Hvað: Kennslutímabilum er skipt í mismunandi gjaldtímabil, það er að segja þau tímabil sem nemendur eiga að greiða fyrir. Flestir tónlistarskólar deila skólagjaldinu á milli anna og nota gjalditímabilin haustönn og vorönn. En einnig er hægt að senda reikninga til dæmis mánaðarlega.
Af hverju: Til þess að hægt sé að rukka nemendur fyrir hverja önn þarftu að stofna gjaldtímabil og tengja þau við skólagjöldin.
Þú getur sent reikninga einu sinni eða oftar innan sama gjaldtímabils. Kerfið heldur sjálfkrafa utan um hvað hefur verið bókfært og hvað ekki innan tímabilsins svo að ekkert er rukkað tvisvar.
Hvernig:
Skref 1: Stofna gjaldtímabil
Farðu í „Stillingar > Reikningagerð > Gjaldtímabil“
- Veldu hvaða kennslutímabil þú vilt bæta nýju gjaldtímabili/ tímabilum við
- Smelltu á „+Stofna“ til að bæta við nýju gjaldtímabili eða veldu „Afrita frá kennslutímabili“ til að afrita frá fyrra kennslustímabili
Skref 2: Uppfæra gjöld
Nú þarf að bæta gjaldtímabilinu/tímabilunum við skólagjöldin.
Fyrir hvert gjald sem þið notið, gerðu eftirfarandi:
Farðu í „Stillingar > Reikningagerð > Gjöld“
Smelltu á gjaldið.
- Smelltu á „+Stofna“
- Veldu nýja gjaldtímabilið í felliglugganum
- Settu inn upphæð
- Ef þú vilt getur þú sett inn verð á kennslustund. Ef þið notið lækkað verð vegna seins upphafs/eða vegna þess að nemandi hættir, tekur kerfið mið af þessari upphæð við útreikning afsláttar. Hægt er að skilja reitinn auðan.
- Veldu bókhaldslykil
- Settu hak í boxið ef sjálfvirkir afslættir, til dæmis systkinaafsláttur, eiga að gilda á þetta gjald (hafðu samband við þjónustudeild ef þú vilt aðstoð við að setja upp systkinaafslátt í kerfinu)
- Smelltu á „Stofna“
Ef þú hefur stofnað fleiri gjaldtímabil í einu, til dæmis bæði haust og vor, verður að endurtaka skrefin fyrir hvert innheimtutímabil.