Þessar leiðbeiningar eru fyrir: Ofurnotendur/Stjórnendur
Hvar er hægt að finna skólagjöld eða búa til ný?
Þú gætir verið með flýtileið í valmyndinni þinni en þú getur fundið aðgang að gjaldskrá í gegnum Grunngögn > Skólagjald.
Gjaldskrá sem notaðir eru fyrir skólagjöldin er hægt að búa til undir Grunngögn > Gjaldskrá
Stofna skólagjald
Áður en hægt er að stofna skólagjald þarf að bæta við gjalddögum!
Grunngögn > Gjaldskrá
Kerfið þarf að hafa öll mögulega gjaldtímabil skráð. (Hversu mörg tímabil gjöld eru rukkuð). Jafnvel þó að þú rukkir aðeins sjálft skólagjaldið á einu tímabili, t.d. "Haust" þá gætirðu þurft "Vor" og "Sumar" fyrir önnur gjöld.
1. Til að stofna gjaldtímabil skaltu fara fyrst í Grunngögn > Greiðslutegund:
Hér þarf að vera minnst ein greiðslutegund fyrir skólann þinn. Ef skólinn þinn er flokkaður upp í deildir, gæti verið nauðsynlegt að hafa fleiri greiðslutegundir.
2. Nú getur þú farið í Grunngögn > Gjaldskrá
- Fyrst velur þú þá greiðslutegund sem þú ætlar að nota
- Síðan eru settir upp allir mögulegir gjalddagar/tímabil.
- Velja gjaldskrárnr. úr fellivalmynd
- Setja inn gjalddaga - Gjalddagi er aðeins innanhússtilvísun. Þegar þú bókar greiðslurnar muntu geta valið sveigjanlegan gjalddaga sem skrifar yfir þessa dagsetningu.
- Þegar búið er að setja inn gjaldskrárnr. og gjalddaga skaltu velja „Setja inn“ til að stofna gjaldskránna.
- Hnappurin Afrita gjaldskrá frá síðasta skólaári - Búa þarf til gjaldskrár fyrir hvert nýtt skólaár sem þú stofnar í SpeedAdmin. Þessi aðgerð gerir þér kleift að afrita gögnin auðveldlega frá fyrra skólaári.
Ef þú þarft fleiri gjaldtímabil en þau sem eru tiltæk í fellivalmyndinni, getur SpeedAdmin fjölgað þeim (númer eða mánuði).
Þegar búið er að bæta við gjaldskrá er hægt að nota hana í skólagjaldi
Skólagjald
Grunngögn > Skólagjald
- Til að finna skólagjöld ferðu í Grunngögn > Skólagjald. Hér finnur þú lista yfir stofnuð gjöld, leitarmöguleika og möguleika á að velja fyrirliggjandi gjald og breyta því.
- Til að búa til nýtt gjald skaltu velja:
- Næsta skref er að fylla út gagnakortið fyrir gjaldið:
- Nafn - Þetta er heiti skólagjaldsins í kerfinu og best að það sé nefnt þannig að þegar gjaldi er úthlutað á námstegund sé auðvelt að velja rétt gjald af lista.
- Verð á ári - Þetta er til innri viðmiðunar og er heildarkostnaður fyrir allt skólaárið. Upphæðin virkar einnig sem vernd fyrir SpeedAdmin afsláttarlíkön.
- Verð á kennslustund - Notað til að reikna út verð við seint upphaf eða ef nemandinn hættir á miðri önn (Ekki er nauðsynlegt að skrá verð á kennslustund, það er hægt að setja 0.-).
- Greiðslutegund - Eins og getið er um undir "Gjaldskrá", geta mismunandi greiðslutegundir skipt máli ef þitt SpeedAdmin notar mismunandi deildir sem þarf að bókfæra sérstaklega. Skólagjaldið verður bundið við valda greiðslutegund við stofnun. MIKILVÆGT! Þegar gagnakortið hefur verið búið til er EKKI hægt að breyta greiðslutegund.
- Sundurliðun - Ekki notað
- Til að ljúka skaltu velja "Stofna".
Þegar gagnakortið hefur verið stofnað er skólagjaldið skráð í skólagjaldalistanum (Grunngögn > Skólagjald). En þar sem við höfum ekki skilgreint neina gjaldskrá (Hvenær og hvað á að rukka) er skólagjaldinu ekki tilbúið ennþá.
Bæta gjaldskrá við skólagjald
- Gjaldskrárnr. sem sett var upp í hlutanum „Gjaldskrá“ eru nú í boði í hlutanum fyrir neðan gagnakortið sem heitir „Gjaldskrá“.
- Til að bæta við gjaldskrá fyrir gjaldið sem á að innheimta. Fylgdu eftirfarandi skrefum:
- Gjaldskrá og gjalddagi - Veldu viðeigandi gjalddaga (tímabil) sem þú vilt setja upp.
- Síðasta dagsetning fyrir fullt verð - Nemendur með upphafsdag fyrir þessa dagsetningu verða sjálfkrafa rukkaðir um fullt verð. Ef þeir hafa upphafsdag eftir þessa dagsetningu mun kerfið flagga þeim til samþykktar og stinga upp á verði (út frá verð á kennslustund). Þessir nemendur fara á listann „Ósamþykkt gjöld“ í tilkynningabakkanum.
- Er ekki innheimt eftir þessa dagsetningu - Síðasti dagur sem nemandi er rukkaður um þetta gjald og er háð upphafsdegi nemandans. Nemandi með upphafsdag eftir tilgreindan dag er ekki rukkaður um gjaldið.
- Upphæð - Upphæðin sem er gjaldfærð.
- Gjaldskrár texti - Textinn sem greiðendur sjá í SpeedAdmin
- Bókhaldslyklar - Úthlutaðu réttum bókhaldslykli fyrir gjaldfærsluna. Það eru nokkrir staðlaðar bókhaldslyklar í SpeedAdmin sem hægt er að velja og ef þörf krefur er hægt að búa til fleiri bókhaldslykla (Grunngögn > Bókhaldslyklar). Vinsamlegast ráðfærðu þig við SpeedAdmin ráðgjafann þinn eða þína fjármáladeild hvaða bókhaldslykla þarf og hvernig eigi að úthluta þeim. Bókhaldslykill er nafn sem SpeedAdmin notar en fjármáladeildin þín gæti notað önnur hugtök eins og „fjárhagskóði“, „færslulykill“ eða álíka.
- Virkjar afslátt - Hakaðu við gátreitinn ef kerfið, óháð því hvaða afsláttarlíkan þú kemur til með að nota, á að leyfa afslætti á gjaldið almennt. Að haka við reitinn (Já) opnar aðeins möguleika á afslætti, það þarf samt að setja upp afsláttarlíka á á seinna stigi.
- Samtals - Þessi reitur dregur saman heildargjöld sem lögð eru á ALLA greiðendur sem eru rukkaðir með þessu gjaldi á yfirstandandi námsári.
- Stofnaðu gjaldskrána með því að velja "Setja inn".
- Nú þegar þú hefur sett inn gjalddaga gætirðu viljað endurtaka ferlið fyrir næstu gjalddaga þannig að þú hafir allt námsárið og upphæð á hvern gjalddaga. Í flestum tilfellum haust-, vor- og sumargjald.
- Þegar öllum gjalddögum hefur verið bætt við eru nokkrir möguleikar til að flýta fyrir stofnun annarra skólagjalda.
- Þegar þú hefur búið til grunngagnakort einu sinni fyrir nýtt gjald þarftu ekki að slá inn allar upplýsingarnar handvirkt aftur. Upplýsingar eins og greiðsludagar, gjaldtexti eru oft svipaðar fyrir öll skólagjöld. Svo það eru afritunarvalkostir í boði þar sem aðeins þarf að leiðrétta verðið eða aðrar minni leiðréttingar eins og að eyða gjaldskrá af gjaldinu ef gjaldið er rukkað á annan hátt.
- Afrita frá síðasta skólaári - Er hægt að nota ef þú ert að stofna skólagjald fyrir næsta skólaár og vilt afrita gögn síðasta skólaárs
- Afritaðu verð og upphæðir frá öðru skólagjaldi - Ef þú hefur nú þegar búið til eitt skólagjald geturðu sparað tíma með því að afrita gögnin frá því skólagjaldi, mundu að leiðrétta verðið eða hugsanlega gjaldtextann
- Afrita frá síðasta skólaári - Er hægt að nota ef þú ert að stofna skólagjald fyrir næsta skólaár og vilt afrita gögn síðasta skólaárs
- Þegar þú hefur búið til grunngagnakort einu sinni fyrir nýtt gjald þarftu ekki að slá inn allar upplýsingarnar handvirkt aftur. Upplýsingar eins og greiðsludagar, gjaldtexti eru oft svipaðar fyrir öll skólagjöld. Svo það eru afritunarvalkostir í boði þar sem aðeins þarf að leiðrétta verðið eða aðrar minni leiðréttingar eins og að eyða gjaldskrá af gjaldinu ef gjaldið er rukkað á annan hátt.
Þegar búið er að setja upp skólagjöldin, getur þú haft sambandi við SpeedAdmin og fengið þjónustuaðila til að setja inn skólagjöld á hverja námstegund. Einnig er hægt að fara inn í hvert nám og setja inn skólagjöld á hverja og eina námstegund undir viðkomandi námi.