Vad innebär funktionen?
Att avsluta en kurs för en elev innebär att eleven inte längre upptar en plats i kursen från och med ett angivet datum. Efter det datumet kommer kursen inte längre att synas under “Kurser” på elevkortet. Bockar man ur rutan “Aktiv” under “Kurser” på elevkortet så kan man se att eleven varit registrerad på kursen tidigare.
Varför ska jag använda funktionen?
När en elev inte längre ska gå kvar måste kursen avslutas på elevkortet. Annars kommer eleven att fortsätta uppta en plats och vårdnadshavare/myndig elev kommer att fortsätta att faktureras för kursen.
Hur går det till att avsluta en kurs för en elev?
- Det bästa sättet är att vårdnadshavaren loggar in i SpeedAdmin och använder funktionen “Avluta kurs” genom att logga in på Play! Superanvändaren godkänner sedan vårdnadshavarens begäran.
- Superanvändaren har även möjlighet att avsluta en kurs direkt från elevkortet, utan att det kommit in någon begäran om att avsluta kursen.
För att vårdnadshavare ska kunna skicka in en begäran om att avsluta kurs måste funktionen “Avsluta kurs” vara aktiverad under “Inställningar - Katalog – Avsluta kurs”. Se guiden "Avsluta kurs - Hur vårdnadshavare får tillgång till funktionen”.
Sedan går det till så här:
Steg 1: Vårdnadshavaren skickar in en begäran om att avsluta kurs
- Vårdnadshavaren loggar in i SpeedAdmin och gör följande:
- Letar upp rätt kurs på startsidan
- Klickar på “Alternativ”
Klickar på “Avsluta kurs”
I rutan som dyker upp fyller vårdnadshavaren i uppgifterna och klickar på “Spara”.
- Begäran om att avsluta kurs är nu inskickad.
- Vårdnadshavaren får ett automatiskt mail om att begäran är mottagen (du kan se innehållet i mallen “Bekräftelse på vårdnadshavarens/elevens begäran om att avsluta kurs” under “Inställningar -> Kommunikation -> E-post och sms-mallar")
Eleven är ännu inte avregistrerad från kursen. Det sker först när superanvändaren hanterar vårdnadshavarens begäran och avslutar kursen på elevens profilkort
Steg 2: Hantera begäran om att avsluta kurs
Nu är det dags för superanvändaren att administrera begäran. Så här går det till:
- På startsidan, klicka på “Begäran om att avsluta kurs”
- Markera de(n) elev(er) du vill hantera
- Klicka på “Avsluta kurs”
Steg 3: Hantera avgift för kursen (vid behov)
Att en kurs avslutas betyder inte att avgiften för kursen tas bort.
Superanvändaren behöver därför justera avgiften manuellt om:
- Eleven slutar under en pågående debiteringsperiod
- Fakturorna för perioden ännu inte har gått ut
- Eleven inte ska betala för kursen
För att justera avgiften, se guiden “Justera avgift för en elevs kurs”
Om vårdnadshavaren inte kan skicka in en begäran om att avsluta kurs eller superanvändaren av andra anledningar behöver avsluta kursen manuellt går det till så här:
Steg 1: Gå till elevkortet för att avsluta en kurs
- Gå in på elevkortet och klicka på de tre prickarna vid den kurs som eleven ska sluta på
- Klicka på “Avsluta kurs"
Steg 2: Fyll i uppgifter
- Välj orsak till att eleven slutar
- Välj sista undervisningsdag i rullgardinslisten
- Välj om du vill att det ska gå ut ett automatiskt bekräftelsemail till betalaren (du kan se innehållet i mallen “Bekräftelse när avslut av kurs har genomförts av superanvändare/admin” under “Inställningar -> Kommunikation -> E-post och sms-mallar")
- Välj om det ska gå ut ett automatiskt bekräftelsemail till lärare (du kan se innehållet i mallen “Meddelande till lärare om att elev har slutat” under “Inställningar -> Kommunikation - E-post- och sms-mallar")
- Klicka på “Spara”
Steg 3: Välj vad som ska hända med tom bokning (vid behov)
- Om det inte finns några elever kvar i bokningen (kursen) efter att du avregistrerat eleven dyker följande ruta upp:
- Välj om du vill att bokningen ska ligga kvar i lärarens schema så att den kan fyllas med en ny elev eller om du vill ta bort bokningen från lärarens schema.
Vad händer om jag väljer Ta bort” istället för “Avsluta kurs"?
Om du väljer “Ta bort” så händer följande:
- Kursen tas bort helt och hållet och går inte att hitta ens genom att bocka ur rutan “Aktiva” under “Kurser” på elevkortet
- Kursen (elevens deltagande) försvinner från listor och statistik
- Avgiften försvinner och kan inte spåras i systemet förutom i redan skickade faktureringsunderlag
- Denna handling kan inte ångras och informationen som tagits bort kan inte återskapas