Was: Mit „Schüler:innen importieren“ legst du viele Schüler:innen auf einmal in SpeedAdmin an, statt jede:n einzeln zu erfassen. Du fügst die Daten in eine Tabelle ein, z. B. per Kopieren aus Excel. Pro Zeile wird ein:e Schüler:in angelegt, optional mit einer erziehungsberechtigten Person, und direkt einem bestehenden Termin zugeteilt.
Warum: Der Import spart viel Zeit, wenn du eine größere Gruppe von Schüler:innen auf einmal aufnehmen musst, z. B. eine Kooperationsklasse oder eine Gruppe aus einem Schulprojekt. Alle Daten werden vor dem Import geprüft, sodass keine unvollständigen oder fehlerhaften Datensätze entstehen.
Wie: Bereite deine Daten in der richtigen Spaltenreihenfolge vor, füge sie in die Import-Tabelle ein, lass sie prüfen und starte anschließend den Import.
Voraussetzungen:
- Die Funktion muss vom SpeedAdmin Support für deine Schule aktiviert werden (F_IMPORT_STUDENT). Wende dich dazu an den SpeedAdmin Support.
- Du benötigst das Recht „Persönliche Daten des Schülers bearbeiten“ (R_STUDENT_WRITE_PERSONAL_DETAILS). Die Funktion ist für SuperUser gedacht. Lehrkräfte, Schüler:innen und Erziehungsberechtigte sehen sie nicht.
- Um das Import-Protokoll einsehen zu können, benötigst du zusätzlich das Recht R_SYSTEM_AUDIT_LOGS.
Schritt 1: Daten vorbereiten
Bevor du importierst, prüfe Folgendes:
- Die Termine, denen die Schüler:innen zugeteilt werden sollen, existieren bereits. Der Import legt keine neuen Termine an.
- Es handelt sich um Einzel- oder Ensembletermine, die am oder nach dem gewünschten Startdatum noch Unterrichtseinheiten haben.
- Die Schulen, die du in der Spalte „Schulangabe“ einträgst, sind in SpeedAdmin angelegt.
- Die Postleitzahlen, die du verwendest, sind in SpeedAdmin bereits vorhanden.
Lege deine Daten am besten in Excel an. Die Spalten müssen in genau dieser Reihenfolge stehen, damit du sie anschließend direkt einfügen kannst. Pflichtfelder sind in der Import-Tabelle mit einem * gekennzeichnet.
| Spalte | Pflicht | Inhalt |
|---|---|---|
| StudentMasterResourceID | Nein | Nur ausfüllen, wenn die Person bereits als Schüler:in in SpeedAdmin existiert. Leer lassen für neue Schüler:innen. |
| Vorname | Ja | Vorname der Schülerin bzw. des Schülers |
| Nachname | Ja | Nachname der Schülerin bzw. des Schülers |
| Geburtsdatum | Ja | Gültiges Datum |
| Geschlecht | Ja | male, female, nonbinary oder notspecified |
| Schulangabe | Ja | SpeedAdmin-ID der allgemeinbildenden Schule, die die Schülerin bzw. der Schüler besucht |
| Notfallkontakt | Ja | Telefonnummer für Notfälle |
| Schüler:in erhält Ermäßigung (Ja/Nein) | Ja | TRUE oder FALSE |
| SEND | Ja | Sonderpädagogischer Förderbedarf: TRUE oder FALSE |
| Termin-ID | Ja | ID des Termins, dem die Schülerin bzw. der Schüler zugeteilt wird |
| Terminstartdatum | Ja | Datum, ab dem die Schülerin bzw. der Schüler am Termin teilnimmt |
| UPN | Nein | Eindeutige Schüler:innen-Nummer, falls vorhanden |
| Adresse, PLZ, E-Mail, Telefon | Nein | Kontaktdaten der Schülerin bzw. des Schülers |
| Vorname (Erz.), Nachname (Erz.), E-Mail (Erz.) | Nein* | Daten der erziehungsberechtigten Person |
| Adresse (Erz.), PLZ (Erz.), Telefon (Erz.) | Nein | Weitere Kontaktdaten der erziehungsberechtigten Person |
*Sobald du eines der Felder „Vorname (Erz.)“, „Nachname (Erz.)“ oder „E-Mail (Erz.)“ ausfüllst, werden alle drei zu Pflichtfeldern.
Schritt 2: Daten einfügen
- Klicke im Menü auf „Schüler:innen“.
- Klicke in der Übersicht auf „Schüler:innen importieren“.
- Kopiere deine Daten aus Excel (ohne Überschriftenzeile) und füge sie ab der ersten Zeile in die Tabelle ein.
Schritt 3: Daten prüfen und importieren
- Klicke auf „Bestätigen und ausführen“.
- Sind Daten fehlerhaft, werden die betroffenen Zellen markiert und eine Fehlermeldung zeigt, was korrigiert werden muss. Korrigiere die markierten Zellen und klicke erneut auf „Bestätigen und ausführen“.
- Sind alle Daten korrekt, öffnet sich ein Bestätigungsdialog. Wähle unter „Zahler“ aus, wer für die Zuteilungen zahlt: die Schule oder die Erziehungsberechtigten. (Erziehungsberechtigter funktioniert nur in der Auswahl, wenn die Felder in der Datei ausgefüllt sind).
- Klicke auf „Importieren“.
Nach einem erfolgreichen Import erscheint eine Bestätigung, und in der Tabelle wird die Spalte „Status“ eingeblendet. Sie zeigt für jede Zeile, ob die Schülerin bzw. der Schüler dem Termin zugeteilt wurde.
Wichtig zur Zahlerauswahl: Die Auswahl gilt für alle Zeilen des Imports.
- Schule: Die Schule des Termins wird für alle importierten Schüler:innen als Zahler eingetragen, auch wenn in der Zeile eine erziehungsberechtigte Person angegeben ist.
- Erziehungsberechtigte: SpeedAdmin ermittelt den Zahler für jede Schülerin bzw. jeden Schüler einzeln, so wie bei einer normalen Zuteilung. Hat die Person schon eine frühere Anmeldung, eine Instrumentenausleihe oder einen Wartelistenplatz, wird der Zahler von dort übernommen. Sonst wird die verknüpfte erziehungsberechtigte Person verwendet. Kann für auch nur eine Schülerin bzw. einen Schüler kein Zahler gefunden werden, schlägt der gesamte Import fehl.
Schritt 4: Import-Log einsehen (optional)
- Klicke in der Import-Tabelle auf „Log anzeigen“.
- Im Protokoll siehst du, welche Schüler:innen neu angelegt und welche bestehenden Schüler:innen einem Termin zugeteilt wurden.
Gut zu wissen:
- Alles oder nichts: Enthält auch nur eine Zeile einen Fehler, wird keine einzige Zeile importiert. Korrigiere alle markierten Zellen und starte den Import erneut.
- Bestehende Schüler:innen werden nicht geändert: Wenn du eine StudentMasterResourceID angibst, werden Name, Adresse, E-Mail usw. aus der Zeile ignoriert. Die Person wird nur dem Termin zugeteilt und ggf. mit der erziehungsberechtigten Person verknüpft.
- Erziehungsberechtigte werden über die E-Mail-Adresse erkannt: Existiert bereits eine erziehungsberechtigte Person mit dieser E-Mail-Adresse, wird sie verknüpft statt neu angelegt. Ohne E-Mail-Adresse wird immer eine neue Person angelegt.
- Leere Zeilen werden beim Import ignoriert.
Häufig gestellte Fragen
Ich bekomme die Meldung „Existiert bereits“. Was bedeutet das?
In SpeedAdmin gibt es bereits eine Schülerin bzw. einen Schüler mit demselben Vor- und Nachnamen, Geburtsdatum und Notfallkontakt. Trage die Schüler:in-ID der bestehenden Person in die erste Spalte ein, damit sie zugeteilt statt doppelt angelegt wird.
Ich bekomme die Meldung „Ungültiges Startdatum“. Was bedeutet das?
Der Termin hat am oder nach dem angegebenen Startdatum keine Unterrichtseinheiten mehr. Prüfe das Datum oder den Termin.
Ab wann nimmt die Schülerin bzw. der Schüler am Termin teil?
Ab der ersten Unterrichtseinheit am oder nach dem Terminstartdatum, und für alle folgenden Unterrichtseinheiten.
Kann ich mit dem Import Daten bestehender Schüler:innen aktualisieren?
Nein. Der Import legt nur neue Schüler:innen an oder teilt bestehende einem Termin zu. Änderungen an bestehenden Daten nimmst du direkt im Profil der Schülerin bzw. des Schülers vor.