Grundinställningar i Play – Guides

Introduktion - Kurskatalogen

I SpeedAdmin Play! spelar Kurskatalogen en central roll.

I kurskatalogen har den som vill söka till en eller flera kurser i kultur-/musikskolan goda möjligheter att filtrera i utbudet. Syftet är att man lätt ska kunna hitta just det ämne man är intresserad av, det som matchar ens ålder, det som erbjuds på skolan man går på eller i det område man bor i.

Superanvändare hittar Kurskatalogen här:

Så här ser filtreringen ut i Kurskatalogen:

När man lägger upp utbudet (det vill säga allt man kan söka till på kultur-/musikskolan) i kurskatalogen så gör man det utifrån att vårdnadshavare och elever ska kunna filtrera på ämnesområde, plats, födelseår och veckodag. Valfritt för varje kultur-/musikskola är om sökande även ska kunna filtrera på stadsdel och nivå.

I Kurskatalogen kan man välja att visa:

Ämnen
- Skapas av superanvändaren
- Har ingen definierad dag, tid eller lärare men kan knytas till en eller flera platser och åldrar
- Eleverna ansöker och väntar på plats
Kurser
- Skapas av lärare eller superanvändare direkt i lärarnas scheman
- Har definierad dag, tid, plats och lärare och kan även knytas till olika åldrar
- Eleverna ansöker och väntar på plats eller bokar och får plats direkt beroende på vilka inställningar man gör när man skapar kursen

Grundläggande inställningar

Innan ett ämne kan skapas måste en rad inställningar göras. Här går vi igenom dem avsnitt för avsnitt:

Under "Plats & Läsår":

Undervisningsperioder- Definiera undervisningsperioder, till exempel läsår eller terminer
- Det får inte finnas någon överlappning eller glapp mellan perioderna
- Under rubriken Synligt från anger du från vilket datum elever och vårdnadshavare ska kunna se schemat för perioden när de loggar in i SpeedAdmin
Lov- & Läsårsplan:
- Välj Standard för den ordinarie undervisningen
- Markera alla vardagar eller alla dagar
- Klicka på de dagar som du inte vill ska vara undervisningsdagar, så att markeringen försvinner
- Lägg till nya läsårsplaner vid behov, till exempel en för arrangemang där alla dagar markeras som möjliga undervisningsdagar

Plats (för filtrering i kurskatalogen):
- Definiera vilka områden vårdnadshavare och elever ska kunna filtrera på under Plats när de söker i kurskatalogen. Det kan handla om geografiska områden (centrum, syd, västra etc.) eller andra typer av områden (t ex grundskola, gymnasieskola, kulturskola).
- I ett senare steg kommer du att skapa skolor och andra undervisningsplatser som kopplas till områdena.
- Klicka på +Skapa för att lägga till ett nytt område.

Stadsdel (för filtrering i kurskatalogen):
- Detta ger en extra nivå i filtreringen som främst används om kulturs-/musikskolan är uppdelad i flera fristående ekonomiska enheter, ofta kopplade till olika stadsdelar i större kommuner
- Filtret "Stadsdel" syns inte i kurskatalogen om inget läggs in här.
Skoltyp (för intern statistik):
- Skoltyp ger möjlighet att få ut intern statistik som till exempel var undervisningen sker eller på vilka skolor eleverna går
- Exempel på skoltyper kan vara kulturskola, grundskola och gymnasieskola
- När du skapar skolor i ett senare steg har du möjlighet att koppla dem till en skoltyp

Under "Resurs - Skola":

Lägg till skola

Lägg upp alla skolor och andra platser där kultur-/musikskolans undervisning ske.
Lägg även upp alla skolor som ska gå att välja på i ansökningsformuläret (vid ansökan ska vårdnadshavaren ange vilken skola och klass barnet går i).

Klicka på "+Skapa" för att lägga till en skola

Fyll i information om skolan. Du måste fylla i Namn (ange skolans namn) och Plats (välj mellan de platser/områden du skapade i steg 3 under Plats & Läsår), övrigt får lämnas tomt.
Markera som Hemskola om det ska gå att välja i ansökningsformuläret att barnet är elev på den här skolan.
Spara uppgifterna

Lägg till lokal

Gå in på skolan du just har lagt till.
- Klicka på +Skapa under fliken Lokaler för att lägga till en lokal
- Upprepa tills du har lagt till alla lokaler kultur-/musikskolan undervisar i på den här skolan

Under "Fakturering":

Debiteringsperiod
- Skapa en debiteringsperiod för höstterminen och en för vårterminen.
- Klicka på + Skapa och ange start- och slutdatum för debiteringsperioden. En rekommendation är att start- och slutdatum speglar undervisnigens start- och slutdatum.
- Det går att göra flera faktureringar vid olika tillfällen inom samma debiteringsperiod.
Avgifter
- Skapa en avgift för varje avgiftsnivå ni har. Till exempel en ordinarie avgift, en avgift för instrumenthyra och så vidare. Om ni har undervisning som är gratis behöver ni även skapa en avgift med 0-belopp.
- Klicka på +Skapa och ge avgiften ett namn. Välj Kostnadsställe (vanligtvis Kulturskolan) och ange årspris. Välj även om avgiften rör kurs eller instrumentuthyrning. Klicka på Spara. Upprepa för varje avgiftsnivå ni har.

Under "Ämnesuppsättning":

Avdelning och kategori (för intern statistik)- En avdelning är en ekonomiskt fristående enhet. En avdelning (Kulturskolan) finns redan i systemet och för de flesta kultur-/musikskolor räcker det.
- Fäll ut pilen så visas Kategorier. De används för att skapa en intern ämnesuppdelning som används för statistik och överblick över elevdata. Några kategorier finns redan i systemet men de kan bytas ut eller redigeras efter behov.

Ämnesområden (för filtrering i kurskatalogen):
- Ämnesområden knyts till de olika ämnen som skapas i ett senare steg. Ämnesområdena hjälper elever och vårdnadshavare att filtrera i utbudet.
- Ämnesområdena kan vara samma som de interna kategorierna förra steget men det går lika bra att välja andra benämningar. (Fliken "För skolor" används inte i nuläget.)
- Varje Ämnesområde måste ha minst en (1) underkategori.
- Skapa underkategorier genom att fälla ut pilen för Ämnesområdet och klicka på +Skapa.
- Under Ämnesområdet Konst skulle underkategorier exempelvis kunna vara Keramik, Måleri och Teckning.

Kursnivåer: (för filtrering i kurskatalogen - valfritt).
- Används om elever och vårdnadshavare ska kunna filtrera på kursnivå, till exempel Nybörjare, Fortsättning, Avancerad
- Om inga kursnivåer skapas här visas inte denna filtrering i kurskatalogen
Ämnen:
- Nu är det dags att lägga upp ämnen som lärarna sedan ska skapa kurser utifrån i sina scheman.
- Varje ämne kopplas till en Avdelning-Kategori och ett Ämnesområde-underområde (från steg 1 & 2)
- Ämnet Balett skulle till exempel kunna kopplas till Avdelning-Kategori Kulturskolan-Dans och till Ämnesområde-underområde Dans-Balett.

Klicka på "+Skapa ämne" för att lägga till ett ämne.

Fyll i information om ämnet

Uppgifterna på vänster sida är intern information. Alla fält måste fyllas i. (Ämneskod är enbart kopplat till SCB-statistik)
Uppgifterna på höger sida syns i Kurskatalogen. Alla fält måste fyllas i.
Om kursen bara ska vara valbar för vissa åldrar är det bara att markera rutan och välja födelseår för de som ska få söka.
Lägg upp en bild som ska visas i kurskatalogen för att representera ämnet.
Om du vill kan du lägga in en beskrivande text om ämnet, som ska visas i kurskatalogen.
Klicka på Nästa.

Lägg till undervisningsformer.

Varje ämne måste ha minst en undervisningsform.

Klicka på +Skapa för att lägga till en undervisningsform.
Välj en avgift (från början kan du välja *Tillfällig avgift och ändra när du har skapat egna avgifter).
Lägg in en beskrivande titel som visas i kurskatalogen, det kan vara exempelvis "Fortlöpande kurs". Om ingen titel anges hämtas texten från fältet Avgift till kurskatalogen.
Markera kryssrutan "Är grupp" om denna undervisningsform sker i storgrupp/ensemble.
Markera kryssrutan "Fortlöpande" om kursen ska fortsätta från termin till termin. Om kursen ska upphöra helt efter ett visst antal tillfällen lämnar du rutan tom och fyller istället i fältet "Antal gånger".
Du måste fylla i antal minuter men siffran är bara vägledande. När en lärare sedan skapar en kurs i sitt schema finns möjlighet att ange antal minuter för kursen där.
Antal gånger fylls bara i för tidsbegränsade kurser. Har du markerat rutan "Fortlöpande" i steg 5 så har det här fältet försvunnit.
Tidsfaktor är valfritt att fylla i och avser lärarnas tidsberäkning.
Rabatt vid enskild undervisning och ensemble är valfritt att fylla i. Om elever ska få rabatt på denna kurs när de går i ett enskilt ämne så kan du fylla i rabatten här (i procent).
Klicka på Spara och sedan på Spara ämne

Ibland är det en bra idé att fylla i flera undervisningsformer för ett ämne istället för att skapa flera olika ämnen. Till exempel när det gäller kurser med flera olika inriktningar. De olika undervisningsformerna måste vara kopplade till samma läsårsplan och samma ämneskod (för SCB-statistik) men kan ha olika avgifter om man vill.

Exempel 1

Ämne: Fiol

Undervisningsform: Suzuki
Avgift: Grupp 800 kronor

Undervisningsform: Ordinarie
Avgift: Ordinarie 1200 kronor

Exempel 2

Ämne: Fördjupningskurs musik

Undervisningsform: Gitarr
Avgift: Ordinarie 1200 kronor

Undervisningsform: Piano
Avgift: Ordinarie 1200 kronor

Undervisningsform: Fagott
Avgift: Ordinarie 1200 kronor

Under Kurskatalog:

Här ställer du in en rad olika saker som rör kurskatalog och ansökningsformulär.

1. Ansökningsfält:- Under Ansökningsfält styr du vilka uppgifter vårdnadshavaren ska fylla i vid anmälan. Det finns en standard i systemet att utgå ifrån men den går att justera vid behov.
- I kolumnen Måste anges bockar du i och ur vilka fält som ska vara obligatoriska i ansökningsformuläret.
- I kolumnen Måste accepteras bockar du i och ur vilka fält som ska vara obligatoriska vid eventuell återanmälan.
- Behöver du ändra texten angående samtycke till bild och film, ta kontakt med supporten för att få hjälp.

2. Länkar / Texter:- Under fliken Generellt finns länken till inloggningssidan (för användare som redan har ett konto) och direktlänken till kurskatalogen
- Här har du även möjlighet att markera kryssrutan Dölj filtret för födelseår om du inte vill att det ska gå och filtrera på födelseår i kurskatalogen.
- Om du inte vill att en summering av kostnaden för de kurser man valt ska visas i sista steget i ansökningsprocessen för vårdnadshavare/elever kan du ta kontakt med supporten för att få hjälp att stänga av den.
- Under fliken Texter ersätter du exempeltexterna med era villkor för ansökan och era rutiner kopplat till GDPR. Du kan även länka till villkor & avgifter respektive GDRP-information på er kommuns hemsida.

3. Avregistrering:- Under fliken Avregistrering ändrar du i exempeltexten så att den stämmer överens med era villkor. Det är viktigt att du gör detta, annars kommer vårdnadshavare att mötas av exempeltexten när de vill säga upp en plats.
- Under fliken Frågor vid avregistrering kan du lägga till, ta bort eller redigera vilka frågor som ska visas vid avregistrering och om de ska vara obligatoriska att svara på.
- Gå till Inställningar -> Kommunikation -> E-post och sms-mallar. Klicka på SpeedAdmin-mallar och redigera mallarna Bekräftelse på begäran om avregistrering och Bekräftelse på avregistrering så att de stämmer överens med era villkor. Det är viktigt att du gör detta då automatiska meddelande skickas ut till betalaren vid avregistrering.

4 & 5. Nedsatt avgift & Hyrinstrument
Här går det att öppna upp för vårdnadshavare att ansöka om nedsatt avgift och/eller hyrinstrument via kurskatalogen. Vill du använda dessa funktioner, ta kontakt med supporten.

Under Bokning:

Bokningstyper

Du kan skapa egna bokningstyper som används för att lägga in andra typer av bokningar än kurser i schemat. Du väljer själv vilka bokningstyper ni vill ha. Det kan vara t.ex. Möte eller Konsert.

Klicka på Skapa
Ge bokningstypen ett namn
Välj en färg
Välj en läsårsplan
Markera om denna typ av bokning ska beräknas som arbetstid
Klicka på Skapa

Publiceringsflödet

Med de inställningar ni nu har gjort är grunden för planering av verksamheten lagd!

Era ämnen är nu redo för publicering i kurskatalogen. Lärarna kan börja skapa kurser i sina scheman, som också kan publiceras i kurskatalogen. Info om hur man skapar en kurs finns i guiden Skapa kurs.

Publicera ämnen och kurser:

Välj Planering - Publicering i huvudmenyn.
Välj fliken Publicera kurs eller Publicera ämne.
Alla nya ämnen/kurser som skapas får automatiskt statusen Ej publicerad och inväntar manuell hantering från superanvändare för att publiceras i kurskatalogen.
Under fliken Publicera ämne har varje ämne en rad per undervisningsplats som lagts in i systemet. Man kan välja att ämnet ska synas vid filtrering på en eller flera olika undervisningsplatser i kurskatalogen genom att markera en eller flera platser för publicering.
Under fliken Publicera kurs finns alla kurser som har skapats direkt i lärarnas scheman. Fäll ut pilen invid en kurs för att se beskrivning och information om kursen.
Markera alla eller enskilda rader för publicering.
Klicka på Publicera valda så öppnas en dialogruta, där du skriver in önskat datum och tid för publicering. Om du nu klickar på Publicera läggs ämnet/kursen ut i kurskatalogen.