Lister (Rapporter)
Indhold
Opret en ny brugerdefineret liste/rapport
Listefunktionen er SpeedAdmins rapportfunktion, der giver adgang til alle data i systemet, dels via foruddefinerede standardlister med indbygget funktionalitet, dels via brugerdefinerede lister.
Brugerdefineret liste
Brugerdefinerede lister består af 3 elementer:
-
Mapper
Du kan oprette dine egne mapper for at sortere dem i den rækkefølge, du gerne selv vil have, for at holde styr på dine egne lister. -
Fælles (globale) lister
Disse er brugerdefinerede lister, der kan ses af alle bruger med ret til at se delte lister.
Markeret med symbolet:
-
Brugerdefinerede (ikke-globale) lister
Lister, som kun vises for den som har oprettet den, eller hvis du er logget på som den person, der har oprettet listen. En brugerdefineret liste kan altid deles med andre (gøres global).
Listebibliothek & standard lister
Her findes 2 typer lister:
- Lister i Listebiblioteket, lavet af SpeedAdmin.
Foruddefinerede lister, der kan kopieres og tilpasses/redigeres, så de opfylder dine egne behov. Listebiblioteket udvides løbende. -
Standardlister, lavet af SpeedAdmin.
Foruddefinerede lister, der normalt har en given funktionalitet (f.eks. venteliste). Disse lister kan ikke redigeres eller kopieres.
Følgende standardlister findes:
-
Afkrydsning
Afkrydsning i computerversionen af SpeedAdmin. Her kan du føre elevfremmøde og om nødvendigt udskrive papirlister. -
Aflysninger
Viser alle aflysninger. Kan sorteres efter nuværende, tidligere og fremtidige aflysninger. -
Aktiviteter
Bookinger med bookingtypen ”Aktivitet”. -
Copydan
Antal aktivitetselever pr. given dato fordelt på afdeling, Instrumentalelever og gruppeundervisning (hold). -
Elever med samme aktuelle fag som venteliste fag
Viser elever, der er på ventelisten med det samme fag, som de allerede er optaget til. -
Elever uden betalinger
Giver et overblik over elever, der har været aktive i indeværende år, men som ikke har en rate (betaling). -
Flerfagselever
Giver et overblik over elever, der deltager i mere end ét -
Gentilmelding
Oversigt over gentilmeldingsprocessen. Denne liste er også tilgængelig i listebiblioteket, kan kopieres derfra og redigeres / tilpasses efter dine egne behov. -
Koncerter
En liste over kommende bookinger med bookingtypen ”Koncert”. -
Kontroller elev betalere
Giver et overblik over elever, der ikke har en betalende værge på en eller flere betalinger. -
Pedelliste
Her kan du filtrere på forskellige bookingoversigter, for eksempel pr. skole. Listen kan konfigureres til MS Office Word. Kan for eksempel bruges til at få overblik over undervisningen i et bestemt lokale. -
Udlånte instrumenter
Giver et overblik over udlånte instrumenter. -
Venteliste
Viser alle elever, der har søgt om undervisning på skolen. Listen danner grundlag for elevers optagelse/tildeling til lærere (individuel undervisning) og/eller grupper.
Opret en ny brugerdefineret liste/rapport
Klik på 
eller 
for at begynde at oprette din egen liste. Når du opretter din egen liste, har du mulighed for at:
- Vælg indhold - hvilken type data skal listen vise?
- Vælg felter (kolonner), der er aktuelle for den pågældende liste, der skal
- Vælg filter - til hurtig filtrering af et eller flere af de tilføjede Der er også en funktion til avancerede filter.
- Opret datagruppeområder ved at trække en eller flere overskrifter op i den lyseblå bjælke.
- Beregn – Tæl, sammentæl eller find gennemsnit i en gruppering.
- Opret en tabel baseret på en gruppering og en beregning.
- Publicer listen på en hvilken som helst portal.
- Gem listen i en
- Beslut, om listen skal være fælles.
- Send besked til alle på listen - eller send den færdige liste som PDF.
- Eksportere data til Excel, CSV eller PDF
1. Indhold
Listeindhold er systemets "hovedlister", dvs. nogle af disse lister har allerede foruddefineret filtrering, som derefter kan tilpasses efter behov. Formålet er at have en listefunktion i temaform, gøre det nemmere at administrere og at begrænse antallet af filtre.
Felter er de typer/områder af oplysninger, der findes på den valgte indholdsliste, og som skal vises på listen som kolonner. Felterne vælges efter behov og muligvis i den rækkefølge, kolonnerne ønskes i (kan også redigeres senere). Man skal dog være opmærksom på, at hvis et markeret felt indeholder flere forskellige data, vil feltet generere en ny række pr. parameter.
For eksempel, hvis værge feltet er valgt, og eleven har 2 værger, så vil 2 næsten ens linjer blive genereret på eleven, en for hver registreret værge.
Felter, der kan vælges, er sorterede efter type/område. Brug søgefunktionen ("Søg her"), eller se under de enkelte felttyper. Klik på "Vis mere" for at se alle felter i én type.
Så snart et felt er markeret, tilføjes det som en kolonne på listen.
Langt de fleste lister kræver et felt med en form for ID. ID'et bruges som en "intern" reference i Speedadmin. For eksempel, hvis du har ElevID på en liste, kan du sende beskeder direkte fra listen. Derudover er ID en hurtig genvej til ressourcens basiskort (f.eks. elevkortet via ElevID).
Brug så få felter som muligt. Det er dog en god idé at medtage de felter, du vil filtrere på. Dette sikrer, at det, der er i filteret, har den korrekte kontekst, og giver dig mulighed for at anvende hurtige filtre på de valgte felter.
Feltet e-mailadresse behøves ikke for at man skal kunne sende e-mail direkte fra listen. Alle disse oplysninger hentes via ElevID. Derefter kan du i meddelelsesmodulet vælge, om du vil sende til både værge og elev, og vælge SMS og /eller e-mail.
Ressourcefelter er felter, der oprettes under Stamdata -> Ressourcer -> Ressourcetyper (f.eks. Elev, Instrument, Lokale, Lærer osv.).
Rækkefølge og sortering.
Den rækkefølge, felterne er markeret i, bestemmer kolonnernes placering. Sorteringen kan dog altid redigeres bagefter. I dette tilfælde skal du klikke på den titel, du vil flytte, og trække og slippe den, hvor du vil have den. For at sortere skal du klikke på den overskrift, du vil sortere på.
Filtre bruges til at filtrere/søge i de tilgængelige felter på den valgte hovedliste. Du skal vælge nogle felter for at lave hurtige filtre under fanen "Filter". Dette er ikke nødvendigt, hvis du bruger "Avancerede filtre", men det kan hjælpe i processen og give et bedre overblik.
Hurtigt filter
Hurtige filtre afhænger af typen af oplysninger i de markerede felter og kan vises som en rullemenu, en datalinje, en "skyder" eller en anden. Se eksempler her:
Avancerede filter
Filtre kan tilføjes enten som ”Og” eller som ”Eller”.
Og: betyder, at f.eks. filter 1 og filter 2 skal opfyldes.
Eller: betyder at f.eks. filter 1 eller filter 2 skal være opfyldt. Funktionen ”Eller” kan ikke være det første filter. Det første filter afhænger af et indledende ”Og”.
Med knappen i begyndelsen af hver linje kan du aktivere (grøn) eller deaktivere (rød) hvert filter.
Følgende filtertyper kan bruges (blandt andet):
- Ligner: (brug % for Wildcard) bruges til kun at vise resultater, der matcher 100% på listen. For eksempel, når du søger efter guitar, vises KUN guitar. Hvis du vælger %guitar%, (% er jokertegn), vises f.eks. også ”el-guitar” eller ”guitar band”.
- Ligner ikke: (brug % for Wildcard) modsat funktion af ovenstående.
- Indeholder: Feltet skal indeholde det angivne felt. For eksempel skal emnet omfattende ”kl” give alle emner med klaver.
- Indeholder ikke: Feltet kan ikke indeholde det angivne felt.
- True: filter på Ja / Nej felt (sand / falsk), skal feltet udfyldes i Ja.
- Falsk: filter på feltet Ja / Nej (sand /falsk), feltet skal udfyldes i Nr.
- Før denne dato: filtrerer efter dato, så resultatet er før den angivne dato.
- Efter denne dato: filtre på dato, så resultatet er efter den angivne dato.
- Er mindre end: Feltet skal være mindre end den angivne værdi. Kun tal kan bruges.
- Større end: Feltet skal være større end den angivne værdi. Kun tal kan bruges.
- Er lig med: Feltet skal være lig med den angivne værdi.
- Ikke lig med: Feltet skal være forskelligt fra den angivne værdi.
- Er tomt: Feltet skal være tomt.
- Er ikke tomt: Feltet må ikke være tomt.
- Er før dags dato: Datoen i feltet datofeltet skal være før dags dato.
- Er efter dags dato: Datoen i datofeltet skal være efter dags dato.
- Er ikke på denne liste: Giver dig mulighed for at henvise til en anden For eksempel: for at få en liste over kun nye elever i det aktuelle skoleår, kan elever fra en liste over aktive elever i den foregående sæson filtreres fra. Den lister du henviser til, skal være global.
- Er i denne liste: Gør det muligt at sammenligne med elever og lignende. Er på listen.
- Er det samme som den valgte sæson: Gør feltet sæson afhængigt af den valgte sæson.
- Er ikke det samme som den valgte sæson: Her får du de data der er forskellig fra indeværende sæson.
- Er det samme som det aktuelle login-id: refererer til den lærer, der er logget ind.
- Er ikke det samme som det aktuelle login-id: refererer til lærer-id logget ind og skal være anderledes.
- Tekstlængden er større/mindre end: Mulighed for at filtrere efter tekstlængde.
Hvis du skriver "?" - som en forudsætning i kolonnen ”Filter” vises der et felt, hvor du udfylder det, du vil filtrere på, når du åbner listen (f.eks. dato, emne osv.)
4. Gruppering
Gruppering bruges til at gruppere rækker på en given liste baseret på det felt, som grupperingen er valgt på.
Vil du foretage en gruppering, skal du blot trække og slippe kolonnetitlen til den lyseblå bjælke på listen:
Du kan oprette flere gruppeinddelinger/undergrupper på en liste, og hver gruppe kan føjes til en beregning.
Men hvis du vælger en graf, er der en grænse på 2 grupper.
Hvis du vil foretage en beregning, skal du klikke på og vælge, hvordan du vil foretage en beregning.
Antal: Tæl tallet i det markerede felt. For eksempel: antal elev-ID.
I alt: Summer det valgte felt. For eksempel: et resumé af antallet af lektioner.
Gennemsnit: Beregner gennemsnittet af det valgte felt.
Max: Viser den højeste værdi.
Min: Viser minimumværdi
Antal (entydige): Tæl antallet af entydige elementer i det valgte felt.
Skjul undergrupper: Denne indstilling kan anvendes på lister, hvor det er beregningen af de grupper, der er interessante og ikke selve indholdet. For eksempel, hvis en liste over alle bookinger er lavet, kan disse nemt generere op til 20 - 30.000 linjer. For at gøre det hurtigere at uploade disse lister kan undergrupper skjules.
Overordnede funktioner
Øverst i listevisningen er der en række forskellige funktioner, der er tilgængelige, afhængigt af om listen er i redigeringstilstand eller ej.
Ved at klikke på 
kan du angive, hvilke portaler listen vil blive offentliggjort til.
Dette er for eksempel funktionen for skoler, hvor brugerne kun bør have meget begrænset adgang til lister eller for at give lærere adgang til udvalgte lister. Det er også muligt at angive, om kun en bestemt rettighedsgruppe skal have adgang til listen.
Disse lister kan derefter tilgås via portalen, uden at brugerne skal have deres egen standardindstilling "Ret til at se alle lister".
Lister kan gemmes i mapper.
Mapper oprettes /redigeres ved at klikke på på 
den første side i brugerdefinerede lister.
Hvad du skal overveje, når du opretter en liste:
- Angiv, hvad listen skal bruges til - hvad er formålet?
- Hvilket listeindhold skal bruges? Hvilke oplysninger kan jeg opnå de ønskede resultater med, og i hvilket indhold (foruddefinerede skabeloner) er disse oplysninger tilgængelige?
- Er der noget unikt, der gør det muligt at opnå det ønskede resultat? Kunne der måske være noget unikt i emnet, såsom emner, der indeholder klaver, eller lignende? Skolens Speedadmin fagstruktur kan være afgørende her.
- I langt de fleste tilfælde bør aktive elever anvendes, da titlen indeholder elever, der har et aktivt fag og en lærer i den valgte sæson.
- Begræns antallet af felter til et minimum. Du kan altid tilføje felter bagefter. Man skal dog være opmærksom på, at yderligere felter kan påvirke antallet af rækker på listen. Hvis du for eksempel har valgt feltet Værge, vises eleven 2 gange på listen, hvis eleven har 2 registrerede værger.
- Det er en god idé at have de felter med, som du vil filtrere på.
- Hvilke filtre kan være gode at bruge? Hvordan kan jeg filtrere for at få de ønskede resultater? Der kan være flere forskellige måder at filtrere på.
- Hvilke grupper er ønskelige? Grupperingen kan ofte bruges i stedet for filtre, da listen vises med de valgte grupper.
- Meddelelser kan sendes til de forskellige grupper, men også til alle personer i listen.
- Grupperingerne kan eksporteres til PDF og Excel.
- Grupperingen kan vises som graf.
- På hvilke portaler skal listen vises? Lister kan vises på en eller flere portaler, hvis portalfunktionen bruges.