För skolor som vill göra en aktualisering av kön finns möjlighet att endast göra en återanmälan för köelever.
Förberedelse:
En generell förutsättning för att jobba med återanmälan, oavsett om det gäller alla elever eller enbart elever i kö, är att det har skapats ett nytt läsår. För enbart återanmälan till kö behövs ingen lov- och läsårsplan i det nya läsåret, men det skadar inte att ha lagt in den.
Inställningar för återanmälan till kön:
Gå till Grunddata -> Inställningar för anmälan och återanmälan.
Välj "Ja" under "Befintliga elever" och byt från "Anmälan är öppen" till "Anmäla och återanmäla sig".
Sedan väljes "Ja" på "Endast kölistan kan återanmälas" (längst ner) och "Nej" på de andra.
Elever som då återanmäler sig behåller sin plats i kön medan de elever som svarar nej tas bort ur kön.
Man kan om man vill, skriva ett datum för senast svar i Mailet för återanmälan. Sen väljer man om man vill skicka en påminnelse eller ta bort elever eftersom de inte svarat.
Mejl till elever:
För att mejla till eleverna i kö måste man stå i KOMMANDE läsår och klicka på "Översikt återanmälan".
Där ska ett datum ("Kölistfilter") anges som gör att elever, som nyligen anmält sig, inte får något mail om återanmälan till kön.
Stå i kommande läsår:
Stå i kommande läsår:
Observera, att Kölistfiltret måste vara korrekt inställd. Elever som är anmälda före kölistfiltrets datum ombeds då att återanmäla sig. Elever som är inskrivna/har anmäld sig efter datumet behöver inte att återanmäla sig, de står automatiskt kvar på kö.
Klicka på brevsymbolen vid "Ingen reaktion från elever i kö". Meddelandefunktionen öppnar sig och du kan välja att skriva en ny text eller använda en mall.
Allt eftersom återanmälningarna görs syns detta i översikten och siffran vid "Ingen reaktion från elever i kö" blir lägre.
Som nämnt ovan, kan det vara en fördel att i mejlet skriva ett datum för när man önskar att återanmälan till köplats ska ha gjorts. Efter det datummet kan man enkelt skicka en påminnelse till de som fortfarande inte har reagerat.
Rensning av kölistan
När tidsfristen för återanmälan till kön är över finns det möjlighet att rensa kölistan helt, för att enbart anmälningar som kommit in efter datumet, som tidigare har angets som "kölistfilter", ska finnas kvar.
Detta görs under Grunddata -> Anmälning och Avanmälning -> Rensning av kölista:
"Övergångsdatum" - är med fördel samma datum som "kölistfilter" i återanmälan, kan doch vara ett annat. Änmälningar som har kommit in FÖRE detta datum tas bort (sätts till "inaktiv").
"Ämne" - kan anges om det enbart är ett specifikt ämne på vilket kölistan ska rensas.
"Avdelning" - endast relevant om det finns flera avdelningar
"Ta bort från kölista" - betyder att ansökningar sätts till "inaktiva" på varje elevprofils profil under fliken "Kö"
Rensning av kölistan är ingen "way of no return" utan kan alltid återställas. Om något skulle bli tokigt, så kan elever alltså alltid bli aktiva i kön igen!