Det uppstår ofta frågetecken kring hur personer med skyddade uppgifter ska hanteras. Detta är inget SpeedAdmin kan bestämma eller ta ansvar för utan all hantering av personuppgifter ska ske i enlighet med den egna kommunens och/eller skolans policy.
När ni har bestämt hur ni ska hantera skyddade uppgifter i er kommun/på er skola kan ni ta hjälp av den här guiden för att se vilka möjligheter som finns i SpeedAdmin.
Olika nivåer av personuppgiftsskydd
-
Skyddad adress (skyddad folkbokföring):
Elever/vårdnadshavare med skyddad adress är oftast enkla att hantera i systemet. De kan själva logga in i systemet och ansöka till kurser för sina barn. När de är inloggade har de möjlighet att dölja önskade uppgifter både på den egna och barnens profiler genom att klicka på ögat vid de fält som ska döljas. Läs mer under Frågor och svar om skyddade uppgifter.
-
Skyddad identitet (sekretessmarkering):
Elever/vårdnadshavare med skyddad identitet ska hanteras med extra stor försiktighet. Det finns alltid en risk för att uppgifter som finns i systemet kommer ut. En metod man kan använda för att försäkra sig om att det inte händer är att skapa fiktiva uppgifter för eleven. Läs mer under Frågor och svar om skyddade uppgifter.
-
Vårdnadshavarens önskan:
Vårdnadshavare rör ibland ihop begreppen. Det kan hända att någon uppger att de har skyddad identitet när det egentligen rör sig om adresskydd och ibland saknas sekretessmarkering hos Skatteverket även om vårdnadshavaren uppgett sekretess. Oavsett skyddsnivå är det upp till vårdnadshavaren vad som får och inte får synas i systemet men vid koppling mot Navet kan manuell handpåläggning behöva göras efter varje körning mot Navet.
Frågor och svar om skyddade uppgifter
Vem har ansvar för vilka uppgifter som ska registreras i SpeedAdmin?
Utgå från den egna kommunens och/eller skolans interna policy.
På Skatteverkets sida finns bra information om vad skyddade personuppgifter är och vad det innebär att leva med skydd. Där står bland annat att en person med skyddad identitet själv har ett ansvar för att meddela organisationer och företag vilken typ av skydd som gäller. För minderåriga är det målsman som har detta ansvar. Läs mer på skatteverket.se
Hur kan personer med skyddade personuppgifter anmäla sig till Kulturskolan?
Om det rör sig om en lägre nivå av skydd där personnummer får finnas i systemet och vårdnadshavaren har bank-id går det att ansöka via kurskatalogen precis som vanligt.
Om det rör sig om en högre nivå av skydd behöver vårdnadshavaren kontakta kulturskolan för att få hjälp med att lägga in en ansökan för barnet. Lägg gärna in information i kurskatalogen om hur man kommer i kontakt med kulturskolan för att få hjälp med sin ansökan. För att ta reda på hur du lägger in information i kurskatalogen, se guiden Nya kurskatalogen.
Hur registreras personer med skyddade uppgifter i systemet?
Vid lägre former av skydd (till exempel adresskydd/skyddad folkbokföring) där personnummer får finnas i systemet kan vårdnadshavaren oftast själv ansöka till kurser för sitt barn via kurskatalogen, och logga in i SpeedAdmin med bank-id.
- Vårdnadshavaren kan dölja valfria uppgifter på sin egen eller elevens profil genom att (1) logga in i systemet, (2) klicka på sitt namn, (3) klicka på sin egen eller barnens profil, (4) klicka på ögat vid de fält som ska döljas och (5) klicka på Spara.
- Superanvändare kan dölja uppgifter på elevens/vårdnadshavarens profil genom att (1) söka upp profilen, (2) klicka på pennan för att redigera, (3) klicka på ögat vid de fält som ska döljas och (4) klicka på Spara.
- Uppgifter som dolts på detta sätt kan bara ses av superanvändare samt av eleven och vårdnadshavarna själva.
Vid skyddad identitet (sekretessmarkering hos Skatteverket) bör så få uppgifter som möjligt finnas i systemet. Vårdnadshavaren behöver då vända sig till kulturskolan för att få hjälp med att ansöka till kurser för sitt barn.
Superanvändaren kan lägga upp en fiktiv elev i SpeedAdmin och knyta den till olika kurser. Så här skulle det kunna se ut:
- I fältet för elevens namn skriver man bara Elev 1, eller ett annat fiktivt namn. Namnet används för att knyta profilen till elevens riktiga uppgifter som förvaras på en säker plats utanför systemet.
- Personnumret kan hoppas över genom att man bockar ur rutan Kontrollera personnummer. Om man vill kan man istället hämta ett fiktivt personnummer från Skatteverkets sida för att till exempel få in rätt uppgifter om ålder för eleven.
- Adress kan utelämnas men ett postnummer måste anges, det kan vara ett fiktivt sådant om man vill.
- Om vårdnadshavaren är okej med att det finns kontaktuppgifter i systemet kan man lägga in en e-postadress så att vårdnadshavaren får utskick via systemet. Sms går dock inte iväg om fältet för mobilnummer är dolt.
Hur gör man med faktura till vårdnadshavare med skyddade personuppgifter?
Vid ett lägre skydd går det att fakturera som vanligt så länge korrekta personuppgifter ligger inne i SpeedAdmin, även om fälten är dolda.
Om det förekommer ett högre skydd där vårdnadshavarens korrekta uppgifter saknas i systemet måste fakturering göras manuellt utanför SpeedAdmin. Kolla med kommunens ekonomiavdelning (eller avdelning för kundreskontra) vilka rutiner som gäller i din kommun. Läs om att skicka post till personer med skyddade uppgifter på skatteverket.se
Hur funkar det om skolan har en koppling till Navet?
Följande rutor ska kryssas i vid beställning mot Navet för att SpeedAdmin ska kunna hämta in relevant information gällande sekretess och skyddad adress.
Det vanliga är att kulturskolor med koppling till Navet har två automatiska "slagningar" mot Navet varje år, en på hösten och en på våren inför fakturering.
Efter varje automatisk slagning skickas en synkroniseringsrapport per e-post till de superanvändare som är registrerade som mottagare i SpeedAdmin. Rapporten visar ändringar i uppgifter som kommer från Skatteverket.
Om manuella ändringar gjorts på en profil skrivs dessa över vid en slagning mot Navet. Detta betyder att om ni lagt in fingerade uppgifter (namn, adress) eller utelämnat adressen för en person som saknar sekretssmarkering hos Skatteverket så kommer de riktiga uppgifterna att läsas in i systemet vid slagningen och ni behöver justera den på nytt. När en sådan överskrivning har gjorts av systemet visas den som en ändring i synkroniseringsrapporten.
Superanvändare kan även göra en maneull slagning mot Navet på en viss profil genom att gå in på profilen, klicka på pennan för att redigera och klicka på "Hämta uppgifter från integration". Då hämtas personuppgifterna in från Skatteverket - såvida det inte finns en sekretssmarkering på personen.