Listor (Rapporter)
Innehåll
3. Skapa en ny anpassad lista/rapport
Listfunktionen er SpeedAdmins rapportfunktion som ger tillgång till all data i systemet, dels via fördefinierade standardlistor med inbyggd funktionalitet, dels via anpassade listor.
Anpassade (egna) listor
Anpassade listor består av 3 element:
- Mappar.
Man kan skapa egna mappar sortera dem i den ordningen man själv önskar för att ha koll på egna listor. - Gemensamma (globala) listor, märkta med symbolen
.
Detta är anpassade listor som kan ses av alla användare med rättighet att se delade listor. - Egna anpassade (icke globala) listor
Listor som enbart visas för den som skapat listan, eller om man är loggad in som den person som skapade listan. En egen lista kan alltid delas med andra (göras global).
Standardlistor
Standardlistorna består av 2 typer av listor:
- Listor i Listbiblioteket, skapade av SpeedAdmin.
Fördefinierade listor som kan kopieras och anpassas/redigeras för att möta egna behov.
Listbiblioteket utökas kontinuerligt. - Standardlistor, skapade av SpeedAdmin.
Fördefinierade listor som oftast har en given funktionalitet (t ex Kölistan)
Dessa listor kan varken redigeras eller kopieras.
Följande Standardlistor finns:
- Aktiviteter
Alla bokningar per bokningstyp, som inte är standardundervisning. - Antal elever
Antal aktiva elever per givet datum, fördelat på Avdelning, Enskild undervisning och Undervisning i grupp. - Arrangemang
En lista över bokningar med kommande arrangemang (till exempel konserter, föreställningar, utställningar mm). - Avbokningar
Visar alla avbokningar. Kan sorteras på aktuella, tidigare och kommande avbokningar. - Närvaro
Närvarofunktion i desktopversionen av SpeedAdmin. Här kan man föra elevnärvaro och vid behov skriva ut papperslistor. - Kontrollera elevbetalare
Ger en översikt över elever som inte har en betalande vårdnadshavare på en eller flera betalningar. - Utlånade instrument
Ger överblick över uthyrda instrument. - Vaktmästarlista
Här kan man filtrera på olika bokningsöversikter, till exempel per skola. Listan kan konfigureras till MS Office Word. Kan till exempel användas till översikt över undervisning i en specifik lokal. - Elever med fler ämnen
Ger översikt över elever som deltar i mer än ett ämne/en - Återanmälan
Översikt över återanmälningsprocessen. Denna lista finns också i listbiblioteket och kan därifrån kopieras redigeras/anpassas efter egna behov. - Elever samma ämne (Aktuellt ämne/kö)
Visar studenter som står på kölistan med samma ämne som de redan är antagna på. - Elever utan betalningar
Ger en översikt över elever som varit aktiva under det aktuella läsåret men saknar avgift (betalning). - Kö
Visar alla elever som har ansökt om undervisning på skolan. Listan ligger till grund för antagningen/tilldelning av elever till lärare (enskild undervisning) och/eller grupper.
Skapa en ny anpassad lista/rapport
Klicka på för att börja skapa en egen lista. När du skapar en egen lista har du möjlighet att:
- Välja Innehåll - vilken typ av data är det som listan ska visa?
- Välja Fält (kolumner) som är aktuella för just det listan ska visa.
- Välja Filter - för snabbfiltrering på något eller några av de fält som lagts till. Det finns även funktion för avancerade filter.
- Skapa Grupperingar av data genom att dra en eller flera rubriker upp i det ljusblå fältet.
- Beräkna – Räkna, summera eller hitta medelvärdet på uppgifter i en gruppering.
- Skapa en Tabell utifrån en gruppering och en beräkning.
- Publicera listan på valfri portal.
- Spara listan i en
- Bestämma om listan ska vara Gemensam (Global).
- Skicka meddelande till alla på listan - eller skicka den färdiga listan som PDF.
- Exportera data till Excel, CSV eller PDF-format
Innehåll
Innehåll är systemets "huvudlistor", dvs en grundläggande filtrering av all data i databasen. Vissa av dessa listor har redan fördefinierade filtreringar som sedan kan anpassas efter behov. Syftet är att ha en listfunktionen i temaform, göra den enklare at hantera, och att begränsa antalet filter.
Fält
Fält är de typer/områden av information som finns på den valda innehållslistan och som ska visas i listan som kolumner. Fälten väljs efter behov och eventuellt i den ordningen som man vill att kolumnerna ska stå i (kan också redigeras senare). Man måste dock vara medveten om att om ett valt fält innehåller flera olika data, så kommer fältet att generera en ny rad per parameter.
Till exempel, om fältet vårdnadshavare väljs och eleven har 2 vårdnadshavare, då kommer 2 nästan lika rader att genereras på eleven, en för varje vårdnadshavare som finns registrerat.
De valbara fälten är sorterade på typ/område. Använd sökfunktionen ("Sök här"), eller titta igenom typerna. Klicka på "Visa mer" om du vill se alla fält en typ.
Så snart ett fält väljs kommer det att läggas till som en kolumn i listan.
De allra flesta listor kommer att kräva ett fält med någon form av ID. ID:t används som "intern" referens i Speedadmin. Till exempel, om du har ElevID i en lista kan man skicka meddelanden direkt ifrån listan. Dessutom är ID en snabb genväg till resursens grundkort (till exempel elevkortet via ElevID).
Använd så få fält som möjligt. Det är dock en bra idé att ha med de fält som du vill filtrera på. Detta säkerställer att det som står i filtret har rätt sammanhang, och låter dig använda snabbfilter på de markerade fälten.
Fältet för e-postadresser krävs inte för att kunna skicka e-post direkt ifrån listan. All denna information hämtas via ElevID. Sedan kan man i meddelandemodulen välja om man vill skicka till både vårdnadshavare och elev, samt välja SMS och/eller e-post.
Resursfält är fält som har skapats under Grunddata -> Resurs -> Resurstyper (till exempel: Elev, Instrument, Lokal, Lärare mm).
Ordning och sortering.
Ordningen fälten väljs i bestämmer placering av kolumnerna. Ordningen kan dock alltid redigeras i efterhand. Klicka i så fall på rubriken du vill flytta och dra och släpp den där du vill ha den.
För att sortera klicka på rubriken du vill sortera på.
Filter
Filter används för att filtrera/söka i de tillgängliga fälten i den valda huvudlistan. Man måste välja något/några fält för att kunna göra snabbfilter på fliken "Filter". Detta är inte nödvändigt om man använder "Avancerade filter", men det kan hjälpa till i processen och ger en bättre överblick.
Snabbfilter
Snabbfiltren beror på de valda fältens typ av information, och kan visas som en rullmeny, datafält, ”slider” eller annat. Se exempel här:
Avancerade filter
Filter kan läggas till antingen som Och, eller som Eller.
Och: betyder att t.ex. filter 1 och filter 2 måste uppfyllas.
Eller: betyder att t.ex. filter 1 eller filter 2 måste uppfyllas.
Funktionen Eller kan inte vara det första filter. Det första filtret är beroende av ett inledande Och.
Med knappen i början av varje rad kan man aktivera (grön) eller avaktivera (röd) varje filter.
Följande Filtertyper kan användas (bland annat):
- Liknar: används för att enbart resultat som matchar 100% ska visas i listan. T ex, vid en sökning på gitarr visas ENDAST gitarr. Väljer man %gitarr%, (% är jokertecken), visas även t ex Elgitarr eller Gitarrverkstad.
- Liknar inte: motsatt funktion av ovanstående.
- Innehåller: Fältet måste innehålla det angivna. T ex ämnet måste inkludera Pi, som kommer att ge t.ex. alla ämnen med piano.
- Innehåller inte: Fältet får inte innehålla det angivna.
- Sant: filter på Ja / Nej-fält (sant / falskt), fältet måste fyllas i Ja.
- Falskt: filter på Ja / Nej-fält (sant / falskt), fältet måste fyllas i Nej.
- Före detta datum: filtrerar på datum så att resultatet blir före det angivna datumet.
- Efter detta datum: filtrerar på datum så att resultatet är efter det angivna datumet.
- Är mindre än: Fältet måste vara mindre än det angivna värdet. Enbart siffror kan användas.
- Är större än: Fältet måste vara större än det angivna värdet. Enbart siffror kan användas.
- Lika med: Fältet måste vara lika med det angivna värdet.
- Är inte lika: Fältet måste vara annorlunda än det angivna värdet.
- Är tom: Fältet ska vara tomt.
- Är inte tom: Fältet får inte vara tomt.
- År före dagens datum: Datumet i fältet Datum måste vara före dagens datum. F
- Är efter aktuellt datum
- Är inte i denna lista: Gör att du kan referera till en annan lista. T ex: För att få en lista med enbart nya elever i nuvarande läsår kan elever från en lista med aktiva elever i föregående läsår filtreras bort. Listan du refererar till måste vara gemensam (global).
- Är i denna lista: Gör det möjligt att jämföra med elever och liknande. finns i listan.
- Är samma som det valda läsåret: Gör fältet Läsår beroende av det valda läsåret.
- Är inte samma som det valda läsåret: Tar fram data från läsår som skiljer sig från det innevarande. läsåret.
- Är samma som det aktuella inloggnings-ID: refererar till den lärare som loggats in.
- Är inte samma som det aktuella inloggnings-ID: hänvisar till lärar-ID inloggad och måste vara annorlunda.
- Textlängd är större/mindre än: Möjlighet att filtrera på längd av text.
Om du "anger" - Som förutsättning i kolumnen Filter, kommer det upp en ruta där man fyller i vad man önskar att filtrera på när man öppnar listan (t ex datum, ämne mm)
Gruppering
Gruppering används för att gruppera rader i en given lista baserat på det fält som grupperingen är vald på.
För att göra en gruppering bara dra och släpp kolumnens rubrik till det ljusblå fältet över listan:
Det går att skapa flera gruppindelningar/undergrupper i en lista, och varje grupp kan läggas till i en beräkning.
Om du väljer en graf finns det dock en gräns på 2 grupperingar.
Beräkningsalternativ
Om du vill göra en beräkning klicka på och välj hur du vill göra en beräkning.
Antal: Räkna siffran i det valda fältet. Till exempel: antal elev-ID.
Summa: Summerar det valda fältet. Till exempel: en sammanfattning av antalet lektioner.
Medel: Beräknar medelvärdet för det valda fältet.
Max: Visar det högsta värdet
Min: Visar minimivärde
Antal (unika): Räkna antalet unika i det valda fältet.
Dölja undergrupper:
Detta alternativ kan med fördel tillämpas på listor där det är beräkningen av grupperna som är intressant och inte själva innehållet. Om det till exempel görs en lista över alla bokningar, kan dessa enkelt generera upp till 20 - 30 000 rader. För att dessa listor ska ladda upp snabbare kan undergrupper döljas.
Övergripande funktioner
Överst i listvyn finns ett antal olika funktioner som är tillgängliga beroende på om listan är i redigeringsläge eller inte.
Publicera
Genom at klicka på kan du ange vilken/vilka portaler listan ska publiceras på.
Till exempel är denna funktion för skolor där användarna endast ska ha mycket begränsad tillgång till listor, eller för att ge lärarna tillgång till utvalda listor. Det är också möjligt att ange om endast en specifik rättighetsgrupp ska ha tillgång till listan.
Dessa listor kan sedan nås via Portalen utan att användarna behöva ha själv grundinställningen ”Rättighet att se alla listor”.
Mappar
Listor kan lagras i mappar.
Mappar skapas/redigeras genom att klicka på på första sidan av Anpassade listor.
Att tänka på när du skapar en lista:
- Precisera vad listan ska användas till - vad är syftet?
- Vilket listinnehåll ska användas?
Vilken information innebär att jag kan nå önskat resultat och i vilket innehåll (fördefinierade mallar) är denna information tillgänglig?- Finns det något unikt som gör det möjligt att nå önskat resultat. Kan det kanske finnas något unikt i ämnet, som till exempel ämnen som innehåller piano, eller liknande? Skolans Speedadmin ämnesstruktur kan vara avgörande här.
- I de allra flesta fall ska man använda Aktiva elever, eftersom rubriceringen innehåller elever som har ett aktivt ämne och en lärare i det valda läsåret.
- Begränsa antalet fält till ett minimum. Man kan alltid lägga till fält i efterhand. Dock måste man vara medveten om att ytterligare fält kan påverka antalet rader i listan. Om man till exempel har valt fältet Vårdnadshavare, kommer eleven att visas 2 gånger i listan ifall eleven har 2 registrerade vårdnadshavare.
- Det kan vara en bra idé att ha de fält som du vill filtrera på.???
- Vilka filter kan vara bra att använda? Hur kan jag filtrera för att få det önskade resultat? Det kan finnas flera olika sätt. hur man undviker misstag???
- Vilka grupperingar är önskvärda?
Grupperingar kan ofta användas i stället för filter, då listan visas med de valda grupperna.- Meddelanden kan skickas till de olika grupperna, men även till alla poster på listan.
- Grupperingarna kan exporteras till PDF och till Excel.
- Grupperingar kan visas som graf.
- På vilken/vilka Portaler ska listan visas?
Listor kan visas på en eller flera Portaler om funktionen Portal används.
NJUT AV ATT UTFORSKA ALL DATA SOM FINNS I SYSTEMET OCH KOM IHÅG ATT DU INTE KAN FÖRSTÖRA NÅGOT ELLER RÖRA TILL INFORMATION...