Vad
Användaranonymisering är en funktion som används för gallring av personlig, identifierbar information på inaktiva användarprofiler. Samtidigt bevaras historik för dokumentation och statistiska ändamål.
Varför
Denna funktion säkerställer efterlevnad av dataskyddsregler genom att förhindra att personuppgifter lagras längre än nödvändigt, samtidigt som skolor kan behålla historiska uppgifter om deltagande och aktiviteter.
OBS!
Anonymisering kan inte ångras.
Hur
Steg 1: Öppna inställningarna för anonymisering
Gå till Inställningar och klicka på ”Användare” i menyn. Välj ”Anonymisering”.
Steg 2: Definiera regler för inaktivitet
I inställningarna för automatisk anonymisering definierar du hur många undervisningsperioder en elevprofil måste ha varit inaktiv innan den blir aktuell för anonymisering.
För att en profil ska räknas som inaktiv ska den uppfylla följande villkor:
- Inga aktiva kurser
- Inga aktiva platser på väntelistan
- Inget hyrinstrument
- Inga aktiva familjekopplingar
- Ingen utestående skuld
Steg 3: Spara inställningarna
Klicka på ”Spara” för att tillämpa inställningarna för automatisk anonymisering.
Automatisk anonymisering
- Automatisk anonymisering körs en gång per år, den 1 november.
- Den 1 oktober skickas en lista över elevprofiler som uppfyller anonymiseringskriterierna till Superanvändare med rättigheten ”R_CAN_ANONYMIZE_USERS”.
- En påminnelse skickas efter 2 veckor och igen efter ytterligare 1 vecka.
- Den 1 november anonymiseras automatiskt alla profiler som är aktuella för anonymisering.
Manuell anonymisering av en enskild profil
Det går även att att anonymisera enskilda profiler manuellt. Gör så här:
- Öppna en profil, klicka på menyn med ”tre punkter” och välj ”Anonymisera användare”.
- Om de allmänna anonymiseringsvillkoren är uppfyllda anonymiseras eleven omedelbart.
Inaktiva profiler
En profil är aktuell för anonymisering när samtliga villkor för automatisk anonymisering har varit uppfyllda under det antal undervisingsperioder som angetts i inställningarna.
- Inga aktiva kurser
- Inga aktiva platser på väntelistan
- Inget hyrinstrument
- Inga aktiva familjekopplingar
- Ingen utestående skuld
Behörighet
Endast superanvändare med rättigheten ”R_CAN_ANONYMIZE_USERS” har åtkomst till anonymiseringsfunktionen.
Förhindra anonymisering
Anonymisering kan förhindras manuellt på två sätt:
- I anonymiseringsinställningarna
- Direkt på elevprofilens sida:
Resultat
Efter anonymisering:
- All personlig information tas permanent bort från elevprofilen
- Historiska data kring aktiviteter och deltagande bevaras för statistik och dokumentation
- Profilen är inte längre sökbar med personlig information
- Superanvändare kan se anonymiserade historiska poster, men inte personliga detaljer
Viktigt att vara medveten om
- Anonymisering kan inte ångras
- Om en elev önskar att delta i aktiviteter igen måste en ny profil skapas
- Manuell anonymisering fungerar endast om anonymiseringsvillkoren är uppfyllda
- Automatisk anonymisering följer alltid inställningarna för hur många undervisningsperioder profilen ska ha varit inaktiv
- Anonymisering körs automatiskt en gång per år, den 1 november