Vad innebär funktionen?
Ett läsår delas in i olika debiteringsperioder, det vill säga de olika perioder som eleverna ska debiteras för. De flesta musik-/kulturskolor tar ut en terminsavgift och använder sig av debiteringsperioderna hösttermin och vårtermin. Men det är också möjligt att fakturera exempelvis per månad.
Varför ska jag använda funktionen?
För att det ska skapas avgifter på eleverna varje termin måste du lägga upp debiteringsperioder och koppla dem till era avgifter.
Du kan fakturera en eller flera gånger inom samma debiteringsperiod. Systemet håller automatiskt reda på vad som har blivit fakturerat och inte inom perioden så att inget riskerar att dubbelfaktureras.
Hur går det till att använda funktionen?
Steg 1: Skapa debiteringsperiod
Gå in under ”Inställningar -> Fakturering -> Debiteringsperiod”
- Välj vilket läsår du vill lägga upp den nya undervisningsperioden/perioderna i
- Klicka på ”+Skapa” för att lägga till en ny debiteringsperiod eller välj ”Kopiera från undervisningsperiod för att kopiera från ett tidigare läsår
Steg 2: Uppdatera avgifter
Nu måste du lägga till debiteringsperioden/perioderna i era avgifter.
För varje avgift ni använder, gör så här:
Gå in under ”Inställningar -> Fakturering -> Avgifter”
Klicka på en avgift.
- Klicka på ”+Skapa”
- Välj ny debiteringsperiod
- Ange avgiftens belopp
- Om du vill kan du ange pris per lektion. Om ni tillämpar sänkt avgift vid sen start/tidigt avslut utgår systemet från detta belopp när avdraget beräknas. Rutan kan lämnas tom.
- Välj konto/artikel
- Bocka i kryssrutan om automatiska rabatter, till exempel syskonrabatt, ska tillämpas på denna avgift (kontakta supporten om du vill ha hjälp med att lägga upp syskonrabatt i systemet)
- Klicka på ”Skapa”
Har du lagt upp flera debiteringsperioder på samma gång, till exempel både höst och vår så upprepar du stegen för varje debiteringsperiod.