Anonymisering af brugere bruges til at overholde reglerne i GDPR og til at mindske mængden af oplysninger, vi har om brugerne i systemet.
Vi understøtter i øjeblikket anonymisering af følgende profiltyper:
- Elev
- Værge
- Lærere (Ingen automatisk anonymisering)
- Brugere (Ingen automatisk anonymisering)
Automatisk anonymisering og masseanonymisering
Indstillinger -> System -> Anonymisering
Automatisk og masseanonymisering kan håndteres via anonymiseringssiden.
Første side viser en liste over alle brugere, der er berettiget til at blive anonymiseret (Anonymiseringskandidater). Listen over anonymiseringskandidater har følgende kolonner:
- Brugertype - Kan være elever eller værge
- Brugernavn - Brugernavn, som brugeren har
- Navn - Brugerens navn
- Bloker Anonymisering (Forhindrer anonymisering) - Markér, om brugeren ikke skal anonymiseres, selv om han/hun betragtes som en "anonymiseringskandidat". Dette kan f.eks. bruges i tilfælde af en dårlig betaler. Det er muligt at ændre feltet bloker anonymisering ved hjælp af redigeringsknappen.
Handlinger
- Anonymiser udvalgte brugere - Kan bruges til at anonymisere alle udvalgte brugere i tabellen. Dette er en funktion til at anonymisere flere udvalgte brugere på en gang.
- Automatisk anonymisering - Denne knap håndterer opsætning i forbindelse med den automatiske anonymisering. I øjeblikket er den eneste indstilling "Automatisk anonymisering for x antal sæsoner". Dette felt angiver, hvor mange sæsoner en bruger skal have været inaktiv, før vedkommende betragtes som en anonymiseringskandidat af det automatiske anonymiseringssystem.
Automatisk anonymisering er tilføjet for at mindske det manuelle arbejde med at anonymisere brugere, når en ny sæson starter.
Det vil automatisk anonymisere elever- og værger, der har været inaktive i et antal sæsoner, der er angivet på anonymiseringssiden.
Vigtigt! "Automatisk anonymisering før x sæsoner" tæller fra den aktuelle sæson. Som et eksempel: Hvis værdien er 1, beholder vi kun brugerdata (elever, værger), der er aktive i den aktuelle sæson.
Meddelelse til superbruger om automatisk anonymisering
Speedadmin vil køre et notifikationsjob. Dette vil underrette den superbruger, der er angivet i (Indstillinger -> (System) Indstillinger -> Brugerstyring og notifikation) om en kommende automatisk anonymisering. Denne meddelelse vil blive foretaget i god tid, så superbrugeren har mulighed for at reagere på anonymiseringsjobbet.
Hvad er en anonymiseringskandidat
En anonymiseringskandidat er en bruger, der er inaktiv i et bestemt antal sæsoner og derfor kan anonymiseres.
Mere detaljeret følger de følgende kriterier:
Følgende brugertyper vil blive anonymiseret:
- Elever
- Værger
Elevens eller værgens stamkort vil dog blive bevaret, men alle personligt identificerbare oplysninger på stamkortet vil blive slettet og erstattet med "anonymiseret". Oplysninger om opkrævninger, undervisning og historik vil forblive, men det vil ikke være muligt at se, hvem værgen eller eleven var.
Du KAN IKKE anonymisere:
- Elever, der er aktive i den aktuelle sæson (herunder værger)
- Elever, der er aktive i fremtidige sæsoner (herunder værger)
- Elever på venteliste (herunder værger)
- Elever med aktiv instrumentleje (herunder værger)
- Hvis en elev eller værge har opkrævninger i SpeedAdmin (herunder værger)
Anonymisering af en specifik brugerprofil
Det er muligt at anonymisere specifikke brugerprofiler gennem brugernes stamdatakort.
Vælg "Stamdata (for profilen) -> Funktioner -> Anonymisering".
Valgt anonymisering kan foretages for følgende profiltyper:
- Elever
- Værge
- Lærer
- Bruger
Systemet forhindrer anonymisering af en brugerprofil, hvis:
- Eleven er aktiv i den aktuelle sæson (herunder værger)
- Eleven er aktiv i fremtidige sæsoner (herunder værger)
- Eleven er på venteliste (herunder værger)
- Eleven er gentilmeldt til aktiv eller kommende sæson (herunder værger)
- Eleven har et udlånt instrument (herunder værger)
- Hvis eleven eller værgen har opkrævninger i SpeedAdmin (herunder værger)
- Hvis lærer eller bruger har aktiviteter
Vær opmærksom på, at når først profiler er blevet anonymiseret, kan de IKKE genskabes!