Vad?
Direktbokning gör att elever och vårdnadshavare kan boka en ledig plats i kurskatalogen och få plats direkt, utan att först hamna på väntelista.
Hybridbokning betyder att man låter vissa aktiviteter ha direktbokning medan andra bara tillämpar väntelista.
Väntelista innebär att elever kan ställa sig på kö till en viss aktivitet på en specifik dag och tid eller till ett ämne.
- Man kan välja vilka aktiviteter som ska ha direktbokning och vilka som ska ha väntelista
- Det går att ställa in att en aktivitet automatiskt ska slå över från direktbokning till väntelista när ett visst antal elever bokat plats
- Det går att växla manuellt mellan direktbokning, hybridbokning och väntelista under läsårets gång
Varför?
Direktbokning och hybridbokning ger större flexibilitet och kontroll över hur eleverna ansöker.
Man kan:
- Fylla lediga platser snabbt utan handpåläggning
- Bestämma hur ansökan ska gå till från aktivitet till aktivitet
- Kombinera direktbokning och väntelista för samma aktivitet
- Ändra ansökningsmetod under läsåret utan att strukturera om ämnen
- Använda olika ansökningsmetoder för olika aktivitetstyper (enskild undervisning, grupper, kortkurser, lovaktiviteter etc)
Samtidigt finns möjlighet att enbart använda väntelista om man vill det.
Hur?
Ansökningsmetoder
När man skapar en aktivitet i en lärares schema i SpeedAdmin Play! väljer man ansökningsmetod. Om aktiviteten publiceras i kurskatalogen kan elever boka plats eller ställa sig på väntelista till aktiviteten beroende på vilken ansökningsmetod som valts.
1. Max antal elever
Vad innebär metoden?
- Aktiviteten har ett definierat antal platser
- Elever kan boka och få plats direkt så länge det finns platser kvar
När används metoden?
- Aktiviteter med ett tydligt maxantal elever (t.ex. gruppundervisning, grupper, kurser)
Hur fungerar metoden?
- Eleverna bokar och får plats direkt så länge det finns platser kvar
- När aktiviteten är full går den inte längre att boka
2. Max antal elever med väntelista
Vad innebär metoden:
- Aktiviteten har ett definierat antal platser
- Elever kan boka och få plats direkt så länge det finns platser kvar
- När aktiviteten är fullbokad går det inte längre att boka plats direkt men man kan ställa sig på väntelista
När används metoden?
- Aktiviteter där efterfrågan är svår att förutse, och du vill undersöka intresset innan du bestämmer om du vill lägga till fler platser till aktiviteten
- Aktiviteter där avanmälningar är vanliga och du vill kunna styra vilka nya elever som ska tas in vid avanmälan
Hur fungerar metoden?
- Eleverna bokar och får plats direkt så länge det finns platser kvar
- När aktiviteten är full går det inte längre att boka plats direkt utan man kan ställa sig på väntelista
- När en plats blir ledig fylls den manuellt på från väntelistan
- När det inte längre finns några elever kvar på väntelistan öppnas aktiviteten automatiskt för direktbokning så fort det finns ledig(a) plats(er)
3. Obegränsat antal elever
Vad innebär metoden?
- Det finns ingen gräns för hur många elever som kan få plats på aktiviteten
När används metoden:
- Föreläsningar
- Aktiviteter online
- Arrangemang utan deltagarbegränsningar
- Undervisning i stora grupper som har högre kapacitet än efterfrågan (ansökningsmetoden kan ändras när det inte längre är möjligt att ta in fler)
Hur fungerar metoden?
- Alla elever som söker får plats direkt
4. Endast väntelista
Vad innebär metoden?
- Det går inte att boka plats direkt
- Alla som söker hamnar på väntelista
När används metoden?
- Vid undervisning där läraren vill kunna sätta ihop grupper av elever
- Vid undervisning där elever ska fördelas mellan lärare
- Andra situationer som kräver manuell planering
Hur fungerar metoden?
- Eleverna anmäler sitt intresse för en aktivitet (eller ett ämne) genom att sätta upp sig på väntelista
- Administratörer eller lärare registrerar eleverna vid ett senare tillfälle
Publicering i kurskatalogen
Du kan välja att publicera både aktiviteter och ämnen i kurskatalogen
- Aktiviteter i schemat kan publiceras med valfri ansökningsmetod
- Ämnen kan publiceras med väntelista
I exemplet nedan är Keramik nybörjargrupp publicerad med "max antal elever med väntelista". Det finns 8 lediga platser så elever kan fortfarande gå in och boka och få plats direkt. När gruppen är full kommer det att gå att sätta upp sig på väntelista till just den här specifika dagen och tiden.
Det går också att sätta upp sig på väntelista på själva ämnet Keramik. Det betyder att man inte sätter upp sig på väntelista till en specifik dag och tid utan till själva ämnet. Administratör eller lärare fördelar sedan eleverna från väntelistan när det finns plats.
Fördelar med direktbokning
När direktbokning är aktiv och det finns lediga platser:
- Kan eleverna själva välja en dag och tid som passar
- Eleven får plats direkt efter slutförd bokning
- Ingen åtgärd krävs från lärare eller administratör
Fördelar med hybridbokning
En av de största fördelarna med SpeedAdmin Play! är det flexibla bokningssystemet.
Man kan till exempel:
- Börja läsåret med endast väntelista
- Byta till direktbokning för att fylla återstående platser
- Låta direktbokning övergå till väntelista automatiskt när max antal elever är uppnått
- Byta ansökningsmetod utan att behöva skapa en ny aktivitet
Skillnader mellan legacy (gamla systemet) och Play! (nya systemet):
Legacy:
- Direktbokning kan bara användas för grupper
- Begränsad flexibilitet vad gäller kombination av direktbokning och väntelista
- Ändringar kräver ofta omstrukturering
Play!:
- Ansökningsmetod väljs per bokning
- Stor flexibilitet vad gäller kombination av direktbokning och väntelista
- Möjlighet att byta ansökningsmetod när som helst
Resultat:
För elever och vårdnadshavare innebär hybridbokning:
- Tydlig överblick över lediga platser
- Möjlighet att boka och få plats direkt när det finns lediga platser
- Möjlighet att ställa sig på väntelista till fullbokade aktiviteter
För superanvändare och administratörer innebär hybridbokning:
- Snabbare schemaläggning
- Mindre manuell administration
- Full kontroll över ansökningsmetoder
- Bättre flexibilitet för olika typer av aktiviteter
Kom ihåg!
- Direktbokning och väntelistor utesluter inte varandra i Play!
- Ansökningsmetoden kan ändras när som helst
- Det kan vara bra att förklara i ämnesbeskrivningen vilken ansökningsmetod som används för ämnet