Diese Anleitung erklärt in einfachen Schritten die Erstellung eines Rechnungslaufes und den Versand einer E-mail an die Rechnungsempfänger. Abschließend kann die Datei für die Fibu -Software heruntergeladen werden.
Bevor Sie einen Rechnungslauf abschließen können muss die Grundlage für die Rechnungsstellung in SpeedAdmin erstellt sein.
- Öffnen Sie im Menü Finanzen -> Rechnungsstellung (Schweiz: Rechnungslauf)
- Wählen Sie die Sektion "Rechnungsstellung"
- Wählen Sie die gewünschte Fälligkeit/Zahlungsperiode die Sie verrechnen wollen. Falls mehr als 1 Kostenstelle eingerichtet ist, kann hier die jeweilige Kostenstelle und entsprechende Fälligkeit/Zahlungsperiode ausgewählt werden.
- Wenn eine Fälligkeit/Zahlungsperiode gewählt ist, steht in der orangen Schaltfläche "In Rechnung zu stellen" die Anzahl von Debitoren, denen eine Rechnung gestellt werden kann. Drücken Sie mit einem Links klick der Maus auf die Schaltfläche "In Rechnung zu stellen"
- Wählen Sie nun auf der Rechten Seite die Schaltfläche "+ Rechnungen erstellen"
- Wählen Sie die Option "Für Personen".
- Geben Sie im Eingabefeld "Name der Buchung" den Namen für den Rechnungslauf an. Z.B. "Musikschulgebühren Januar 2022".
- Geben Sie das Datum der Fälligkeit ein. Dies wird auf der Rechnung so wie bei der Fibu-Software angegeben.
- Schließen Sie mit Klick auf die Schaltfläche "Datei erstellen und Nachricht senden" die Erstellung von Rechnungen ab. Alternativ kann auch die Datei erstellt werden ohne eine Nachricht zu versenden - "Datei erstellen"
- Die Datei wird jetzt erstellt und der Nachrichtendienst in SpeedAdmin öffnet sich mit allen Debitoren als Empfänger.
- Wählen Sie die Vorlage "Rechnung" (die von Ihnen bearbeitet werden kann) oder verfassen sie eine neue E-mail mit Datenfeldern, um die Gebührenforderungen darzustellen oder die Rechnung als PDF Anhang mit zu verschicken.
- Um die Datei für die Buchhaltung abzurufen, wählen Sie in der Übersicht der gespeicherten Rechnungsdateien "... - Datei herunterladen"