Was sind Anwesenheitsgründe?
Anwesenheitsgründe sind vordefinierte Erklärungen, die verwendet werden, wenn die Abwesenheit, Verspätung oder eine andere nicht standardmäßige Anwesenheit eines/einer Schüler:in erfasst wird.
Sie helfen dabei, eindeutig zu dokumentieren, warum ein/e Schüler:in vom üblichen Stundenplan abweicht.
Sie helfen dabei, eindeutig zu dokumentieren, warum ein/e Schüler:in vom üblichen Stundenplan abweicht.
Warum solltest du Anwesenheitsgründe verwenden?
Die Verwendung klar definierter Anwesenheitsgründe sorgt für konsistente Einträge durch das Personal und unterstützt eine präzise Auswertung und Berichterstattung.
Außerdem tragen sie zur Ordnung, zur Einhaltung von Vorschriften und zur Erkennung von Mustern bei, die möglicherweise Aufmerksamkeit erfordern.
Außerdem tragen sie zur Ordnung, zur Einhaltung von Vorschriften und zur Erkennung von Mustern bei, die möglicherweise Aufmerksamkeit erfordern.
So erstellst du Anwesenheitsgründe
Schritt 1: Zu den Anwesenheitsgründen navigieren
Öffne Grundeinstellungen - Termine - Anwesenheitsstatus und klicke auf "Erstellen".
Schritt 2: Anwesenheitsgrund erstellen
Gib die folgenden Informationen ein:
- Grund
Die Bezeichnung des Anwesenheitsgrundes. (Einsehbar von alle Nutzer:innen im System) - Reihenfolge
Bestimmt, an welcher Position im Dropdown der Grund angezeigt wird. - Farbe
Die Farbe, mit der der Anwesenheitsgrund angezeigt wird. - Anwesend
Aktiviere dieses Kontrollkästchen, wenn der Anwesenheitsgrund bedeutet, dass der/die Schüler:in für den Termin als anwesend gilt. - Kritisch (für kritische Nichtanwesenheit)
Aktiviere dieses Kontrollkästchen, wenn der/die Schüler:in nicht anwesend war und es sich um einen kritischen Grund handelt.
In diesem Fall erhalten die Erziehungsberechtigten innerhalb kurzer Zeit eine automatisierte Nachricht, dass der/die Schüler:in nicht am Unterricht teilgenommen hat.
Automatisierte Nachricht
Die Vorlage für die automatisierte Nachricht, die Erziehungsberechtigte bei kritischer Nichtanwesenheit erhalten, kann in den Grundeinstellungen bearbeitet werden.
Gehe dazu zu Grundeinstellungen - Kommunikation - Vorlagen für E-Mails und SMS - "Automatisierte".
Hier kann die Vorlage " Information an den Erziehungsberechtigten: Benachrichtigung über unentschuldigte Abwesenheit vom Unterricht" bearbeitet werden.
Nach Abschluss sehen die Anwesenheitsgründe etwa wie unten aus: