Herunder er der listet nogen punkter i forbindelse med fakturering, der er vigtige i forhold til FK-ØKO.
Stamdata - Betalingsarter
I princippet kan man nøjes med en betalingsart for hele skolen, for selve opdelingen af fordring kravtyper og PSRM koder sker på takstniveau. Men hvis man har takster der kører med forskellig opkrævningstidspunkter i løbet af sæsonen, f.eks en gang om året for gebyrer, 3 gange for kultur osv., så bør der være en betalingsart pr. "interval"
Stamdata - Rate
Startdato og slutdato for ratens periode, skal svare til den periode opkrævningen dækker. Hvis det er en årlig opkrævning, skal perioden dække hele sæsonen i første rate. De efterfølgende rater vil blive brugt som opsamling og svarer til det der er tilbage af sæsonen:
Månedsopkrævning (bagud-opkrævet):
Stiftelsesdato skal være den samme som startdato for ratens periode. Hvis ikke de 2 kolonner er ens, vil filoverførelsen fejle.
Kolonnen 'Forfaldsdato sendes til FK-ØKO' udfyldes som udgangspunkt med samme dato som stiftelsesdato og startdato for ratens periode. Hvis feltet udfyldes med en dato, der ligger senere end stiftelsesdatoen, vil fordringen blive sendt til manuel godkendelse i høringsportalen ved gældsinddrivelse.
De indrammede kolonner er dem der bliver sendt til FK-ØKO.
Forfaldsdato kan udfyldes med den dato opkrævningen skal betales, og bruges kun internt i SpeedAdmin. (Flettefelter med mere)
Stamdata - Takst
Hver takst skal udfyldes med fordring kravtypen og PSRM koden:
Fordring kravtypen med PSRM kode kan tilpasses individuelt pr. skole, så i får præcis dem i skal bruge.
Økonomi afd. vil kunne hjælpe med at finde frem til dem der skal bruges.
Gebyr
Hvis man kører med en eller anden form for gebyr på skolen, må man ikke længere anvende funktionen Administrationsgebyr under Betalingsfunktioner. (Funktionen er fjernet, så man ikke kommer til at bruge den) Gebyret skal have sin egen PSRM kode, og dette opnåes kun ved at oprette en egen takst, hvor man tildeler den korrekte PSRM kode.
Taksten kan så lægges på eleverne med funktionen 'Tildel elev takst ud fra liste'. Man kan tilpasse en liste efter skolens kriterier, så man blot rammer de elever der skal have gebyret.
Taksten skal oprettes så man altid lægger den samme rate på eleverne, uanset hvornår på sæsonen man vælger at lægge gebyrer på. På denne måde sikrer man at eleverne kun får taksten en gang, for funktionen tillader ikke at den samme rate lægges på flere gange.
Det er vigtigt det kun er den første rate der er tændt, resten skal være slukkede for de skal kun bruges til opsamling i løbet af sæsonen:
Senere på sæsonen flytter man blot opkrævningen til den rate man nu er kommet til. Det kan gøres direkte på eleven, eller inde fra taksten på raten under funktioner.
Overskriv takst
Hvis man har elever over 25, kan man få brug for at eleven får en anden takst i forhold til fordring kravtypen, og her kan man med fordel bruge funktionen 'Overskriv takst'
Læs mere om funktionen HER
Justeringer af opkrævning
Opkrævninger på 0,- kr vil ikke blive sendt med i filoverføslen til kommunen.
Hvis 0-opkrævningen er med i kladden, vil den blive bogført som normalt, men sendes altså ikke med ud i overførslen.
Almindelige justeringer skal nok blive sendt med ud, selvom samlet sum giver 0,- kr.:
Hvis man har brug for at lave mange justeringer, kan man evt. få brug for at benytte sig af rabatordninger. Læs mere om SpeedAdmin rabatordninger HER
Refusion
Hvis en opkrævning er bogført og sendt, så kan man godt nulstille og tilbagebetale beløbet, eller en del af det.
Når beløbet er nulstillet har man mulighed for at rette teksten, ændre varenummeret eller justere beløbet. Hvis der er bliver lavet en del-refusion, skal justeringen bogføres inden man kan oprette en ny justering på den bogførte rate.
Bemærk at den samlede refusion må ikke overstige den oprindelige fordring.
Afsendelse af fil
Opret kladde og tilføj opkrævninger til kladden som normalt. Man kan godt sende en fil på tværs af betalingsarterne, raterne skal blot være den samme ved hver art. Bogfør kladden, og i stedet for at downloade en fil, skal man i stedet sende den direkte til debitor med knappen "Service overførsel - StartJob."
Hvis filoverførslen ikke er startet, er der en gul boks med teksten 'Fil ikke hentet'. Den skifter til 'Behandler' når jobbet er startet.
Bemærk, at boksen ikke selv skifter status efterfølgende, man skal genindlæse siden i sin browser for at se det. Hvis man kommer til at trykke på Service overførsel - StartJob igen, starter SpeedAdmin et ekstra job bagved, der ikke vil gøre noget. Man kan ikke komme til at sende filen dobbelt. Hvis det er en større overførsel (mange linjer), kan man godt forlade siden og tjekke tilbage senere for status.
Overførsel ok:
Kontakt SpeedAdmin via kontakt support-formularen i systemet, hvis boksen bliver rød og der er fejl i filen.