Uppdateringarna ska göras i följande ordning:
1. Skapa nytt läsår
(Grunddata - Skapa Läsår)
Stå i nuvarande läsår
Skriv in namnet på det nya läsåret på nedersta tomma raden och välj en färgkod för läsåret. Färgkoden visas som en varningssignal när du väljer ett annat läsår än det innevarande.
Start- och slutdatum för säsongen kan inte justeras, dessa är fastlagda av SpeedAdmin.
2. Skapa Lov och Läsårsplan
(Grunddata – Lov och läsårsplan)
Stå i kommande läsår
a) Elevernas lovdagar - Kommer att publiceras på appen och portalen som allmänna lovdagar i skolan för eleven.
b) Läsårsplaner - Ange vilka dagar som är undervisningsdagar och vilka som är undervisningsfria dagar.
Klicka HÄR om du vill läsa mer om Lov- och Läsårsplan
3. Kopiera lärardata
Lokaler och aktiviteter och grupper til nytt läsår (Grunddata - Kopiera Läsårsdata)
Stå i innevarande läsår
Om en grupp inte kopieras skapas de automatiskt när/om en elev återanmäler sig till gruppen, alternativt flyttas över av SpeedAdmin Support.
OBS! Ni som inte använder funktionen Återanmälan - kontakta SpeedAdmin Support för återanmälan/flytt av elever till nya läsåret när ni har avsluttat elever som inte ska fortsätta.
4. Olika alternativ för Återanmälan: Via funktion i systemet eller via SpeedAdmin support
Det finns tre alternativ:
- Både aktiva elever och köelever ombeds att återanmäla sig för att behålla sin plats.
(Funktionen "Återanmälan")
Under denna process måste vårdnadshavare/elever kontrollera och eventuellt uppdatera sina grunduppgifter såsom namn, adress, telefon mm. - Endast köeleverna ombeds att återanmäla sig för att behålla sin plats på kölistan.
(Funktionen "Återanmälan")
Elever på kölistan som inte återanmäler sig får därefter sina kölisteämnen inaktiverade genom en "Rensning av kölistan". Aktiva elever överförs/återanmäls till nästa läsår genom att kontakta SpeedAdmin Support (som i nästa alternativ). I detta alternativet är det viktigt att det har angetts ett slutdatum på aktiva elevers enskilda- och/eller gruppämnen, om de inte ska flyttas.
- Ingen återanmälningsprocess önskas - alla aktiva elever samt kölisteelever förväntas fortsätta.
(SpeedAdmin Support utför på superanvändares begäran flyttning/återanmälan av samtliga elever.)
I detta alternativet är det viktigt att det har angetts ett slutdatum på avanmälda elevers enskilda- och/eller gruppämnen.
En idé kan vara att meddela elever och vårdnadshavare ett datum (deadline) där de senast måste avanmäla sig för att slippa bli betalningsskyldiga och att de kan göra avanmälan via SpeedAdmin.
Efter att tidsfristen för avanmälan gått ut, skickar superanvändaren ett e-postmeddelande till SpeedAdmin Support och ber dem flytta över alla aktiva elever. Kölisteeleverna är inte "läsårsberoende", de förblir aktiva på kölistan utan behov av hantering.
Vid användning av alternativ 1 och 2 uppnås en uppdatering av vårdnadshavare-/elevdata genom att vårdnadshavaren/eleven vid inloggning till SpeedAdmin automatiskt uppmanas att upppdatera fält som i fältuppsättningen för anmälan är markerade med "Måste accepteras".
5. Funktionen Återanmälan (Alternativ 1 & 2) - Förberedelser - Kontrollera status för ämnen som ska finnas med i Återanmälan
(Grunddata –> Inställningar för anmälan och återanmälan -> Ämnen i anmälan)
Välj status "Återanmälan". Alla enskilda ämnen och grupper visas grupperade på avdelning och kategori. I listan är det möjligt att:
- Aktivera/inaktivera om återanmälan är tillåtet för det enskilda ämnet/gruppen.
- Välj en alternativ grupp som eleverna automatiskt ska fortsätta på om de återanmäler sig.
Om återanmälan inte kan göras kommer detta vara tydligt på elevens återanmälningslista:
OBS! Om ämnet/gruppen inte ska synas i listan över ämnen för återanmälan måste det finnas ett slutdatum på respektive enskild ämne och/eller grupp.
6. Anmälningsfält – vilka uppgifter som måste accepteras när eleven/vårdnadshavaren gör återanmälan
(Grunddata –> Inställningar ac anmälan och återanmälan -> Fält)
Fält som vårdnadshavaren/eleven måste godkänna vid inloggning eller återanmälan markeras i kolumnen "Måste accepteras"
Obs - Vårdnadshavaren/Eleven kan inte redigera i födselsedatum, personnummer, förnamn eller efternamn men de kan vid återanmälan redigere i alla andra "måste anges"- fält. Fält som "Måste accepteras" ska vara markerade som godkänd för att återanmälan kan slutföras.
Ex:
Under fliken Generellt ska följande inställningar göras/kontrolleras:
- Knappen vid "Anmälan" ska stå på "Ja".
- Elever ska logga in i innevarande läsår för att systemet ska kunna ange vilka ämnen eleverna är aktiva på och önskar fortsätta med.
- Under "Befintliga elever" ska det först anges ett slutdatum för återanmälan och sen ska knappen "Anmäla och återanmäla sig" vara aktiverad
- "Bekräfta grunddata efter (dagar)" - ange antalet dagar varefter vårdnadshavaren/eleven vid inloggning uppmanas att uppdatera sina data
- E-postmallar uppdateras vid behov - (se punkt 5 nedan)
- Olika valfria alternativ sätts till Ja eller Nej
- Scenario 1 - ALLA elever ska återanmäla sig: "Endast kölistan kan återanmälas" MÅSTE stå på "Nej"
- SCENARIO 2 - Enbart elever på KÖ ska återanmäla sig:
ENDAST KÖLISTAN KAN ÅTERANMÄLAS - sätts till "Ja" (alla andra optioner sätts till Nej)
7. Anpassa text och design
(Grunddata -> Anmälning och avanmälning -> Inställningar för anmälan och återanmälan)
Fliken Texter
Klicka på "Redigera startsidan för ny återanmälan", sidan öppnas automatiskt. Här är det då möjligt att redigera eller lägga till texter och fält:
Exemplet nedan visar hur det ser ut när en vårdnadshavare/myndig elev loggar in:
8. Kontrollera mallarna för automatiskt utskick av e-postmeddelanden
(Grunddata -> Grunddata -> E-post och SMS mallar) Fliken SpeedAdmin mallar
9. Återanmälningsprocessen
1. Skapa nytt läsår och läsårsplan
Se vägledning HÄR
2. Stäng av funktionen Avanmälan
(Grunddata -> Anmälning och avanmälning -> Avanmälan)
Ta bort markeringen vid "Tillåt avanmälan" för att ta bort möjligheten att göra en "vanlig" avanmälan.
Detta görs för att minska missförstånd och säkerställa att de som inte tänker fortsätta till nästa läsår automatiskt avslutas via återanmälningsfunktionen.
2. Kontrollera att det finns slutdatum
Elever i enskilda ämnen och grupper som INTE ska fortsätta och där ämnet/gruppen inte ska synas i återanmälan måste ha ett slutdatum.
3. Flytta över/återanmäl grupper som ska fortsätta kommande läsår utan att behöva ta ställning till återanmälan
Om det t ex finns orkestrar eller ensembler som "bara ska fortsätta" är det viktigt att dessa återanmäls manuellt innan du öppnar för själva Återanmälan:
Ta fram gruppen
Markera alla elever som ska flyttas till nästa läsår
Klicka på Funktioner
Klicka på Återanmälan
Klicka på gröna knappen ("Vill du fortsätta?")
Nu har gruppen flyttats till nästa läsår och eleverna syns under "Aktuella och kommande"
4. Sätt slutdatum för återanmälan och öppna för möjligheten att återanmäla sig
OBS! Enbart vårdnadshavare/betalarprofiler och myndiga elever kan göra återanmälan.
(Grunddata - inställningar av anmälan och återanmälan)
5. Skicka e-post till alla aktiva elever och/eller kölisteelever
Stå i kommande läsår
(Grunddata – Inställningar av anmälan och återanmälan – Generelt - Översikt återanmälan)
Översikt/status av återanmälan
Observera att Kölistfilter måste vara korrekt inställd. Elever som är anmälda före kölistfiltrets datum ombeds då att återanmäla sig. Elever som är inskrivna/har anmäld sig efter datumet behöver inte att återanmäla sig.
För skolor som har haft SpeedAdmin sedan 2019 eller tidigare:
Kontrollera att inställningen för automatisk generering av användarnamn (Grunddata - Inställningar - Användarnamn/Lösenord) står på "Ja". Annars bör detta göras innan e-post skickas. (Mer info: Användarhandledning för nytt användarnamn)
Om autogenererat användarnamn inte är aktiverat går det att använda "autofältet inloggningsinformation" i e-posten där man har möjlighet att skapa ett nytt lösenord. Detta behöver i givet fall enbart skickas till vårdnadshavarna.
6. Skicka påminnelse när datum för återanmälan har överskridits (valfritt)
Skicka ytterligare e-post till elever som ännu inte har återanmält sig
Stå i kommande läsår
(Grunddata – Inställningar för anmälan och återanmälan – Generelt - Översikt återanmälan)
7. Stäng återanmälan
(Grunddata - Inställningar anmälan och återanmälan - Generellt - Befintliga elever - "Anmäla sig")
Ändra läsår för elev logg-in
För att planering och schemaläggning av ett nytt läsår ska kunna göras i lugn o ro görs ändringen av läsåret som eleverna loggar in sig på manuellt när planeringen är klar.
Detta görs på följande sätt:
Stå i kommande läsår
Gå till Grunddata-> Inställningar av anmälan och återanmälan
Välj det nya läsåret i rullgardinsmenyn
Nu loggar eleverna in i det nya läsåret och kan se sitt nya schema mm.
Video om nytt läsår och återanmälan
I denna video genomgår vi processen för återanmälan och skapa nytt läsår
När återanmälan är genomförd finns det några saker som måste göras klart, se VÄGLEDNING "Återanmälan är stängd"