In SpeedAdmin gibt es Möglichkeiten Instrumente zu registrieren, diese an Schüler zu vermieten und die Gebühr und den den Mietvertrag automatisch zu erstellen. Auch einen Antrag auf die miete eines Instruments kann in der Online Anmeldung hinzugefügt werden.
Auch wie Sie ein Mietinstrument einem Schüler zuteilen werden wir in dieser Anleitung durchgehen.
Mietinstrumente in SpeedAdmin registrieren
Es ist wahrscheinlich das Sie durch den Import aus Ihrer bereits bestehenden Software Ihren bestand von Instrumenten in SpeedAdmin importiert haben. Sollten Sie keine Instrumente registriert haben oder Sie möchten ein neues Instrument registrieren wird dies wie folgt getan.
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Wählen Sie in der Menüleiste ->Suchen -> Instrument -> Neues Instrument
- In der Datenkarte füllen Sie alle relevanten Felder für das Instrument aus.
- Schließen Sie mit "Erstellen" die Registrierung des Instruments ab.
Nun ist das Instrument in der Datenbank registriert und kann an im System registrierte Schüler vermietet werden. Bevor ein Instrument einem Schüler zugeteilt wird empfehlen wir Ihnen dafür zu sorgen das:
- Eventuelle Gebühren für Instrumente eingerichtet sind
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Ein Mietvertrag eingerichtet ist
Instrumentengebühr einrichten
Um die Gebühren die für die Instrumente erhoben werden zu registrieren haben wir die Anleitung Gebühren & Fälligkeiten erstellen.
Haben Sie eine oder mehrere Gebühren für Instrumente bereits erstellt müssen diese pro Instrumententyp zugeteilt werden.
- Wählen Sie in der Menüleiste Grundeinstellung -> Instrumenten - Einstellungen
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Im folgenden Menü kann eine Gebühr für alle Instrumente (Instrumententypen) angegeben werden oder pro Instrumententyp.
Der Instrumententyp wird für jedes Instrument auf der Datenkarte angegeben. Sollten die gewünschten Instrumententypen nicht registriert sein können diese in diesem Menü registriert werden und eine Gebühr hinzufügen.
Mietvertrag einrichten
Um einen Mietvertrag automatisch in SpeedAdmin zu erstellen muss dieser unter Grundeinstellungen -> Einstellungen -> Mietvertrag & Raum Stundenplan eingerichtet werden.
Hier muss eine Word (Dateiformat) Schablone mit Datenfeldern hochgeladen werden. Im Anhang dieses Artikels haben wir ein Beispiel zu einem Mietvertrag beigefügt (Ende des Artikels).
Die zur Verfügung stehenden Datenfelder sorgen dafür das Informationen automatisch in den für den Schüler und dem Instrument spezifisch mit Daten ausgefüllt wird. Kombinieren Sie den Text Code (z.B. <Name>) der Datenfelder mit Ihrem eigenen Text so wie Graphische Elemente in der Schablone einfügen. Laden Sie Ihre Word Schablone in der Sektion Instrumenten-Mietvertrag hoch.
Antrag auf Mietinstrument in der Online-Anmeldung einrichten
Um einen Antrag in der Online Anmeldung einzurichten müssen sie erst die Funktion in Grundeinstellungen -> Anmeldungs- und Wiederanmeldungseinstellungen -> Instrumentenvermietung aktivieren.
- Setzen Sie unter "Antrag auf Mietinstrument" den Schalter auf "Ja".
- Richten Sie Felder ein die die für den Instrumenten Antrag relevant sind ein. Sie haben die Möglichkeit verschieden arten von Feldtypen zu wählen und auch ob das Feld ein Pflichtfeld ist.
- Im Anmeldungs-Feldsatz bestimmen Sie welche Persönlichen Informationen bei der Instrumentenmiete erforderlich sind.
Ist die Funktion aktiviert müssen Sie jetzt noch die Funktion Graphisch in Ihrer Anmeldung darstellen.
Einrichtung des Antrages auf der Startseite der Online-Anmeldung
Um den Antrag auf der Startseite der Online Anmeldung zu platzieren navigieren Sie zu Grundeinstellungen -> Anmeldungs- und Wiederanmeldungseinstellungen -> Generelle Einstellungen -> "Testlink für die Anmeldung"
Wird das Link angeklickt öffnet sich die Online-Anmeldung und kann wenn Sie Supernutzer sind bearbeitet werden.
Hier haben Sie die Möglichkeit den Antrag in einer der 3 Spotzonen einzurichten (A, B & C). Wir empfehlen die Spotzone B da beim Navigieren in der Anmeldung in Untermenüs diese Zone bestehen bleibt.
Wählen Sie "Neue hinzufügen".
Im folgenden Menü (Unten) wählen Sie:
- Spot typ - Instrumentenvermietung.
- Farbschema - Die von Ihnen gewünschte Farbe.
- Spot Überschrift - Die von Ihnen gewünschte Überschrift z.B. "Antrag auf Instrumentenmiete".
- Spot Text - Wünschen Sie noch weiteren Text wie z.B. "Hiermit können Sie einen Antrag für die Miete eines Instruments zu Ihrer Anmeldung hinzufügen".
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Mit Speichern wird die Funktion in der Online-Anmeldung hinzugefügt.
Antrag bearbeiten und Instrument zuteilen
Wurde eine Anmeldung mit einem Antrag auf Instrumentenmiete Online durchgeführt werden Sie im Augabenmenü eine Angabe zur Anzahl der Anträge sehen.
Wenn sie den Menüpunkt "Instrumentenvermietung" wählen können Sie die Anträge bearbeiten.
- Filtern Sie mit dem "Status" ob Sie neue Anträge oder bereits bearbeitete Anträge sehen möchten (Verliehen, Warteliste oder Abgelehnt)
- Wenn neue Anträge gemacht werden sehen Sie in einer Liste alle Antragsteller und können die Details des Antrages einsehen in dem Sie das links vom Namen das Pfeil Icon wählen. Hier sehen Sie die Angegebenen Daten des Antragsstellers einsehen.
- Sie können auch zwecks Bearbeitung von mehreren Supernutzern oder zum späteren bearbeiten Kommentare zum Antrag speichern.
- Um die Bearbeitung des Antrages abzuschließen und dem Schüler ein Instrument aus der Datenbank zuzuteilen setzen Sie den Status für den Antrag auf "Verliehen".
Wird der Status des Antrags auf "Verliehen" gesetzt können Sie im darauf folgendem Fenster dem Schüler ein Instrument zuteilen. Um die Zuteilung durchzuführen schließen Sie mit Speichern ab.
Das Instrument ist nun auf der Datenkarte des Schülers im Reiter "Ausgeliehene Instrumente" registriert.
Mietvertrag per E-Mail an Erziehungsberechtigten versenden
Ist die Schablone für den Instrumentenmietvertrag eingerichtet und ein Instrument dem Schüler zugeteilt ist es möglich von der Datenkarte des Schülers im Reiter "Ausgeliehene Instrumente" den Mietvertrag in PDF Format aufzurufen oder direkt als Anhang in einer E-Mail and den Erziehungsberechtigten schicken.
Das System wird mit Hilfe der in der Schablone enthaltenen Datenfelder Informationen zum Schüler und dem Instrument automatisch ausfüllen. So kann die Erstellung eines Vertrages vereinfacht werden.
- Sie haben die Möglichkeit den Vertrag anzusehen (Herunterladen) und diesen eventuell zu drucken.
- Oder Sie können den Vertrag direkt per Knopfdruck durch SpeedAdmin per E-Mail versenden.
Der Vertrag wird mit den Daten des Mieters und des Instruments schon ausgefüllt als Anhang im Nachrichtenfenster hinzugefügt. Haben Sie eine passende E-Mail Vorlage für den Versand vom Mietverträgen in SpeedAdmin eingerichtet kann das versenden im Handumdrehen erledigt sein.