har en egen betalarprofil.
”Skapa egen betalare”
Skapar en separat betalarprofil för den vuxna eleven.
Efter att profilen skapats kan framtida obokförda poster automatiskt tilldelas denna betalare.
Rättighet
För att använda funktionen krävs rättigheten ”Redigera elevbetalningar” (EDIT_STUDENT_PAYMENTS).
Viktigt att tänka på
- Funktionen kräver rättigheten ”Redigera elevbetalningar” (EDIT_STUDENT_PAYMENTS).
- Kontrollera alltid ”Rensa betalare” före varje faktureringskörning.
- Endast obokförda poster påverkas av verktyget.
- Redan bokförda eller fakturerade poster ändras aldrig.
- Poster som faktureras direkt till en skola påverkas inte när betalare slås samman.
- Familjerabatter kräver att de berörda eleverna har samma betalare.
- Endast elever som är 18 år eller äldre visas på fliken ”Vuxna utan egen betalarprofil”.
- Markeringen på knappen ”Rensa bland betalare” ger en snabb överblick över om det finns poster som kräver åtgärd.
Vanliga frågor
Ändrar verktyget ”Rensa betalare” fakturor som redan har skickats?
Nej. Båda åtgärderna påverkar endast poster som ännu inte har fakturerats. Redan fakturerade poster behåller sin ursprungliga betalare.
Varför tillämpas inte familjerabatten trots att den är konfigurerad?
Familjerabatter kräver att alla berörda elever har samma betalare. Om familjens obokförda poster fortfarande är fördelade på flera betalare öppnar du ”Rensa betalare” och använder ”Slå samman betalare” på fliken ”Familjer med flera betalare”.
Varför visas inte en elev på fliken ”Vuxna utan egen betalarprofil”?
Endast elever som är 18 år eller äldre visas på denna flik. Yngre elever visas inte, även om de har obokförda poster.
När bör jag kontrollera verktyget ”Rensa betalare”?
Du bör kontrollera verktyget före varje faktureringskörning. Markeringen på knappen ”Rensa betalare” visar direkt om det finns poster som kräver uppmärksamhet.