Um die Rechnungsstellung durch SpeedAdmin gewähren zu können, müssen Angaben zu Gebühren und Fristen (Fälligkeiten) im System gemacht werden. "Sachkonten", Ausnahmen vom vollen Unterrichtspreis und Rabatte sind ebenfalls Informationen, die im System hinterlegt werden müssen.
Wo kann man registrierte Gebühren finden oder neue erstellen?
Über Finanzen -> Gebührenübersicht (oder Grundeinstellungen -> Gebührenverwaltung --> Gebühren) gelangt man zur Übersicht bereits erstellter Gebühren. Hier gibt es auch die Möglichkeit neue Gebühren anzulegen. Sachkonten, denen die Gebühren zugeteilt werden können, werden unter Grundeinstellungen -> Gebührenverwaltung-> Sachkonten erstellt.
Bevor eine Gebühr erstellt werden kann, müssen Fälligkeiten (Zahlungszeiträume und Fristen), wie z.B. Januar, Februar, Mai usw. oder Herbst, Frühling und Sommer, angegeben werden. Richten Sie möglichst alle notwendigen Fälligkeiten auf einmal ein, das erspart nachträgliche Arbeit.
Eine Übersicht über registrierte Fälligkeiten (Zahlungszeiträume) finden Sie hier: Grundeinstellungen -> Gebührenverwaltung-> Fälligkeiten.
- Es können bei Bedarf unterschiedliche Kostenstellen eingerichtet werden (Grundeinstellungen -> Gebührenverwaltung-> Kostenstellen)
- Falls noch keine Fälligkeiten registriert sind, kann ein neuer Zahlungszeitraum in der Dropdown-Liste gewählt werden
- Fälligkeitsdatum festlegen. (Dieses Datum dient nur der internen Referenz. Bei Rechnungsstellung kann ein aktuelles Fälligkeitsdatum angeben und das vorhandene Datum überschrieben weden.)
- Auf "Einfügen" drücken, um die Fälligkeit zu registrieren.
- Vom letzten Schuljahr übertragen - Damit Möglichkeit zur Kontrolle besteht, müssen alle Fälligkeiten jedes Schuljahr neu erstellt werden, lassen sich aber mit einem Tastendruck vom vorigen Schuljahr leicht übertragen.
Falls Sie weitere Bezeichnungen für Fälligkeiten benötigen, als die, die im Dropdown-Menü vorhanden sind, kann Ihnen das SpeedAdmin-Team behilflich sein, diese einzurichten.
Sobald Fälligkeiten eingerichtet sind, können diese bei den Gebührenangaben eingefügt werden.
Gebühren
- Um auf die Gebühren zuzugreifen, gehen Sie zu Finanzen -> Gebührenübersicht (oder Grundeinstellungen -> Gebührenverwaltung -> Gebühren). Hier sind eine Übersicht der bereits registrierten Gebühren und eine Suchfunktion zu finden und es gibt die Möglichkeiten, Gebühr zu bearbeiten oder neue zu einzurichten.
- Um eine neue Gebühr zu erstellen, wählen Sie die Schaltfläche -> Neue Gebühr.
- Im nächsten Schritt wird die Stammdatenkarte der Gebühr ausgefüllt:
Name - Bezeichnung der Gebühr intern im System. Tip! Die Gebühr so benennen, dass sie bei der Zuordnung zu einem Unterrichtsfach und einer Unterrichtsform leicht erkannt werden kann.
Jährlicher Gesamtpreis - Dieser Betrag dient der internen Referenz und ist der Gesamtbetrag der Gebühr für das gesamte Schuljahr. Der Betrag dient auch dazu, dass das System verschiedene Rabatte errechnen kann.
Preis pro Lektion - Wenn Schüler:innen später mit dem Unterricht anfangen oder vorzeitig kündigen, kann das System mit der Angabe vom Preis pro Unterrichtsstunde den reellen Preis der aktuellen Fälligkeit errechnen (Preis pro Unterrichtsstunde x Anzahl der "möglichen" Unterrichtswochen). Der vom System errechnete Betrag wird unter "Zu kontrollierende Gebührenforderungen " in der Menüleiste unter "Aufgaben" angezeigt.
Kostenstelle - Wie schon unter "Erstellen einer Gebühr" erwähnt, können unterschiedliche Kostenstellen relevant sein, falls es mehrere Abteilungen gibt, die in der Finanzbuchhaltung getrennt in Rechnung gestellt werden sollen. Jeder Gebühr muss eine Kostenstelle zugeteilt werden (oft gibt es aber nu eine).
WICHTIG! Nach dem Erstellen einer Gebührenstammdatenkarte, kann die Kostenstelle NICHT bearbeitet/verändert werden, es muss gegebenenfalls eine neue Gebühr erstellt werden.
Spezifikation - Falls mehrere Gebühren auf das gleiche Konto im externen Finanzsystem umverteilt werden sollen. - Zum Abschluss auf "Erstellen" klicken.
Einer Gebühr Fälligkeiten hinzufügen
Die von uns im Bereich Grundeinstellungen -> Gebührenverwaltung--> Fälligkeiten eingerichteten Fälligkeiten sind jetzt im Reiter "Fälligkeiten" unterhalb der Datenkarte jeder Gebühr in der Spalte „Fälligkeitsdatum“ zu sehen.
- Um Fälligkeiten einer Gebühr hinzuzufügen, bitte diesen Schritten folgen:
Fälligkeitsdatum - Wählen Sie die entsprechende Fälligkeit (Zeitraum) aus, die Sie einrichten möchten.
Letztes Vollpreisdatum - Schüler:innen mit einem Anfangsdatum vor diesem Datum bekommen automatisch den vollen Preis dieser Fälligkeit angerechnet. Wenn sie ein Anfangsdatum nach diesem Datum haben, markiert das System die Fälligkeit zur Kontrolle und berechnet einen Betrag, der im Abschnitt "Zu kontrollierende Gebührenforderungen" in der Benachrichtigungsleiste kontrolliert werden kann.
Enddadutum Forderung - Letztes Datum an dem Schüler:innen einen Betrag für diese Fälligkeit angerechnet bekommen. Einem Schüler oder einer Schülerin mit Unterrichtsanfangsdatum nach dem angegebenen Datum wird keine Gebühr für diese Fälligkeit angerechnet.
Betrag - Der Betrag, für diese Fälligkeit
Fälligkeitstext - Text, der dem Empfänger der Rechnung angezeigt wird. (Wenn eine Integration zum Finanzsystem eingerichtet ist).
Sachkonten - SpeedAdmin hat Standard-Sachkonten, die gewählt werden können. Bei Bedarf können weitere Sachkonten erstellt werden (Grundeinstellungen -> Gebührenverwaltung-> Sachkonten). Bitte besprechen Sie mit Ihrem SpeedAdmin-Berater und Ihrer Finanzabteilung, welche Sachkonten gewünscht sind und wie diese zugewiesen werden sollen. Sachkonto ist eine SpeedAdmin-Bezeichnung. Ihre Finanzabteilung verwendet möglicherweise eine andere Terminologie wie "Konten", "Warennummer" oder ähnliches.
Ermässigung möglich? – Markieren Sie das Kontrollkästchen, wenn das System Ermässigungen für die Fälligkeit ermöglichen soll, unabhängig davon, welche Ermässigung Sie verwenden. Das Ankreuzen des Kästchens (Ja) gibt nur die Möglichkeit Rabatte anzulegen, Rabattmodelle müssen separat eingerichtet werden.
Summe - Dieses Feld zeigt die Summe aller Gebührenforderungen (Posten) dieser Fälligkeit im aktuellen Schuljahr. - Auf "Einfügen" drücken um die Gebühr für diese Fälligkeit zu registrieren.
- Nachdem Sie nun eine Fälligkeit hinzugefügt haben, können Sie beliebig viele Fälligkeiten einrichten, damit das gesamte Schuljahr/Unterrichtszeitraum und die mit der Gebühr verbundenen Kosten hinzugefügt werden. In den meisten Fällen werden 12 Fälligkeiten von August bis Juli benutzt.
Sobald alle Ihre Preise hinzugefügt wurden, gibt es einige Optionen, um die Erstellung weiterer Gebühren zu beschleunigen. Denn wenn eine Gebühr vollständig ist, brauchen nicht alle Informationen beim Erstellen einer neuen Gebühr erneut manuell eingeben werden.
Angaben wie "Letztes Vollpreisdatum", "Enddadum Forderung" und "Fälligkeitstext" bleiben oft gleich. Die Fälligkeitsdaten einer Gebühr können per Knopfdruck übertragen (kopiert) werden.
Jediglich der Betrag muss dann korrigiert zu werden.
Vom letzten Schuljahr übertragen- Wird gebraucht, wenn das nächste Schuljahr erstellt ist und die Daten des letzten Schuljahres übertragen werden sollen. Um Kontrolle zu gewähren werden Gebühren nicht automatisch in das neue Schuljahr übernommen.
Fälligkeiten und Preise von anderer Gebühr übertragen - Wenn Sie eine neue Gebühr erstellt haben, kann Zeit gespart werden, indem Sie die Daten einer anderen Gebühr übertragen. Denken Sie daran, den Betrag oder möglicherweise den Fälligkeitstext zu korrigieren.
Sobald die Fälligkeiten komplett eingetragen sind, kann die Gebühr bei Schüler:innen über das Unterrichtsfach und der dazugehörigen Unterrichtsform angelegt werden.