Her finner du en trinnvis manual som guider deg om hvordan du setter opp ditt nye sæsong og påmeldingsprosess.
Lag et nytt sesong
Oppdateringene bør gjøres i følgende rekkefølge:
1. Lag nytt sesong (Stamdata – Opret sesong)
Skriv inn navnet på det nye sesongen på den nederste tomme raden og velg en fargekode for sesongen. Fargekoden vises som et varselsignal når du velger et ikke-gyldig sesong.
Start- og sluttdatoer for sesongen kan ikke justeres, den er satt av Speedadmin.
2.Opprette Ferie & sesongplaner (stamdata - ferie & sesengsplaner)
Stå i kommende sesong
a) Legg til 5 ukers ferie (Viktig! Ikke mer eller mindre på grunn av timeberegningen)
b) Felles avspasering
c) Elev feriedager - Vil bli publisert på appen og portalen som generelle feriedager på skolen for eleven.
d) Sesongsplaner - Spesifiser hvilke dager som er undervisningsdager og hvilke som er undervisningsfrie dager.
Klikk HER for å lese mer om Ferie & Sesongplaner
3. Kopier lærerdata (Stamdata - Kopier sesong data) + evt. Opprette ny lærer
Stå i inneværnde sesong
Det er også mulig å kopiere grupper på denne siden. Hvis en gruppe ikke er kopiert, opprettes de automatisk når/hvis en student registrerer seg med gruppen.
Det er også mulig å kopiere andre lærerdata som tildelte rom, læreraktiviteter og oppgaveoversikt - avtalt
4. Grupper (Stamdata – Påmelding och re-registrerings instillinger - fag i påmeldingen).
Stå i inneværende sesong
Hvis alle elever i en gruppe automatisk skal flyttes til en annen gruppe ved påmelding, er det mulig å stille den inn på denne siden.
5. Tilpass undervisningstilbud (Grunnleggende data - Fag - Grupper)
Stå i inneværende sesong
Gå gjennom gjeldende undervisningstilbud (Grunnleggende data - Fag - Grupper) og sjekk om underkategorier eller beskrivelser på dem trenger oppdatering. Vurder også om det er nye tilbud som nye fag eller grupper som skal opprettes.
6. Faktureringsforberedelse - kan vente. Se detaljert brukerveiledning HER
Påmelding forberedelse
Det er vanligvis tre måter å få eleverne dine overført eller påmeldt i det nye sesong:
-
Både aktive og elever på ventelisten blir bedt om å registrere seg for å beholde sin plass. Samtidig vil de oppdatere sin grunnleggende informasjon som navn, adresse, telefon etc.
-
Bare elevene på venteliste blir bedt om å registrere seg for å beholde sin plass på ventelisten. Elever på ventelisten som ikke registrerer seg, vil da få ventefagen sine inaktive gjennom en "Ventelisteopprydning". Aktive elever vil, som punktet nedenfor, bli overført til neste sesong ved å kontakte Speedadmin Support.
-
Ingen ønskede påmeldingsprosesser ønskes - alle aktive elever og de som står på ventelisten forventes å fortsette. I dette tilfellet settes en avbestillingsperiode. (Frist). Etter at fristen er utløpt, sender superbrukeren en e-post til Speedadmin-supporten som ber dem om å overføre alle aktive studenter. Ventelisteelever er ikke "sesongavhengige", så de forblir aktive på kølisten uten behov for ledelse.
For punkt 2 og 3 vil det fortsatt være mulig å oppdatere foresatte- / elevdata med "Påmelding versjon 2", der foresatte / elever automatisk blir bedt om å oppdatere felt som er satt til "Må oppgis" når de logger inn. Se instruksjoner for "Den nye påmeldinge"
Beskrivelsen nedenfor vil fokusere på de ovennevnte scenariene 1 og 2 fullført med den nye påmeldingen.
1. Kontroller statusen for påmeldingsfag - (Stamdata -> Påmelding og re-registrerings instillinger - kategorien Fag i påmelding)
Velg status "Re-registrering". Alle emner og grupper vises gruppert etter avdeling. I listen er det mulig å:
-
Aktiver / deaktiver hvis påmelding er tillatt for det enkelte fag / gruppe.
-
Velg en alternativ gruppe som studentene automatisk skal fortsette med hvis de registrerer seg på nytt.
Hvis påmelding ikke er tillatt, vil dette komme tydelig frem på elevpåmeldingslisten:
Hvis faget / gruppen ikke skal være synlig under omregistrering, må studenten ha en sluttdato for faget / gruppen (senest 31/7).
Dermed blir ikke fag med en sluttdato vist når studenten fullfører påmeldingen.
2. Påmeldingsfelt - hvilken informasjon må aksepteres når studenten registrerer seg. (Stamdata -> Påmelding og re-registrerings instillinger -> Felt-felter)
Felt som Forsatte / eleven må godkjenne ved Påmelding og re-registrering er merket i kolonnen "Må akseptere"
OBS - Foresatte / studenter kan ikke redigere i fødselsdato, personnummer, fornavn og etternavn, men de kan redigere i alle andre registreringsfelt. Felt som "Må oppgis" må merkes som godkjent for å fullføre registreringen.
Eks:
3. Innstillinger for Re-registrering + re-registreringstekster (Stamdata – Påmelding og re-registrerings innstillinger->Felt - Generelt)
- Forsikre deg om at du har aktivert "Påmeldings versjon 2"
- Elevene må logge seg på inneværende sesong for å indikere hvilke fag de vil fortsette med.
- Påmeldings år indikerer skoleåret hvor informasjonen hentes fra.
- Aktiver Påmeld og re-registrer seg
- "Bekræft stamdata efter (dage)" - angiver antal dage inden værge/elev ved login bliver bedt om at opdatere deres data.
- Tilpass e-postmaler - som i punkt 5 nedenfor.
- Spesifiser hvilke alternativer
- SCENARIO 2 - KUN VENTELISTEN KAN RE-REGISTERES kan aktiveres ved å sette / innstille "Kun ventelisten kan re-registreres " til Ja
4. Tilpass tekst og design (Stamdata – Påmelding og re-registrerings instillinger-> Tekst-fanen)
I den nye Påmeldingen er det mulig å tilpasse designet og teksten i en "Live-editor":
Live-Editor åpnes her. Her er det da mulig å redigere eller legge til felt:
Eksemplet nedenfor viser hvordan det ser ut når en verge logger inn.
5. Kontroller malene for automatisk sending av e-post (Stamdata - E-post- og SMS-maler - Speedadmin-maler);
Re-registreringsprosess
1. Åpne for påmelding. (Grunnleggende data - Innstillinger for Påmelding og re-registrerings instillinger)
2. Send e-post til alle aktive studenter og / eller elever på venteliste om påmelding
Stå i neste sesong
Bruk listen - Standardliste "Re-registrering"
Vær oppmerksom på at venteliste filter må være riktig innstilt. Studenter som er påmeldt før stengedato vil bli bedt om å registrere seg. Studenter påmeldt etter datoen trenger ikke å registrere seg siden Rengjøring av venteliste ikke vil gjelde for disse elevene.
OBS! Hvis du ikke har endret brukerinnstillingen for å automatisere brukernavnet, bør dette endres før du sender e-post slik at nytt brukernavn kan sendes ut samtidig! Veiledning til nyt brukernavn
I e-posten bruker du flettefeltet "Påloggingsinformasjon" for å dele brukernavn og lenke for å opprette nytt passord. Bare nødvendig å sende til foresatte.
OBS - det er kun muligt for værge-/betaler profiler at gennemfører gentilmelding. Elever kan ikke selv gennemfører gentilmeldingen
3. Etter en eventuell frist for re-registrering - her kan det være muligt å sende en påminnelse til elever/foresatte som ennå ikke har re-registreret seg.
Brug ovenstående liste.
Denne filmen viser oprettelse af ny sesong og re-registreringsprocessen.
4. Lukk gentilmelding
Når påmeldingen er fullført, se BRUKERVEILEDNING FOR "Håndtering af elever etter stengt Re-registrering"