Anmälningsformulär

Vad

Ett anmälningsformulär i Play! används för att samla in information från vårdnadshavare eller elever när de ansöker till ett ämne eller en kurs.

Systemet innehåller ett standardformulär som kan användas direkt, men superanvändare kan skapa egna formulär och anpassa vilka uppgifter som ska visas. Utöver standardfält kan du lägga till anpassade fält som redan har skapats i systemet. Du kan även ange vilka villkor som ska accepteras innan en ansökan kan skickas in.

Varför

Standardfälten innehåller inte alltid all information som verksamheten behöver vid en ansökan.

Genom att anpassa formulären kan du:

• Samla in samtycken direkt vid ansökan.
• Samla in specifik information från vårdnadshavare eller elever.
• Skapa olika formulär för olika typer av kurser eller ämnen.
• Minska behovet av manuell uppföljning efter ansökan.
• Säkerställa att all nödvändig information finns tillgänglig redan från start.

OBS! Anmälningsformulär skapas och redigeras av superanvändare. Guiden förutsätter att eventuella anpassade fält redan har skapats i systemet.

Hur

Steg 1: Gå till anmälningsformulär

Navigera till:

"Inställningar" → "Registrering" → "Anmälningsformulär"

Steg 2: Skapa ett nytt formulär eller redigera ett befintligt

Om du vill redigera ett befintligt formulär klickar du på "Redigera".

Om du vill skapa ett nytt formulär klickar du på "Lägg till nytt formulär" och anger ett namn på formuläret.

Steg 3: Välj fält för elev

Välj vilka standardfält som ska visas för eleven.

För varje fält kan du välja om det ska vara:

1. Obligatoriskt vid registrering (måste anges)
2. Obligatoriskt vid "bekräfta plats" (måste accepteras)

Steg 4: Lägg till en fråga från ett anpassat fält

Steg 5: upprepa steg 3–4 för vårdnadshavaren

Steg 5: Spara formuläret

Klicka på "Spara" när du är klar.

Det nya eller uppdaterade formuläret blir nu tillgängligt för användning.

Steg 6: Koppla formuläret till ett ämne eller en kurs (vid nya formulär)

Om du har skapat ett nytt formulär behöver du koppla det till de ämnen eller kurser som ska använda formuläret.

Öppna ämnet eller kursen, klicka på "Redigera" och välj formuläret i listan över tillgängliga anmälningsformulär.

Klicka sedan på "Spara".

Steg 7: Redigera villkorstexter

Gå till fliken "Villkorstexter".

Fyll i önskade texter under:

• "Allmänna villkor"
• "GDPR-villkor"

Klicka på "Spara" när du är klar.

Information

Standardfält

Standardfält är de fält som finns tillgängliga i systemet från början, exempelvis:

• Förnamn
• Efternamn
• E-postadress
• Telefonnummer

För varje standardfält kan du ange om det ska vara obligatoriskt eller valfritt.

Anpassade fält

Anpassade fält skapas separat i systemet och kan användas för att samla in ytterligare information.

Exempel på användningsområden:

• Samtycken
• Medicinska upplysningar
• Instrumentönskemål
• Skolspecifika uppgifter

Endast anpassade fält som redan är skapade för rätt resurstyp visas i listan när du lägger till ett fält i formuläret.
Guide om anpassade fält finnes här: Anpassade fält

Obligatoriskt fält

Om ett fält markeras som obligatoriskt måste användaren fylla i det innan en ansökan kan skickas in.

Valfritt fält

Om ett fält är valfritt kan användaren lämna det tomt.

Villkorstexter

Villkorstexterna visas för den sökande i samband med ansökan.

Användaren måste acceptera villkoren innan ansökan kan skickas in.

Resultatet

För superanvändare

När formuläret har sparats visas de valda standardfälten och de tillagda anpassade fälten i anmälningsformuläret.

Formuläret kan redigeras när som helst om fält behöver läggas till, tas bort eller ändras.

Om flera formulär används kan olika ämnen eller kurser använda olika formulär.

För vårdnadshavare och elever

När en vårdnadshavare eller elev genomför en ansökan visas de valda fälten och eventuella villkorstexter.

Svaren sparas automatiskt och blir tillgängliga på elevkort och vårdnadshavarkort utan ytterligare manuell hantering.

Saker att vara uppmärksam på

• Anpassade fält måste vara skapade innan de kan läggas till i formuläret.
• Endast anpassade fält som är skapade för den aktuella resurstypen visas i listan.
• Kom ihåg att klicka på "Spara" efter att du har gjort ändringar.
• Om ett fält är markerat som obligatoriskt kan användaren inte slutföra sin ansökan förrän fältet har fyllts i.
• Om du skapar flera formulär behöver rätt formulär kopplas till rätt ämne eller kurs.
• Kontrollera gärna formuläret efter ändringar för att säkerställa att rätt frågor visas för användarna.