SpeedAdmin Support får ofta frågor kring hur personer med skyddade uppgifter kan eller bör hanteras i systemet. Det finns inget entydigt svar och därför hänvisar vi först och främst till varje enskild kommuns och/eller skolas interna policy.
Här har vi sammanställt några vanliga frågor och svar.
Svaren baseras på vår erfarenhet och fakta vi har haft möjlighet att ta fram, främst på Skatteverkets sida. Det finns en del regler och information på detta område och delar av detta lämnar plats för tolkning. Därför kan SpeedAdmin Support inte ta ansvar för att nedan information alltid är helt korrekt enligt varje kommuns sätt att tolka reglerna. Vi hänvisar som sagt till kommunens policy och en bra dialog med berörda personer.
Självklart hjälper vi gärna till med att hitta lösningar i linje med det ni behöver göra för att följa reglerna och vi uppdaterar artikeln här i takt med att vi kommer underfund med saker.
-
Vem har ansvar för uppgifter som registreras av Kulturskolan och exakt vilka uppgifter som får registreras?
På Skatteverkets hemsida finns mycket bra information kring vad skyddade personuppgifter är och vad det innebär att leva med detta skydd. Där står bland annat att en person med skyddad identitet själv har ett ansvar för att meddela organisationer och företag. För minderåriga är det därmed målsman som har detta ansvar.
Läs mera på skatteverket.se
-
Hur kan personer med skyddade personuppgifter anmäla sig till Kulturskolan?
De flesta personer med skyddade uppgifter kan ha e-legitimation och bör därför kunna anmäla sig som alla andra om skolan kräver användning av till exempel BankID vid anmälan. Läs mera om möjligheten att skaffa BankID på bankid.com.
Oavsett om skolan använder anmälan med e-legetimation eller inte, rekommenderar vi att på första sidan av anmälningsformulären lägga in information om att kontakata skolan vid behov av hjälp med anmälan. Här är två exempel:
Ni som använderSpeedAdmin Play! kan lägga in en inforuta överst i kurskatalogen där ni skriver allmän info:
-
Hur kan personer med skyddade uppgifter registreras manuellt?
Olika skydd kräver olika hantering och ett fall liknar ofta inte det andra.
Därför finns det ett antal alternativ att manuellt hantera olika skydd i SpeedAdmin. Varje skola väljer det som stämmer bäst överens med kommunens/skolans policy. I vissa fall innebär det att personer med skyddade uppgifter inte alls får registreras i kommunens olika system.
Lägre skydd (till exempel när elevens adress inte får röjas):
Det är möjligt att dölja vissa uppgifter så enbart superanvändare och eleven/vårdnadshavaren själv kan se dem. Detta görs genom att redigera profilen och bocka i rutan "Hemlig" och sedan klicka på "spara".
OBS! Vid fakturering drar systemet fortfarande adressen som finns noterat på profilen. (se också info kring slagningar mot Navet)
Starkare skydd:
Om adressen eller andra uppgifter inte ska synas, kan aktuellt fält hoppas över eller man kan skriva "hemligt" direkt i fältet.
Det går också att undvika skriva in ett giltigt personnummer genom att bocka ur rutan "kontrollera personnummer".
Några skolor väljer att hantera sekretessärenden helt utanför SpeedAdmin. Andra lägger för statistikens skull in en "spökprofil" som i princip inte innehåller några personuppgifter alls (elevens "namn" är bara Elev 1, eller liknande).
Det finns skolor som väljer att anonymisera elever, ända referens är elevID. Elevens undervisning registreras som vanligt.
-
Hur funkar det om skolan har en koppling till Navet?
Vid beställning av Navet hos Skatteverket kryssas följande rutor i för att SpeedAdmin ska kunna avropa relevant information.
När Kulturskolan har en koppling till Navet kan man för varje profil göra en egen slagning mot Navet och se vilka uppgifter som finns registrerade på personen: Klicka på "Redigera" på en personprofil och på "Importera från Navet", då öppnar sig en ny ruta med uppgifter som finns aktuella på Skatteverket.
OBS! En person kan begära av Kulturskolan att vissa uppgifter ska vara dolda även om personen annars inte har ett skydd hos Skatteverket. Detta kan innebära att information som ändrats manuellt skrivs över vid en automatisk slagning mot Navet. (se även nästa avsnitt)
-
Hur uppmärksammas superanvändare på ändringar i folkbokföringen samt ändringar i skyddsnivå?
(Detta gäller enbart skolor med integration mot Navet.)
Efter varje automatisk slagning mot Navet skickas en rapport om ändringar per e-post till den eller de profiler i SpeedAdmin som är registrerade att ta emot dessa meddelanden.
Superanvändare kan registrera sig själva här:
Grunddata -> System -> Inställningar -> Användarhantering (flik)
Rapporten visar alla ändringar i uppgifter som kommer från Skatteverket.
Om superanvändare tidigare har gjort manuella ändringar på en profil bör dessa skrivas över vid en slagning mot Navet och detta framgå i rapporten, då det av systemet anses som en ändring.
-
Hur gör man med fakturering till personer med skyddade personuppgifter?
Fakturering kan ske på lite olika sätt beroende på hur skyddet ser ut.
I de allra flesta fall måste faktureringen köras helt manuellt. Kolla gärna med kommunens ekonomiavdelning (eller avdelning för kundreskontra) vilka rutiner som gäller i just din kommun.
Läs mera om att skicka post till någon med skyddade personuppgifter på skatteverket.se
I SpeedAdmin kan externa betalare eller betalare som inte är vårdnadshavare registreras som "användare" och anges som räkningsmottagare för elevens ämnen (detta görs under varje ämne). Detta kan vara ett alternativ om det t ex är någon person som inte är vårdnadshavare eller en organisation som ska betala för eleven.
En annan variant kan vara att räkningsmottagaren kan ta emot e-faktura, där den angivna adressen inte behöver vara en fysisk adress. Detta är något som personen i fråga och/eller ekonomiavdelningen bör kunna svara på.