Hvad gør denne funktion?
Du har mulighed for at sende et bookingtilbud til værgen. Eleven får dermed foreløbigt en plads på undervisningstilbuddet, indtil værgen takker ja eller nej.
Hvorfor skal jeg bruge denne funktion?
Du kan bruge funktionen til at sende forslag til tider til nye elever. Du vælger selv, hvor lang tid værgen har til at svare på tilbuddet.
Hvordan bruger jeg funktionen?
Start med at gennemgå teksten i skabelonerne til de automatiske e-mailudsendelser.
Under "Indstillinger -> Kommunikation -> E-mail og SMS skabeloner -> SpeedAdmin skabeloner" finder du seks skabeloner til automatiske udsendelser i de forskellige dele af processen.
Trin 1: Send bookingtilbud
- Træk eleven ind i skemaet via fanen "Læg skema", eller tilføj eleven inde fra en booking
- Du får nu en boks frem, hvor du vælger "Booking med værge bekræftelse"
- Angiv, hvilken dato værgen senest skal have takket ja eller nej til tilbuddet
- Hvis eleven står på venteliste til flere undervisningstilbud inden for samme fag, kommer der en boks frem, hvor du kan vælge at fjerne alle andre ansøgninger til faget, som ikke er tildelt en lærer
Når du klikker på "Gem", sendes der automatisk en besked til værgen med instruktioner om at logge ind i SpeedAdmin og takke ja eller nej til tilbuddet.
Klikker du på bookingen i lærerens skema, kan du se, at der er elev(er), som er tilbudt en plads på bookingen.
Trin 2: Værgen svarer
Værgen logger ind i SpeedAdmin og klikker på banneret.
- Nu kommer der en boks frem, hvor værgen skal foretage et valg
- Den røde tekst viser, hvornår værgen senest skal have foretaget sit valg
- Der sendes automatisk en e-mail til både værge og lærer, alt efter om værgen har takket ja eller nej til tilbuddet
Hvis værgen takker ja:
- Får eleven med det samme en plads på undervisningstilbuddet
Hvis værgen takker nej:
- Skal værgen angive, om de vil beholde pladsen på ventelisten eller ikke
- Uanset om værgen vælger at beholde pladsen på ventelisten eller ikke, genoprettes de øvrige ventelistepladser, som blev fjernet i trin 1
Hvis værgen ikke foretager noget valg inden fristen:
- sendes der automatisk en besked om, at tilbuddet ikke længere er tilgængeligt
- elevens navn forsvinder fra undervisningstilbuddet, og læreren kan tilbyde pladsen til en anden
- pladsen på ventelisten inaktiveres
- de øvrige ventelistepladser, som blev fjernet i trin 1, genoprettes
Håndter bookingtilbud i oversigten
Under fanen "Planlægning" finder du en oversigt over alle bookingtilbud.
Her kan du se, hvilke elever der har fået sendt et tilbud, hvem der har accepteret tilbuddet, og hvem der har takket nej. Du kan også se tilbud, der er udløbet.
Fra oversigten kan du håndtere flere elever på én gang ved at markere de aktuelle elever og vælge en handling.
Du kan vælge at:
- Afvise tilbuddet på elevens vegne.
- Lade tilbuddet udløbe nu, hvilket betyder, at eleven ikke får pladsen.
- Forlænge fristen ved at angive en ny sidste svardato.
Vær opmærksom på
- Undervisningstilbud, der er publiceret til direkte tilmelding, ligger fortsat i tilmeldingen og kan stadig tilmeldes, selvom der er sendt bookingtilbud ud.
- Hvis det ikke skal være muligt at tilmelde sig undervisningstilbuddet direkte i svarperioden, skal du fjerne publiceringen af undervisningstilbuddet, inden bookingtilbuddet sendes ud.
At huske på
- Undervisningstilbud, der er publiceret til direkte tilmelding, ligger fortsat i tilmeldingen og kan stadig tilmeldes, selvom der er sendt bookingtilbud ud.
- Hvis det ikke skal være muligt at tilmelde sig undervisningstilbuddet direkte i svarperioden, skal du fjerne publiceringen af undervisningstilbuddet, inden bookingtilbuddet sendes ud.