Du finder her en manual der trin for trin fører dig igennem opsætningen af den nye sæson og (gen)tilmeldingsprocessen.
Ny sæson oprettelse
Det er vigtigt at foretage opdateringerne i følgende rækkefølge:
1. Opret Ny sæson (Stamdata - Opret sæson)
På nederste linje indsættes navn på næste sæson samt en farvekode for sæsonen. Farvekoden vises blandt andet som advarselssignal, når man har valgt en anden sæson end den aktuelle.
Start- og slutdato for sæsonen kan ikke justeres, men er fastlagt af SpeedAdmin.
Årsnorm er fastsat af DMK fra sæson til sæson.
2. Opret Ferie og Sæsonplan (Stamdata – Ferie og sæsonplaner) - Stå i kommende sæson
- a) Tilføj 5 ugers ferie (vigtig i forhold til timeberegning)
- b) Tilføj afspadsering / Nuldage
- c) Elev feriedage - vil blive publiceret på app og portal som generel ferie for skolen.
- d) Sæsonplaner - hvilke dage ønsker man at kunne lægge undervisning og hvilke er undervisningsfri.
Se evt. udvidet vejledning for Ferie og sæsonplaner HER
3. Kopier lærerdata (Stamdata - Kopier sæsondata) + evt. opret nye lærer - Stå i indeværende sæson
Her er det muligt at kopiere diverse lærerdata. (Tildelte lokaler, Lærer aktiviteter, Opgaveoversigt og Ulempeydelse)
Hvis der ikke er noget afkrydsningsfelt, findes der ingen data, eller så er det allerede kopieret til ny sæson.
Det er på denne side også muligt at kopiere hold. Såfremt hold ikke kopieres vil de blive automatisk blive oprettet når/hvis en elev gentilmelder sig det pågældende hold.
4. Hold Sæson link (Stamdata – Til- og gentilmeldingsindstillinger – Fag i tilmeldingen)
Stå i indeværende sæson
Såfremt alle elever på et hold skal flyttes automatisk til et andet hold ved gentilmelding, så er det muligt at opsætte på denne side.
5. Tilpas undervisningstilbud (Stamdata – Undervisningstilbud) - Stå i indeværende sæson
Gennemgå nuværende undervisningstilbud og tjek om underkategorier eller beskrivelser skal opdateres. Derudover overvej om der er nye tilbud der skal oprettes.
6. Klargøring af fakturering - kan fint vente. Se uddybende vejledning HER
Gentilmelding forberedelse
Man kan overordnet vælge 3 måder at få sine elever overført eller gentilmeldt til den nye sæson:
- Både aktive og venteliste elever bliver bedt om at gentilmelde sig for at bevare deres plads. De vil på samme tidspunkt opdatere deres stamdata.
- Kun venteliste elever bliver bedt om at gentilmelde sig for at beholde deres plads på ventelisten. Elever på ventelisten som ikke gentilmelder sig vil efterfølgende få deres fag på venteliste gjort inaktive ved en "venteliste oprydning". Aktive elever vil ligesom punktet under blive overført til næste sæson ved henvendelse til SpeedAdmin Support.
- Ingen gentilmeldingsproces ønskes - alle aktive og venteliste elever forventes at fortsætte. I dette tilfælde sættes der en deadline for udmeldelse. Efter deadline er passeret sender superbruger en e-mail til SpeedAdmin support og beder dem overføre alle aktive elever. Venteliste elever er "sæson uafhængig", så de forbliver aktive på ventelisten uden behov for håndtering.
Nedenstående beskrivelse vil have fokus på ovenstående scenarie 1 og 2.
1. Tjek status for Gentilmeldbare fag - (Stamdata –> Til- og gentilmeldings indstillinger -> Fag i tilmelding)
Vælg "Gentilmelding" status. Alle fag og hold vises grupperet pr. afdeling. På listen er det muligt at:
- Aktivere / Deaktivere om gentilmelding er tilladt for det enkelte fag/hold.
- Vælg alternativt hold som elever automatisk skal fortsætte på hvis de gentilmelder sig.
Såfremt gentilmelding ikke er tilladt vil dette fremgå tydeligt på elevens gentilmeldingsliste:
Hvis fag/hold slet ikke skal være synlig ved gentilmelding, skal eleven have en slutdato på deres fag/hold (senest 31/7). Fag med slutdato bliver altså ikke vist når eleven gennemfører sin gentilmelding.
2. Tilmeldingsfelter – hvilke data skal accepteres når eleven gentilmelder sig (Stamdata –> Til- og gentilmeldings indstillinger -> Felter)
Felter som værge/elev skal godkende ved login eller gentilmelding markeres i kolonnen "Skal accepteres"
Obs - Værge/Elev kan ikke redigere i fødselsdato, Cpr.nr, Fornavn og Efternavn, men de kan redigere i alle øvrige felter i tilmeldingen. Felter som "Skal accepteres" skal markeres som godkendt for at kunne gennemfører gentilmeldingen.
Eks:
3. Indstilling for gentilmelding + Gentilmeldings tekster (Stamdata Til- og gentilmeldingsindstillinger -> Generelt)
- Elever skal logge ind i nuværende sæson for at kunne angive hvilke fag de vil fortsætte på.
- Tilmeldingsår angiver hvilket skoleår man indhenter klasse informationer for
- Aktiver gentilmelding og sæt en dato for hvornår gentilmeldingen skal slutte.
- "Bekræft stamdata efter (dage)" - angiver antal dage inden værge/elev ved login bliver bedt om at opdatere deres data.
- Tilpas mail skabeloner - som i nedenstående punkt 5.
- Angiv hvilke valgmuligheder der skal være i forhold til skift af fag og så videre.
- SCENARIE 2 - KUN VENTELISTE GENTILMELDING kan aktiveres ved at sætte "Kun ventelisten kan gentilmeldes" til Ja
4. Tilpas tekst og design (Stamdata Til- og gentilmeldingsindstillinger -> Tekster)
I tilmeldingen er det muligt at skræddersy design og tekst i en "live-editor":
Live-editoren åbnes herved. Det er i denne muligt at rediger eller tilføje felter:
Ovenstående eksempel vil ved værge login se således ud:
5. Tjek skabeloner for automatisk udsendte mails (Stamdata - Email og SMS skabeloner - SpeedAdmin skabeloner);
Gentilmeldings proces
1. Åben for gentilmelding (Stamdata - Til- og gentilmeldings indstillinger)
2. Send email til alle aktive elever og/eller ventelisteelever omkring gentilmelding
Brug Lister - Standard liste "Gentilmelding" (Husk at stå i kommende sæson)
Vær opmærksom på at Ventelistefilter skal sættes korrekt. Elever tilmeldt før skæringsdatoen vil blive bedt om at gentilmelde sig. Elever tilmeldt efter datoen behøver ikke at gentilmelde sig, da venteliste oprydning ikke vil gælde for disse elever.
OBS Hvis man ikke har ændret indstilling for brugernavn til at være Autogenereret brugernavn bør dette ændres før man udsender email, så nyt brugernavn kan udsendes i samme omgang! Vejledning for nyt brugernavn
I emailen brug flettefelt "Login information" for at dele brugernavn samt link til oprette nyt kodeord. Kun nødvendigt at sende til værger.
OBS - det er kun muligt for værge-/betaler profiler at gennemføre gentilmelding. Elever kan ikke selv gennemføre gentilmeldingen
3. 14 dage (valgfrit) før sidste frist – Ryk elever der ikke har reageret
Brug ovenstående liste.
I denne film vises oprettelse af ny sæson og gentilmeldingsprocessen:
Når gentilmelding er gennemført se VEJLEDNING FOR "Gentilmelding lukket - efterbehandling"