Was bedeutet automatisches Mahnwesen?
Das automatische Mahnwesen ist eine Funktion, die Zahler:innen mit offenen Beträgen automatisch überwacht und ihnen Erinnerungen schickt – basierend auf von dir festgelegten, anpassbaren Schritten.
Warum solltest du das automatische Mahnwesen nutzen?
- Alle Nutzer:innen mit offenen Zahlungen werden in einem einzigen Menü gesammelt, sodass du den Überblick behältst.
- Du kannst mehrere Mahnstufen erstellen, die zeitlich versetzt und mit individuellen E-Mail-Vorlagen automatisch verschickt werden.
So richtest du das automatische Mahnwesen ein
Schritt 1: E-Mail-Vorlagen anlegen
Bevor du starten kannst, musst du die E-Mail-Vorlagen erstellen, die das System später für die Mahnstufen nutzt.
- Öffne Grundeinstellungen → Kommunikation → Vorlagen für E-Mails und SMS
- Wechsle zum Reiter Gemeinsame und klicke auf Neue erstellen, um den Nachrichteneditor zu öffnen.
- Gib der Vorlage einen Namen und schreibe den Text, der für diese Mahnstufe verwendet werden soll.
- Füge passende Platzhalter (Datenfelder) ein, damit die E-Mail automatisch die relevanten Daten der Zahler:innen enthält.
- Wiederhole diesen Vorgang für jede Mahnstufe, die du später einrichten möchtest.
Schritt 2: Mahnstufen konfigurieren
- Gehe zu Grundeinstellungen → Rechnungsstellung → Konfiguration des Mahnverfahrens.
- Klicke auf Mahnstufe hinzufügen, um die erste Mahnstufe einzurichten.
- Benenne die Mahnstufe, lege fest, nach wie vielen Tagen über Fälligkeit die Erinnerung versendet werden soll, und wähle die passende E-Mail-Vorlage aus.
- Klicke auf Erstellen, um die Mahnstufe zu speichern.
Hinweis:
Du kannst auch Erinnerungen einrichten, die vor Fälligkeit der Rechnung versendet werden.
- Wiederhole diesen Vorgang, bis du alle benötigten Mahnstufen erstellt hast.
Schritt 3: Automatisches Mahnwesen aktivieren
Sobald alle Mahnstufen eingerichtet sind:
- Klicke im Bereich Automatisches Mahnwesen Einstellungen auf Ja, um das automatische Versenden der Mahnungen zu aktivieren.
Das System beginnt nun selbstständig damit, Zahler:innen entsprechend der von dir definierten Schritte zu kontaktieren. Wenn die Aktivierung auf Nein ist, müssen die Zahler:innen manuell hochgestuft werden.
Fertig!
Du hast das automatische Mahnwesen erfolgreich eingerichtet.
Ab jetzt erinnert das System zuverlässig und rechtzeitig an offene Zahlungen – vollautomatisch und nach deinen Vorgaben.