Innan bokföring görs bör man gå igenom följande:
- "Ej godkända betalningar" – i Meddelanden uppe i högra hörn bör man gå igenom de betalningar som inte automatiskt har blivit godkända av systemet pga uppstart/avanmälning av elever mitt i läsårsperioden.
- Skapa eventuell administrationsavgift om detta används. Den automatiska funktionen kan lägga till administrationsavgifter en gång per elev och läsår. Funktionen kan köras mitt i läsåret för att lägga till avgifter på nya elever. Anges det avgift per ämne ska detta ske via en lista och fliken "Tilldela elevtaxa utifrån lista".
- Kontrollera listor - "Kontrollera elevbetalare" för elever under 18 år som står som betalare på ämne eller låneinstrument. Samt listan "Elever utan betalningar". Båda dessa listor finns det länkar till på sidan Utkast och bokföringsöversikt (Rutan "Användbara länkar")
- Skapa eventuell automatisk ersättning om man önskar att göra detta regelbundet. Kom ihåg att göra ersättningen innan du bokför läsårets sista tariff (oftast Vår 1 eller Vår 2, om det används), annars måste man göra det manuellt.
Nu är du redo att skapa din bokföringsfil.
Grunddata -> Utkast och bokföringsöversikt: Här skapas utkast och betalningsfiler.
- Klicka på Nytt utkast.
Välj Räkenskapsår.
Räkenskapsår definierar vilket räkenskapsår det gällande utkast ska konteras på.
Ange en “kommentar” som förklarar vad utkastet innehåller. T ex. Höstfakturering.
Avsluta med att trycka på Skapa utkast.
- Nu har ett utkast skapats och det går att lägga till betalningar.
- Klicka på ”Lägg till betalningar till utkastet”.
I rullgardinsmenyn, kan tarifferna för de olika betalningstyperna väljas.
Man lägger till betalningar till utkastet genom att:
- välja en tariff/avgift och klicka på ”Lägg till alla för den valda Tariffen”
Utkast med tillagda betalningar.
- Klicka nu på ”Tillbaka till översikten”.
- Om det är registrerat ett fel i ex. betalare, så visas dessa felen. Dessa bör ändras innan man bokför.
När alla felen är rättade kan utkastet bokföras och betalningsfilen till alla betalningssystem kan hämtas, och skickas till Kommunen.