Vad innebär funktionen?
Du har möjlighet att skicka ett kurserbjudande till vårdnadshavare. Eleven får då preliminärt en plats i kursen i väntan på att vårdnadshavaren tackar ja eller nej.
Varför ska jag använda funktionen?
Du kan använda funktionen för att skicka förslag på tider till nya elever. Du väljer själv hur lång tid vårdnadshavaren har på sig att svara på erbjudandet.
Hur går det till att använda funktionen?
Börja med att se över texten i mallarna för de automatiska e-postutskicken.
Under ”Inställningar – Kommunikation – E-post och sms-mallar -> Automatiserade” finns sex stycken mallar för automatiska utskick i olika delar av processen.
Steg 1: Skicka kurserbjudande
- Dra in eleven i schemat via fliken "Planering" eller lägg till eleven inifrån en bokning
- Du får då upp en ruta där du väljer ”Alternativ 3: Erbjuden plats som bekräftas av vårdnadshavare”
- Fyll i vilket datum vårdnadshavaren senast ska ha tackat ja eller nej till erbjudandet
- Om eleven står i kö till flera kurser inom samma ämne kan du välja att ta bort alla andra ansökningar till ämnet som inte är tilldelade till en lärare
När du klickar på ”Spara” skickas ett automatiskt meddelande ut till vårdnadshavaren med instruktioner om att logga in i SpeedAdmin och tacka ja eller nej till erbjudandet.
Klickar du på bokningen i lärarens schema kan du se att det finns elever(er) som erbjudits plats i bokningen.
Steg 2: Vårdnadshavaren svarar
- Vårdnadshavaren loggar in i SpeedAdmin och klickar på bannern.
- Nu dyker det upp en ruta där vårdnadshavaren ska göra ett val
- Den röda texten talar om när vårdnadshavaren senast ska ha gjort sitt val
- Ett automatiskt mail skickas ut till både vårdnadshavare och lärare, baserat på om vårdnadshavaren tackat ja eller nej till erbjudandet
Om vårdnadshavaren tackar ja:
- eleven får omedelbart en plats i kursen
Om vårdnadshavaren tackar nej:
- vårdnadshavaren behöver ange om de vill ha kvar platsen på väntelistan eller inte
- oavsett om vårdnadshavaren väljer att behålla platsen på väntelistan eller inte återställs övriga väntelisteplatser som togs bort i steg 1
Om vårdnadshavaren inte gör något val innan deadline
- ett automatiskt meddelande går ut om att erbjudandet inte längre är tillgängligt
- elevens namn försvinner från kursen och läraren kan erbjuda platsen till någon annan
- platsen på väntelistan inaktiveras
- övriga väntelisteplatser som togs bort i steg 1 återställs
Att tänka på
- Kurser som är publicerade ligger kvar i kurskatalogen och går fortfarande att boka trots att kurserbjudanden skickats ut.
- Om det inte ska gå att boka kursen under svarsperioden ska kursen avpubliceras innan kurserbjudandet skickas ut.