Was bewirkt die Funktion?
Das Kündigen eines Schülers von einem Unterrichtsfach bedeutet, dass der Schüler ab einem festgelegten Datum keine Belegung mehr im Fach einnimmt. Ab diesem Datum wird das Unterrichtsfach nicht mehr unter Aktueller Unterricht auf der Datenkarte des Schülers angezeigt. Wenn du den Hacken im Feld “Aktiv” unter Aktueller Unterricht auf der Datenkarte des Schülers entfernst, Siehst du alle bereits gekündigten Unterrichtsfächer.
Warum sollte ich diese Funktion nutzen?
Wenn ein Schüler nicht mehr verpflichtet ist, in einem Unterrichtsfach zu bleiben, muss er vom Unterrichtsfach gekündigt werden. Andernfalls bleibt der Schüler im Unterrichtsfach und der Erziehungsberechtigte/Zahlungspflichtige wird weiterhin für das Unterrichtsfach Gebühren berechnet bekommen.
Wie kann ich einen Schüler von einem Unterrichtsfach Kündigen?
- Der beste Weg ist, dass der Erziehungsberechtigte sich bei SpeedAdmin anmeldet und einen Kündigungsantrag stellt. Der Supernutzer genehmigt dann den Antrag des Erziehungsberechtigten.
- Der Supernutzer hat außerdem die Möglichkeit, den Schüler direkt von der Datenkarte des Schülers zu kündigen, ohne dass eine Kündigung beantragt werden muss.
Damit Erziehungsberechtigte einen Kündigungsantrag stellen können, muss die Funktion Kündigung unter Grundeinstellungen – Anmeldeeinstellungen – Kündigung aktiviert werden. Siehe die Anleitung: “Erziehungsberechtigten erlauben eine Kündigung zu beantragen”
Folgende Schritte müssen gemacht werden:
Schritt 1: Der Erziehungsberechtigte stellt einen Antrag auf Kündigung
Der Erziehungsberechtigte meldet sich bei SpeedAdmin an und tut Folgendes:
- Das korrekte Unterrichtsfach auf der Startseite finden
- Auf “Optionen” klicken
Auf “Kündigungsantrag einreichen” klicken
In dem angezeigten Dialogfenster füllt der Erziehungsberechtigte die Notwendigen Informationen aus und klickt auf Speichern.
- Der Antrag auf Kündigung wurde nun eingereicht.
- Der Erziehungsberechtigte erhält eine automatische E-Mail, dass der Antrag eingereicht ist (Man kann den Inhalt der Vorlage “Kündigungsbestätigung” unter Grundeinstellungen -> Kommunikation -> Vorlagen für E-Mails und SMS, sehen)
- Der Schüler wurde noch nicht vom Unterrichtsfach gekündigt. Das passiert erst, wenn der Supernutzer die Anfrage des Erziehungsberechtigten bearbeitet und den Schüler gekündigt hat.
Schritt 2: Bearbeiten des Kündigungsantrages
Der Supernutzer muss den Kündigungsantrag bearbeiten und tut folgendes:
- Auf der Startseite klicken Sie auf “Aufgaben” (Postfach) - “Kündigungsanträge”.
- Wählen Sie der/die Schüler(in) aus, die gekündigt werden soll.
Die Schaltfläche “Abmelden” klicken.
Schritt 3: Anpassung der Gebühren für das Unterrichtsfach (falls nötig)
Die Tatsache, dass der/die Schüler(in) ein Unterrichtsfach gekündigt wurde, bedeutet nicht, dass die Gebühr für das Unterrichtsfach entfernt wird. Der Supernutzer muss daher die Gebühr für der/die Schüler(in) manuell anpassen, wenn:
- Der/die Schüler(in) wird während eines laufenden Abrechnungszeitraums gekündigt
- Die Rechnungen für den Abrechnungszeitraum noch nicht bezahlt sind
- Der/die Schüler(in) das Unterrichtsfach nicht bezahlen muss
Um die Gebühr für den/die Schüler(in) anzupassen, siehe die Anleitung “Gebühr für den Schüler anpassen”
Wenn der Erziehungsberechtigte keinen Antrag auf Kündigung stellen kann oder der Supernutzer aus anderen Gründen den/die Schüler(in) manuell kündigen muss, wie folgt vorgehen:
Schritt 1: Datenkarte des Schülers aufrufen
- Auf der Datenkarte in der Sektion “Aktueller Unterricht” auf der Zeile des zu Kündigenden Unterrichtsfach auf die drei Punkte rechts klicken.
"Abmelden” in der Menüleiste wählen.
Schritt 2: Details der Kündigung angeben
- Abmeldebegründung auswählen
- Abmeldedatum auswählen
- Eventuell einen internen Kommentar angeben
- Wähle, ob eine automatische Bestätigungs-E-Mail an den Zahlungspflichtigen nach der Speicherung der Kündigung verschickt werden soll. Die E-Mail-Vorlage kann unter Grundeinstellungen -> Kommunikation -> Vorlagen für E-Mails und SMS bearbeitet werden (Automatisierte - “Kündigungsbestätigung”)
- Wählen Sie, ob eine automatische Bestätigungs-E-Mail an die Lehrkraft gesendet werden soll. Die E-Mail-Vorlage kann unter Grundeinstellungen -> Kommunikation -> Vorlagen für E-Mails und SMS bearbeitet werden (Automatisierte - “Kündigungsbestätigung”)
Auf speichern klicken
Schritt 3: Im falle einer “Leeren” Unterrichtsterminserie
Wenn nach einer Kündigung keine Schüler mehr im Termin sind, erscheint folgendes Dialogfenster:
- Hier muss bestimmt werden, ob die Terminserie im Stundenplan der Lehrkraft bleiben soll. Dieser könnte eventuell mit einem neuen Schüler besetzt werden. Wenn nicht kann die Terminserie aus dem Stundenplan der Lehrkraft entfernt werden.
Was passiert, wenn ich "Von Angebot entfernen” statt "Abmelden" wähle?
Konsekwenzen "Von Angebot entfernen”:
- Der Eintrag des Unterrichtsfaches wird vollständig von der Datenkarte des Schülers verschwinden und kann auch nicht durch das Deaktivieren des Kästchens “Aktiv” unter "Aktueller Unterricht” wieder hergestellt werden.
- Die Fachbelegung verschwindet aus Listen und Statistiken.
- Die Gebühren für die Fachbelegung verschwindet und kann im System nur in den bereits gesendeten Rechnungsdokumenten nachverfolgt werden.
- Diese Handlung kann nicht rückgängig gemacht werden und die gelöschten Informationen können nicht wiederhergestellt werden.