Hvad betyder funktionen?
At udmelde en elev fra et fag betyder, at eleven ikke længere har en plads på faget pr. en angivet dato. Efter denne dato vil faget ikke længere fremgå under “Aktiviteter” på elevkortet. Hvis du fjerner markeringen i “Aktiv” under “Aktiviteter” på elevkortet, kan du se, at eleven tidligere har været tilmeldt faget.
Hvorfor skulle jeg bruge denne funktion?
Når en elev ikke længere skal gå på et fag, skal eleven udmeldes fra faget. Ellers vil eleven fortsat have en plads på faget, og værgen/voksenelev vil fortsat blive faktureret for faget.
Hvordan udmelder jeg en elev fra et fag?
- Den bedste måde er, at værgen logger ind på SpeedAdmin og anmoder om udmeldelse. Superbrugeren godkender derefter værgens anmodning.
- Superbrugeren har også mulighed for at udmelde eleven direkte fra elevkortet uden nogen anmodning om udmelding.
Mulighed 1: Anmodning om udmeld
For at værger kan indsende en anmodning om udmelding, skal funktionen “Tillad udmeldelse” aktiveres under “Indstillinger - Tilmelding - Udmeldelsesinformation”. Se guiden “Tillad værger at anmode om udmeldelse”.
Det vil se sådan her ud:
Trin 1: Værgen indsender en anmodning om udmelding
- Værgen logger ind på SpeedAdmin og gør følgende:
- Finder det rigtige fag på startsiden
- Klikker på “Muligheder”
- Klikker på “Udmeld”
- I den boks, der vises, udfylder værgen oplysningerne og klikker på Gem.
- Anmodningen om udmelding er nu indsendt.
- Værgen vil modtage en automatisk e-mail om, at anmodningen er modtaget (du kan se indholdet af skabelonen “Bekræftelse af anmodning om udmeldelse” under Indstillinger -> Kommunikation -> E-mail og SMS-skabeloner)
- Eleven er endnu ikke blevet udmeldt fra faget. Dette sker først, når superbrugeren håndterer værgens anmodning og udmelder eleven.
Trin 2: Håndter udmeldelsesanmodningen
Nu er det tid til, at superbrugeren håndterer udmeldingen. Sådan fungerer det:
- På forsiden klikker du på "Nye anmodninger om udmeldelse”
- Vælg den eller de elever, du vil administrere
- Klik på “Udmeld”
Trin 3: Håndter taksten for faget (hvis nødvendigt)
Det faktum, at eleven er udmeldt fra et fag, betyder ikke, at taksten for faget fjernes. Superbrugeren skal derfor manuelt justere taksten for eleven, hvis:
- Eleven bliver udmeldt i en igangværende faktureringsperiode
- Fakturaer for perioden er endnu ikke betalt
- Eleven behøver ikke betale for faget
For at justere taksten for den elev, se guiden “Juster takst for elev.”
Mulighed 2: Udmeld elev fra elevkortet
Hvis værgen ikke kan indsende en anmodning om udmelding, eller superbrugeren manuelt må udmelde eleven af andre grunde, gør du følgende:
Trin 1: Gå til elevkortet for at udmelde eleven
- Gå til elevkortet og klik på de tre prikker ved siden af det fag, som eleven skal udmeldes fra
- Klik på “Udmeld”
Trin 2: Udfyld oplysningerne om udmeldingen
- Vælg årsagen til udmelding
- Vælg den sidste undervisningsdag fra rullemenuen
- Vælg, om du vil have en automatisk bekræftelsesmail sendt til betaler (du kan se indholdet af skabelonbekræftelsen, "Bekræftelse af udmeldelse” under Indstillinger -> Kommunikation > E-mail og SMS-skabeloner)
- Vælg, om en automatisk bekræftelsesmail skal sendes til lærerne (du kan se indholdet af skabelonen “Notifikation til lærer om udmeldt elev” under Indstillinger -> Kommunikation - E-mail og sms-skabeloner)
- Klik på Gem
Trin 3: Vælg, hvad du vil gøre med tom booking (hvis nødvendigt)
- Hvis der ikke er flere elever tilbage i bookingen efter at du har udmeldt eleven, vil følgende boks vises:
- Vælg om du vil have bookingen i lærerens skema, så den kan fyldes med en ny elev, eller om du vil fjerne bookingen fra lærerens skema.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad sker der, hvis jeg vælger “Slet tilmelding” i stedet for "Udmeld”?
Hvis du vælger "Slet tilmelding" på eleven sker følgende:
- Faget er fuldstændigt fjernet fra elevkortet og kan ikke findes igen, selv ved at fjerne markeringen i “Aktiv” boksen under "Aktiviteter” på elevkortet
- Faget (Elevens deltagelse) forsvinder fra lister og statistikker
- Taksten for eleven forsvinder og kan ikke spores i systemet undtagen i de faktureringer, der allerede er sendt
- Denne handling kan ikke gøres om, og de slettede oplysninger kan ikke gendannes