Anonymisering av personuppgifter används med tanke på GDPR och för att minska mängden av information om registrerade personer i SpeedAdmin. Det är ett sätt att gallra i informationen utan att förlora statistiska och ekonomirelaterade uppgifter.
Vid anonymisering behålls profilernas grundkort, men alla personrelaterade uppgifter ersätts med en "anonymiseringsrad" (ordet "Anonym" och siffran 0 vid telefonnummer mm), medans all information kring undervisning, avgifter och historik ligger kvar. Kvarvarande uppgifter kan alltså efter anonymisering inte längre hänföras till en fysisk person.
OBS! Anonymiserade profiler kan INTE återskapas !
Det finns två sätt att anonymisera profiler:
1. Automatisk anonymisering (elev- och vårdnashavareprofiler)
2. Manuel anonymisering per vald användare (gäller för närvarande/våren 2024 elever, vårdnadshavare och användare, ej lärare)
Automatisk anonymisering och massanonymisering av elev- och/eller vårdnadshavareprofiler
Under Grunddata -> System -> Anonymisering visas en lista över alla användare som är möjliga att anonymisera ("Anonymiseringskandidater"). Listan har följande kolumner:
- Användartyp - Kan vara elev eller vårdnadshavare
- Användarnamn - Elevens eller vårdnadshavarens användarnamn i systemet
- Namn - Användarens namn, samt möjlighet att öppna användarens profil i en ny flik
- Förhindra anonymisering
Status ändras från "Inaktiv" till "Aktiv" om användaren inte ska anonymiseras, även om profilen anses vara en "anonymiseringskandidat". Detta kan till exempel användas om en betalare fortfarande har avgifter kvar att betala.
För att ändra status till "Aktiv" klicka på redigeringsknappen (pennan) och bocka i rutan. Klicka på "Uppdatera" och uppdatera sedan även browsern.
Åtgärder
- Anonymisera utvalda användare - Kan användas för att anonymisera alla valda användare i tabellen vid ett och samma tillfälle.
- Automatisk anonymisering - Inställningar för automatisk anonymisering.
Denna funktion är tänkt för att minska det manuella arbetet med att anonymisera användare när ett nytt läsår börjar.
För närvarande finns endast inställningen "Automatisk anonymisering före x antal läsår".
Detta fält anger hur många läsår en användare måste ha varit inaktiv för att det automatiska anonymiseringssystemet ska betrakta en personprofil som "Anonymiseringskandidat" och sedan anonymisera denne.
Viktigt! "Automatisk anonymisering före x antal läsår" räknas från innevarande läsår.
Till exempel: Om värdet är 1 behåller vi endast användardata (elever, vårdnadshavare) som är aktiva under innevarande läsår.
Meddelande till superanvändare om automatisk anonymisering
Speedadmin gör automatiska aviseringar.
Superanvändare som har angetts under Grunddata -> System -> Inställningar -> Användarhantering aviseras om en kommande automatisk anonymisering. Detta meddelande kommer att göras i god tid så att superanvändaren kan reagera på anonymiseringsarbetet.
Vilken användarprofil är en "anonymiseringskandidat"?
En anonymiseringskandidat är en användare (elev eller vårdnadshavare) som har varit helt inaktiv under ett visst antal läsår.
Följande profiler kan INTE anonymiseras och är därmed INTE "anonymiseringskandidater":
- Elever som är aktiva under det innevarande läsår (inklusive vårdnadshavare)
- Elever som är aktiva under kommande läsår (inklusive vårdnadshavare)
- Elever på väntelista/kölista (inklusive vårdnadshavare)
- Elever med hyr-/låneinstrument som inte är återlämnat (inklusive vårdnadshavare)
- Elever eller vårdnadshavare med ännu inte fakturerade/bokförda avgifter
Manuell anonymisering - Anonymisering av enstaka användarprofiler
Det är möjligt att anonymisera specifika, enstaka användarprofiler genom användarens grundkort.
Välj "Stamdata (för önskat personprofil) -> Funktioner -> Anonymisering".
Manuell anonymisering kan för närvarande (våren 2024) göras på följande profiltyper:
Elever
Vårdnadshavare
Användare
OBS!
På grund av en ny EU-lag, som säger att lärare ska kunna se sina anstälningsuppgifter 5 år och 4 månader tillbaka i tiden och frågan kring hantering av material som lagts upp i StudyPlanner (lärplattformen) så har vi pausat möjligheten att anonymisera lärarprofiler.
Systemet förhindrar anonymisering av en användarprofil om:
- Eleven är aktiv under den aktuella säsongen (inklusive vårdnadshavare).
- Eleven är aktiv i kommande säsonger (inklusive vårdnadshavare).
- Eleven står i kö/på väntelista (inklusive vårdnadshavare).
- Eleven är återanmäld (omregistrerad) till innevarande eller kommande läsår (inklusive vårdnadshavare).
- Eleven har ett hyrinstrument (inklusive vårdnadshavare)
- Eleven eller vårdnadshavaren har ofakturerade/obetalda avgifter i SpeedAdmin (inklusive vårdnadshavare)
- Den valde lärar- eller användarprofilen har aktiviteter
Observera än en gång att anonymiserade profiler INTE kan återskapas!
Några vanliga frågor och svar kring anonymiseringen:
Fråga: Försvinner anteckningar när man anonymiserar profiler?
Svar: Ja, alla anteckningar försvinner, även filer som har laddats upp under anteckningar
Fråga: Om någon skulle komma på idén att ladda ned en faktureringsfil från tidigare läsår igen, dyker då alla personuppgifter upp i filen?
Svar: Nej.
Exempel: