Listen – Guides

Die Listenfunktion ist der Hauptzugang zu allen Daten im System, teilweise über die festen Standardlisten mit eingebauter Funktionalität und teilweise über die eigenen Listen.

Eigene Listen

Eigene Listen bestehen aus 3 Elementen:

Ordner, die Sie nach Belieben anordnen können, um eine Ordnung in Ihren benutzerdefinierten Listen zu erhalten.
Globale Listen, d.h. benutzerdefinierte Listen, die von allen Benutzern gesehen werden können, die über die Rechte zur Anzeige globaler Listen verfügen. Mit den nötigen Rechten kann man auch in Globalen Listen editieren, die mit einem gekennzeichnet sind.
Listen, die nicht global sind, also eigene Listen, können nur von der Person eingesehen werden, die die Liste erstellt hat, es sei denn, Sie sind als Ersteller der Liste eingeloggt. Eigene Listen können immer global gemacht werden.

Standardlisten bestehen aus 2 Arten von Listen:

Listenbibliothek, enthält die von Speedadmin erstellten Listen. Diese Listen können kopiert und somit für den eigenen Gebrauch bearbeitet werden. Die Listenbibliothek wird ständig erweitert
Standardlisten, das sind feste Listen. Oft mit einer Funktionalität auf der Liste. Diese Listen können nicht bearbeitet oder kopiert werden.

Funktionelle Listen

Aktivitäten - zeigt alle Buchungen pro Buchungsart, die nicht Standardunterricht sind.
Anwesenheit - ist ein Link zur Desktop-Anwesenheitsfunktion. Hier kann die Anwesenheit ausgedruckt und elektronisch kontrolliert werden.
Ausfälle - zeigt die aktuellen Stornierungen und alle Stornierungen.
Ausgeliehene Instrumente - bietet einen Überblick über die Instrumente, die vermietet werden.
Hausmeisterliste - zeigt eine Buchungsübersicht pro Standort und eine Zusammenführungsfunktion für einen export der Daten nach Microsoft Word.
Konzerte - zeigt eine Liste der anstehenden Konzertbuchungen.
Schüler:in mit doppelt registriertem Fach (Aktuelles Fach und Warteliste) - zeigt Studenten an, die in demselben Kurs aktiv sind, für den sie gleichzeitig auf der Warteliste stehen.
Schüler mit mehreren Fächern - bieten einen Überblick über Schüler, die mehr als eine Aktivität besuchen.
Schüler:innen ohne Gebührenforderungen - geben einen Überblick über die Schüler, die in der laufenden Saison aktiv waren, aber keine Gebühr zahlen.
Warteliste - liefert dieselbe Liste, die bei der Zuordnung von Wartelistenschülern zu den jeweiligen Lehrer:innen (Unterricht) oder Ensembles/Gruppen verwendet wird.
Wiederanmeldung - bietet einen Überblick über den Wiederanmeldungsprozess. Diese Liste ist auch in der Listenbibliothek verfügbar und kann hierher kopiert und anschließend bearbeitet werden.
Zahlungspflichtige:r überprüfen - bietet einen Überblick über Schüler, die bei einer oder mehreren Zahlungen keinen zahlenden Erziehungsberechtigten haben.

Neue Liste erstellen

Klicken Sie auf oder , um mit der Erstellung Ihrer eigenen Listen zu beginnen. Wenn Sie Ihre eigenen Listen erstellen, können Sie:

"Listeninhalt" wählen - nach welcher Art von Daten suchen Sie?
Felder (Spalten) auswählen, die Sie in der Liste haben möchten
Filter - für eine schnelle Filterung der von Ihnen hinzugefügten Felder, oder
Erstellen Sie Datengruppierungen, indem Sie die Überschrift der Datenspalte auf die obere blaue Leiste ziehen.
Berechnen - Zählung, Summe, Durchschnitt für alle Daten in einer Gruppierung.
Erstellen Sie eine Tabelle basierend auf einer Gruppierung und einer Berechnung.
Veröffentlichen Sie die Liste im optionalen Portal
In einem Ordner speichern
Überlegen Sie, ob die Liste global sein soll (Benutzer mit Rechten zum Anzeigen globaler Listen sehen die Liste)
Senden Sie eine Nachricht an alle oder an die Gruppierungen auf der Liste - oder senden Sie die Liste als PDF-Datei.
Daten im Excel-, CSV- oder PDF-Format exportieren.

1. Listengrundlage

Die Listengrundlage ist eine Ansammlung spezifischer Daten aus Speedadmin. Einige dieser Listen haben bereits vorgegebene Filter, die nach Bedarf angepasst werden können.
Ziel ist es, die Listenfunktion in thematischer Form überschaubarer zu machen und die Anzahl der später benötigten Filter zu begrenzen.

2. Felder

Felder sind die in der ausgewählten Listengrundlage verfügbare Daten, die in der Liste als Spalten erscheinen.
Die Felder werden nach Bedarf und ggf. in der Reihenfolge ausgewählt, in der die Spalten stehen sollen (kann auch nachträglich bearbeitet werden). Allerdings muss man sich darüber im Klaren sein, dass, wenn das ausgewählte Feld mehrere verschiedene Daten enthält, das Feld pro Inhalt eine Zeile erzeugt.

Wenn z.B. ein Feld wie der Name der Erziehungsberechtigten Person gewählt wird und der Schüler 2 Erziehungsberechtigte hat, dann werden 2 "fast" gleiche Zeilen für den Schüler erzeugt, allerdings mit jeweils einem eigenen Erziehungsberechtigtem, der in der Spalte angegeben ist.

Die Felder sind nach Sektionen sortiert. Verwenden Sie "Hier suchen", oder öffnen Sie die einzelnen Sektionen.

Klicken Sie auf "Mehr anzeigen", um alle Felder zu einem Typ zu sehen.

Sobald ein Feld ausgewählt wird, wird die Spalte in der Liste hinzugefügt.

Die überwiegende Mehrheit der Listen erfordert ein Feld mit einer ID. Die ID wird als "interne" Referenz in Speedadmin verwendet, z.B. wenn Sie die Schüler:in-ID in einer Liste haben, kann die Liste verwendet werden, um Nachrichten von dort zu senden. Darüber hinaus sind IDs eine Abkürzung zur Datenkarte des Profils (z. B. die Schülerdatenkarte über Schüler:in-ID).

Verwenden Sie so wenige Felder wie möglich. Es ist jedoch ratsam, die Felder, nach denen Sie filtern möchten, zu verwenden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Angaben im Filter die richtige Logik haben, und Sie können Schnellfilter für die ausgewählten Felder verwenden.

Die Felder mit den E-Mail-Adressen sind für den Versand von E-Mails aus Speedadmin nicht erforderlich. Alle diese Informationen werden über die Schüler-ID abgerufen. Danach wird im Nachrichtenmodul angegeben, ob Sie die Nachricht sowohl an den Erziehungsberechtigten als auch an den Schüler senden möchten, und ob Sie eine SMS oder eine E-Mail wünschen.

Die Ressourcenfelder sind benutzerdefinierte Ressourcenfelder, d.h. Felder, die unter Stammdaten - Ressourcentypen erstellt wurden, und dienen zur Erfassung von Informationen, die nicht in der Standardeinstellung von Speedadmin enthalten sind.

Reihenfolge und Sortierung

Die Felder erhalten durch die Auswahl eine Reihenfolge, die die Position der Spalten bestimmt. Die Reihenfolge kann nachträglich durch Ziehen und Ablegen (Linke Maustaste halten) der Spaltenüberschrift geändert werden.

Zum Sortieren der Spalten klicken Sie auf die Überschrift, nach der Sie sortieren möchten.

3. Filtern

Filter werden verwendet, um die verfügbaren Felder in der ausgewählten Stammliste zu filtern/suchen.
Es ist notwendig, dass Felder auf der Registerkarte "Felder" ausgewählt sind, um Schnellfilter auf der Registerkarte "Filter" anwenden zu können. Bei der Verwendung der "Erweiterten Filter" ist dies nicht notwendig, kann aber bei der Bearbeitung helfen und verschafft Ihnen einen besseren Überblick.

Schnellfilter

Die Schnellfilter hängen vom Datentyp des Feldes ab und können als Dropdown, Datumsfeld, Schieberegler usw. angezeigt werden.

Erweiterte Filter

- Mit mit dieser Schaltfläche können die jeweiligen Filter ein- und ausgeschaltet werden.

- Filter können entweder als Und, oder als Oder hinzugefügt werden.

Und: bedeutet, dass z. B. Filter 1 und Filter 2 erfüllt sein müssen.
Oder: bedeutet, dass z. B. Filter 1 oder Filter 2 erfüllt sein muss.
Die Oder-Funktion kann nicht der erste Filter sein, da sie auf ein führendes Und angewiesen ist.

- Hier wählen Sie das Feld auf dem gefiltert werden soll.

Die gegebenen Filter sind abhängig von dem gewählten Feld das sie filtern möchten. Die folgenden Filter-typen können verwendet werden:

Ähnelt: Wird verwendet, damit nur das Ergebnis, das zu 100% übereinstimmt, in der Liste erscheint. Beispiel: Die Suche nach Gitarre zeigt NUR Gitarre an. Schreiben Sie "%Gitarre%", (% ist ein Platzhalter), zeigt auch z.B. E-Gitarre oder Gitarrenwerkstatt.
Ähnelt nicht: Umgekehrte Funktion der oben genannten.
Enthält: Das Feld muss das angegebene enthalten. Beispiel Unterrichtsfach muss "Kla" enthalten, dies wird alle Unterrichtsfächer mit Klavier oder Unterrichtsfächer in dem "Kla" ein teil des Text ist.
Enthält nicht: Das Feld darf das angegebene nicht enthalten.
Ja: Filtert auf Ja/Nein-Felder (wahr/falsch). Das Feld das Sie für dieses Filter verwendet wird muss das Feld das Datenformat "Ja/Nein" verwenden.
Nein: Filtert auf Ja/Nein-Felder (wahr/falsch). Das Feld das Sie für dieses Filter verwendet wird muss das Feld das Datenformat "Ja/Nein" verwenden.
Entspricht dem gewähltem Schuljahr: Filtert die Werte im aktuellen Schuljahr.
Entspricht nicht dem gewähltem Schuljahr: Filtert die Werte die nicht dem aktuellen Schuljahr entsprechen.
Entspricht dem kommenden Schuljahr: Filtert die Werte die dem kommenden Schuljahr entsprechen.
Entspricht dem letzten Schuljahr: Filtert die Werte die dem vorigem Schuljahr entsprechen.
Entspricht dem heutigem Datum: Der Wert entspricht dem heutigem Datum.
Entspricht der Nummer dieses Monats: Zeigt Werte nach dem angegebenen Monat. Die Werte müssen in Zahlen (1-12) angegeben werden.
Beispiel: Wird der Wert 1 angegeben werden alle werte mit dem Monat Januar gefiltert.
Innerhalb dieser Woche: Zeigt die Werte innerhalb der aktuellen Woche an.
Ist gleich vor diesem Datum: Filtert ein Datumfeld so, dass das Ergebnis vor dem angegebenen Datum liegt.
Ist gleich nach diesem Datum: Filtert ein Datumfeld so, dass das Ergebnis nach dem angegebenen Datum liegt.
Ist gleich oder nach dem aktuellen Datum: Das Datum im Datumfeld muss nach dem heutigem Datum liegen.
Vor und mit dem heutigen Datum: Das Datum im Datumsfeld muss vor dem gewählten Datum liegen.
Ist gleich diesem Datum: Das Datum muss genau dem Wert entsprechen.
Ab heutigem Datum: Werte werden ab dem heutigem Datum angezeigt.
Ist kleiner als: Das Feld muss kleiner als der angegebene Wert sein (Nur Zahlen).
Ist größer als: Das Feld muss größer als der angegebene Wert sein (Nur Zahlen).
Ist gleich: Das Feld muss gleich dem angegebenen Wert sein.
Ist nicht gleich: Das Feld muss nicht gleich dem angegebenen Wert sein.
Ist leer: Das Feld muss leer sein. Es sind keine Werte erfasst.
Ist nicht leer: Das Feld darf nicht leer sein.
Ist nicht in dieser Liste enthalten: Ermöglicht es Ihnen, auf eine andere Liste zu verweisen.
Beispiel: Sie haben eine Liste mit Schülern, die in der vorherigen Saison aktiv waren, und können diese Schüler herausfiltern und eine Liste mit neuen Schülern in der aktuellen Saison erhalten. Die Liste, auf die Sie verweisen, muss geteilt sein.
Ist in dieser Liste enthalten: Ermöglicht es die Werte einer anderen Liste als Filter für die Liste zu verwenden.
Ist nicht in dieser Liste enthalten: Umgekehrte Funktion der oben genannten.
Befindet sich in dieser definierte Liste: Ermöglicht es Werte in einer Liste Manuel anzugeben.
Befindet sich nicht in dieser definierte Liste: Umgekehrte Funktion der oben genannten.
Entspricht dem gewählten Schuljahr: Macht die Saisonfelder von der ausgewählten Saison abhängig.
Entspricht nicht dem gewählten Schuljahr: Macht die Saisonfelder von der ausgewählten Saison abhängig.
Entspricht der aktuellen Login-ID: Zeigt nur Daten die dem angemeldetem Lehrer/Nutzer entspricht.
Beispiel: Ist eine Liste erstellt die Schülerdaten anzeigt kann mit diesem Filter die Liste für Lehrkräfte Publiziert werden. Wählt eine Lehrkraft nach dem Login in Speedadmin die Liste an werden nur die Schülerdaten der Lehrkraft angezeigt.
Entspricht nicht der aktuellen-ID: bezieht sich auf die angemeldete Lehrer-ID und muss unterschiedlich sein.
Text ist länger / kürzer als: Möglichkeit, nach der Länge des Textes zu filtern.

Wenn Sie in der Spalte Filterwert wählen, wird die Liste wenn Sie diese gespeichert haben beim nächsten aufrufen Liste das Feld als Vorbedingung zur Verfügung stellen bevor Sie Daten abrufen.

5. Gruppierung

Die Gruppierung wird verwendet, um Zeilen in einer bestimmten Liste auf der Grundlage des Feldes zu gruppieren.
Um eine Gruppierung vorzunehmen, ziehen Sie einfach die Spaltenüberschrift auf die blaue obere Leiste.

Es können mehrere Gruppierungen/Untergruppen in einer Liste erstellt werden, und jede kann einer Berechnung hinzugefügt werden.

Wenn Sie ein Diagramm wählen, muss dies doch auf 2 Gruppierungen begrenzt werden.

Berechnungsoptionen

Um eine Berechnung durchzuführen, muss eine Gruppierung einer Spalte gemacht werden. Besteht eine Gruppierung kann mit dem Taschenrechner Symbol eine Berechnung des Feldes gemacht werden.

- Wählen Sie durch einen klick der Linken Maustaste auf dem Taschenrechner Symbol die Berechnunsoptionen.

Anzahl: Zählt die Anzahl der Reihen mit werten im ausgewählten Feld.
Anzahl (Unique): Zählt die Anzahl der Reihen mit werten im ausgewählten Feld. Sollten gleiche Werte mehrmals vorkommen werden diese nur 1 mal gezählt.
Summieren: Erstellt eine Summierung der werte im Feld. Z.B. eine Zusammenfassung der Anzahl der Unterrichtsstunden für die Gruppierung.
Durchschnitt: Berechnet den Durchschnittswert des ausgewählten Feldes.

Untergruppierung verbergen:

Diese Option kann vorteilhaft auf Listen angewendet werden, bei denen die Berechnung der Gruppierungen interessant ist und nicht der Inhalt selbst. Werden z.B. Listen aller Buchungen erstellt, können diese leicht 20 - 30.000 Zeilen umfassen. Um die Geschwindigkeit dieser Listen zu erhöhen, können Untergruppen ausgeblendet werden.

Allgemeine Funktionen

Im oberen Teil der Liste können Sie verschiedene Funktionen nutzen. Die verfügbaren Funktionen hängen davon ab, ob die Liste bearbeitet wird oder nicht.

Ermöglicht Ihnen zu bestimmen wo die Liste gespeichert wird wenn Sie eine Liste bearbeiten.
Bearbeiten: Bei einer gespeicherten Liste können Sie diese wieder bearbeiten
Kopieren: Kopiert eine bereits gespeicherte Liste und öffnet diese im Bearbeitungsmodus
Löschen: Löscht die gewählte Liste
Drucken: Druckt die Liste mit den von Ihnen eingerichteten Druckereinstellungen
Nachrichten senden: "Erfordert ein Nutzer-Id Feld in der Liste. Sendet eine Nachricht an alle aus der Liste. Ermöglicht den Anhang der Liste als PDF in einer Nachricht.
Exportieren: Exportiert die Liste in Excel, CSV oder PDF format.
Veröffentlichen: Ermöglicht die Liste auf dem Portal von Nutzergruppen zu veröffentlichen. Diese Funktion eignet sich z. B. für Schulen, in denen Benutzer nur einen sehr eingeschränkten Zugang zu sorgfältig ausgewählten Listen haben sollen, oder um Lehrern Zugang zu ausgewählten Listen zu geben. Es ist auch möglich festzulegen, ob nur eine bestimmte Rechtegruppe Zugang zu der Liste haben soll.
Auf diese Listen kann dann über das Portal zugegriffen werden, ohne dass die Benutzer die Berechtigungen haben, alle Listen zu sehen.
Aktualisieren: Aktualisiert die Liste sollten Sie nach dem ersten aufrufen vermuten das Änderungen passiert sind.

Wie erstelle ich eine Liste?
Überlegungen und gute Ratschläge für den Weg

Bevor Sie eine Liste erstellen, sollten Sie Folgendes bedenken:

Definieren Sie, was die Liste am Ende enthalten soll - was ist der Zweck.
Welcher Listeninhalt soll verwendet werden?
Welche Informationen bedeuten also, dass ich das gewünschte Ergebnis erreichen kann und in welchem Inhalt sind diese Informationen verfügbar.
Gibt es etwas Einzigartiges, das es möglich macht, das gewünschte Ergebnis zu erreichen.
Z.B. kann es etwas Einzigartiges im Unterrichtsangebot geben, wie z.B. Fächer mit Klavier usw. Ihre Speedadmin-Fächerstruktur kann hier entscheidend sein.
In den allermeisten Fällen wird es sich um aktive Schüler handeln, da sie Schüler enthält, die ein aktives Fach und einen Lehrer in der gewählten Saison haben.
Beschränken Sie die Anzahl der Felder auf ein Minimum.
Sie können jederzeit nachträglich Felder hinzufügen, müssen sich aber bewusst sein, dass zusätzliche Felder die Anzahl der Zeilen in der Liste beeinflussen können. Wenn Sie z.B. das Feld Erziehungsberechtigte:r gewählt haben, erscheint der Schüler 2 Mal in der Liste, wenn der Schüler 2 Erziehungsberechtigte hat.
Es kann sinnvoll sein, die Felder zu haben, nach denen Sie filtern wollen.
Welche Filter sind zu verwenden? Wie kann ich nach dem gewünschten Ergebnis filtern? Es gibt mehrere Möglichkeiten und wie man Fehler vermeiden kann.
Nach welchen Gruppierungen suchen Sie?
Gruppierungen können oft anstelle von Filtern verwendet werden, da die Gesamtliste in den ausgewählten Gruppierungen angezeigt wird.
Nachrichten können sowohl an die verschiedenen Gruppierungen als auch an die gesamte Liste gesendet werden.
- Gruppierungen können als PDF und in Excel exportiert werden.
- Gruppierungen können als Diagramm angezeigt werden.
- Gruppierungen können berechnet werden.
Auf welchen Portalen soll die Liste angezeigt werden?
Listen können auf einem oder mehreren Portalen angezeigt werden, wenn die Portalfunktion "Listen" verwendet wird. Durch die Publikationsfunktion kann ein oder mehrere Portale ausgesucht werden. Hier kann außerdem eine weitere Unterteilung durch Berechtigungsgruppen gewählt werden.