Innan du skapar ett bokföringsutkast, gå igenom följande:
- "Ej godkända betalningar" – Klicka på inkorgen till vänster om pennan i menyraden. Klicka på Ej godkända betalningar och gå igenom de betalningar som inte automatiskt har blivit godkända av systemet på grund av start eller avregistrering av elever mitt under pågående termin.
- Kontrollera listor - Gå till Grunddata - Utkast och bokföringsöversikt. Klicka på länken "Kontrollera elevbetalare" och se om det finns några elever som saknar betalare. Om det gör det måste betalare läggas till för att eleven ska komma med i faktureringsunderlaget. Kontrollera även listan "Elever utan betalningar" för att se om något verkar konstigt.
Nu är du redo att skapa din bokföringsfil. Detta gör du under Grunddata - Utkast och bokföringsöversikt.
- Klicka på Nytt utkast.
Välj Räkenskapsår.
Räkenskapsår definierar vilket räkenskapsår det gällande utkast ska konteras på.
Ange en “kommentar” som kommer att synas på fakturan. T ex. Kulturskoleavgift hösttermin
Avsluta med att trycka på Skapa utkast.
- Nu har ett utkast skapats och det går att lägga till betalningar.
- Klicka på Lägg till betalningar till utkastet.
I rullgardinsmenyn där det står Alla, välj vilken tariff du vill använda.
Lägg till betalningar till utkastet genom att:
- välja en tariff/avgift och klicka på Lägg till alla för den valda Tariffen
Du har nu ett utkast med tillagda betalningar. Du kan gå igenom och kontrollera så att allt verkar rätt. Det går att klicka på rubrikerna för att sortera utkastet på olika sätt. Om du behöver ta bort någon betalning från utkastet markerar du kryssrutan och klickar på Ta bort.
När du är klar, klicka på Tillbaka till översikten
- Om det finns några fel i utkastet visas en röd banner på utkastet. Kicka på bannern för att få upp information om felet.
När eventuella fel är rättade kan du trycka på Bokför, hämta filen och skicka den till ekonomiavdelningen.
Relaterade guider
Om du behöver hjälp med att hantera Ej godkända betalningar, se efter i guiden Ej godkända betalningar
Om de automatiska rabatterna (syskonrabatt, flerämnesrabatt) inte verkar läsas in som de ska, se efter i guiden Rabatt beräknas inte som förväntat
Om du behöver justera avgiften för någon elev kan du se efter i guiden Redigering/justering av betalning på en elev