Vad innebär funktionen?
Genom inställningar och automatiska mailutskick kan du uppmana vårdnadshavare att gå in och bekräfta sina ansökningar med jämna mellanrum. Du har sedan möjlighet att rensa bort ansökningar som inte bekräftats.
Varför ska jag använda funktionen?
För att se till att väntelistan är aktuell.
Hur får jag tillgång till funktionen?
Kontakta SpeedAdmin support och be om att få tillgång till funktionen ”Bekräfta plats på väntelistan”. (Feature: F_WAITINGLIST_REREGISTRATION)
När funktionen är igång dyker det upp en flik som heter ”Bekräfta plats på väntelistan” under ”Inställningar -> Kurskatalog -> Väntelista”.
Hur går det till att använda funktionen?
Steg 1: Ställ in tidsintervall
Klicka på fliken ”Bekräfta plats på väntelistan”. Här kan du ställa in hur ofta varje ansökan ska bekräftas, till exempel var 180:e dag eller var 365:e dag.
Steg 2: Skapa påminnelse
- Klicka på ”+ Lägg till” för att ställa in automatisk en påminnelse till vårdnadshavare om att bekräfta elevens ansökningar.
- Ge påminnelsen ett namn
- Ställ in hur många dagar innan deadline påminnelsen ska skickas ut
- Välj vilken mailmall som ska användas för påminnelsen
- Klicka på ”Lägg till”
Denna symbol tar dig till ”E-post- och sms-mallar” där du kan skapa, redigera eller välja en mall.
Steg 3: Sätt ett fast datum för bekräftelse (valfritt)
Som ett komplement till att ställa in ett intervall för bekräftelse av plats på väntelistan har du möjlighet att ange ett fast datum för bekräftelse. Det kan du göra om du vill att alla som står på väntelistan ska bekräfta sina platser vid ett specifikt datum.
Gör så här:
Klicka på knappen ”Fast datum för bekräftelse”.
- I rutan som kommer upp anger du inom hur många dagar från dagens datum som bekräftelsen ska vara gjord. Under rullgardinen kan du se vilken fast deadline vårdnadshavarna senast hade för att bekräfta plats på väntelistan (Senast satt deadline) och vilken som blir deras nya deadline för bekräftelse (Bekräfta senast den).
- Klicka på ”Spara”.
Det går inte ut något automatiskt meddelande till vårdnadshavarna när du sätter ett fast datum för bekräftelse men en banner visas i vårdnadshavarvyn.
Steg 3: Vårdnadshavaren bekräftar
Vårdnadshavare som har ansökningar att bekräfta kommer att se en banner med texten ”Klicka här för att bekräfta kursplats eller plats på väntelista” på sin startsida.
När vårdnadshavaren klickar på bannern dyker det upp en ruta med möjlighet till ett val för varje ansökan. Under rubriken ”Bekräfta senast” kan man se när varje val ska vara gjort.
- Om eleven blir för gammal för den sökta kursen under innevarande kalenderår kommer det upp ett meddelande om att platsen inte går att bekräfta.
- Om den sökta kursen har ett slutdatum kommer det upp ett meddelande om att platsen inte går att bekräfta.
- Om funktionen för ”Bekräfta kursplats (återanmälan)” är påslagen visas både aktiva platser på väntelistan och aktiva ämnen i rutan.
Steg 4: Hantera obekräftade ansökningar
Som superanvändare kan du klicka på ”Väntelista” i menyraden och sedan på ”Bekräfta plats på väntelistan” för att se vilka ansökningar som ännu inte har bekräftats.
Du kan se vilket datum bekräftelsen senast ska vara gjord och du har möjlighet att hantera ansökningar som inte har bekräftats i tid.
- Sortera på ”Överskriden”
- Markera alla
- Om det finns fler än 25 rader att markera dyker det upp en blå banner upptill på sidan där du kan klicka på ”Markera samtliga XXXX rader”
- Välj om du vill bekräfta ansökningarna åt eleverna eller ta bort eleverna från väntelistan
Ansökningar som tas bort på det här viset inaktiveras.
Det går att se i loggen på elevkortet att ansökningarna tagits bort.
Det går att aktivera en ansökan på nytt genom att bocka ur kryssrutan ”Aktiv” under ”Väntelista” på elevkortet, klicka på de tre prickarna längst till höger på raden och välja ”Återställ ansökan”.