Hva innebærer funksjonen?
Du har mulighet til å sende et kurstilbud til foresatte. Eleven får da foreløpig en plass på boongen inntil foresatte takker ja eller nei.
Hvorfor skal jeg bruke funksjonen?
Du kan bruke funksjonen for å sende forslag på tidspunkter til nye elever. Du velger selv hvor lang tid foresatte har på seg til å svare på tilbudet.
Hvordan bruker jeg funksjonen?
Begynn med å se over teksten i malene for de automatiske e-postutsendelsene.
Under ”Innstillinger – Kommunikasjon – E-post og sms-maler -> Automatiserte” finnes seks maler for automatiske utsendelser i ulike deler av prosessen.
Steg 1: Send bookingtilbud
- Dra inn eleven i timeplanen via fanen "Planlegging" eller legg til eleven inne fra en booking
- Du får da opp et vindu der du velger ”Alternativ 3: Tilbudt plass som bekreftes av foresatte”
- Fyll inn hvilken dato foresatte senest skal ha svart ja eller nei til tilbudet
- Hvis eleven står på venteliste til flere av samme fag kan du velge å fjerne alle andre søknader til faget som ikke er tildelt en lærer
Når du klikker på ”Lagre” sendes en automatisk beskjed til foresatte med instruksjoner om å logge inn i SpeedAdmin og takke ja eller nei til tilbudet.
Hvis du klikker på bookingen i lærerens timeplan kan du se at det finnes elever som har fått tilbud om plass i bookingen.
Steg 2: Foresatte svarer
- Foresatte logger inn i SpeedAdmin og klikker på banneret.
- Nå dukker det opp et vindu der foresatte skal gjøre et valg
- Den røde teksten forteller når foresatte senest må ha gjort sitt valg
- En automatisk e-post sendes til både foresatte og lærer, basert på om foresatte har takket ja eller nei til tilbudet
Hvis foresatte takker ja:
- Eleven får umiddelbart en plass på bookingen
Hvis foresatte takker nei:
- Foresatte må oppgi om de ønsker å beholde plassen på ventelisten eller ikke
- Uansett om foresatte velger å beholde plassen på ventelisten eller ikke, gjenopprettes øvrige ventelisteplasser som ble fjernet i steg 1
Hvis foresatte ikke gjør noe valg før fristen
- Sendes en automatisk beskjed om at tilbudet ikke lenger er tilgjengelig
- Elevens navn fjernes fra bookingen og læreren kan tilby plassen til en annen
- Plassen på ventelisten deaktiveres
- Øvrige ventelisteplasser som ble fjernet i steg 1 gjenopprettes
Håndtere bookingtilbud i oversikten
Under fanen "Planlegging" finner du en oversikt over alle bookingtilbud.
Her kan du se hvilke elever som har fått tilbudet sendt til seg, hvilke som har akseptert tilbudet, og hvilke som har takket nei. Du kan også se tilbud som har gått ut.
Fra oversikten kan du håndtere flere elever samtidig ved å markere de aktuelle elevene og velge en felles handling.
Du kan velge å:
- Takke nei til tilbudet på elevens vegne.
- La tilbudet gå ut, noe som betyr at eleven ikke får plassen.
Flytte svarfristen ved å angi en ny siste svardato.
Å tenke på
- Bookinger som er publisert ligger fortsatt i påmeldingen og kan fortsatt bookes selv om bookingtilbud er sendt ut.
- Hvis bookingen ikke skal kunne bookes i svarperioden, må kurset avpubliseres før bookingtilbudet sendes ut.